✒️El upgrade del sistema SAP

Que es un Upgrade?

Es el proceso de reemplazar un producto con una versión más nueva del mismo producto.

Dentro del mundo SAP, esto mismo se traduce a actualizar la versión del sistema SAP que se encuentra implementada en la empresa por una versión nueva de SAP.

SAP avanza continuamente con mejoras y correcciones sobre sus sistemas coma los cuales están formados por componentes internos, entonces cuando hablamos de realizar un Update actualizar SAP toma nos estamos refiriendo a actualizar los componentes internos sin cambiar la versión del producto en sí.

Estos Update o actualizaciones del sistema SAP se logran con la aplicación de los llamados Enhancement Package, los cuales modifican o ampliar las funcionalidades del sistema y los Support Package, los cuales realizan correcciones del código de SAP. Estas actualizaciones se realizan cada cierta cantidad de tiempo o a medida que estas mejoras y correcciones van siendo lanzada al mercado.

Ahora bien, cuando nos referimos a un upgrade el sistema SAP coma ya no hablamos de solo una actualización de los componentes internos sino de una actualización del producto íntegro, lo que acarrea muchas mejoras, nuevas funcionalidades etcétera.

Generalmente a la hora de realizarse un upgrade se planifica un nuevo proyecto no solo con consultores técnicos sino también con los consultores funcionales de cada una de las áreas de la empresa, pues se deben revisar todas las funcionalidades que ofrece el sistema en su nueva versión y analizar el impacto de las transacciones Z, es decir de los desarrollos propios de la empresa, qué pueda ser reemplazados por el sistema estándar o adaptados a la nueva versión del sistema.

Los Beneficios de un Upgrade de SAP

Dentro de los beneficios que vienen de la mano de la realización de upgrade de SAP podemos mencionar:

• La empresa contará con nuevas funcionalidades.
• El sistema tendrá mayor estabilidad.
• El sistema tendrá mejor rendimiento.

La última versión disponible del sistema SAP para grandes empresas es la versión SAP S/4HANA la cual funciona únicamente con la base de datos SAP HANA.

Por lo tanto coma las empresas que tengan implementada la versión anterior del sistema SAP eres sir la versión SAP ECC, se encuentra en perfectas condiciones de realizar un upgrade de SAP.

Para estas empresas qué cuentan con el sistema SAP ECC implementado se puede dar las siguientes situaciones:

• La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos Oracle y pretende realizar un Upgrade únicamente de la base de datos, de modo de implementar SAP HANA Iván tener el sistema SAP ECC.
• La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos SAP HANA y pretende realizar un Upgrade del sistema SAP e implementar la versión SAP S/4 HANA, ya sea On Premise o en la nube.
• La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, y junto con la base de datos Oracle y pretende realizar un Upgrade tanto de la base de datos, de modo de implementar SAP HANA, como así también de la versión de sistema SAP, de modo de implementar la versión SAP S/4 HANA, ya sea On Premise o en la nube.

Factores Claves a considerar para realizar el Upgrade de SAP

Es un hecho conocido qué implementar un sistema SAP nuevo o migrar un sistema SAP existente puede ser una tarea gigantesca, tanto en términos de esfuerzo como de recursos financieros. Por lo tanto antes de emprender un upgrade, los CEO de las empresas deben tener una claridad absoluta de pensamiento y propósito a la luz de las tecnologías emergentes y las realidades comerciales.

Analicemos a continuación algunos factores claves para tener presente a la hora de decidir el upgrade del sistema SAP.:

• Análisis de necesidades y brechas: Por muy elemental que parezca toma la evaluación del rendimiento de un sistema SAP a menudo tiende a centrarse en la tecnología y el hardware. Para obtener una imagen clara, es igualmente importante realizar una evaluación con el objetivo de identificar las brechas funcionales y comerciales que no puede cubrir de manera efectiva.
• Infraestructura de TI: una gran cantidad de usuarios de SAP aún dependen de la infraestructura de TI ubicada en las instalaciones de la empresa. Sin embargo, existen factores de riesgo asociados por la infraestructura en las instalaciones, incluido el daño físico debido a incendios, inundaciones u otras calamidades naturales o una situación similar a las resultante de la pandemia qué se vivió. En cualquier caso, si los usuarios no pueden iniciar sesión o acceder a sus datos, el sistema SAP y toda la inversión realizada se vuelven inútiles. Al considerar un Upgrade, es recomendable considerar Assad en la nube cuál menos la ubicación conjunta de su infraestructura de TI para garantizar la continuidad del negocio y reducir los costos de infraestructura de TI.
• Actualización de Tecnología: El panorama tecnológico acelerado a menudo hace que los sistemas heredados no funcionen o sean incompatibles con hardware y software más nuevo antes de que los OEM eventualmente suspendan esos productos. Además, las actualizaciones de aplicaciones también ofrecen beneficios comerciales y tecnológicos definidos. Al considerar un Upgrade de SAP, es crucial verificar la obsolescencia de la tecnología, y la disponibilidad de actualizaciones y el soporte continuo en todos los sistemas y módulos.
• Escalabilidad: A medida que las empresas crecen, los sistemas existentes necesitan procesar y almacenar mayores volúmenes de datos. Además, también conduce a una serie de otros cambios, incluidos nuevos métodos de producción y modelos comerciales, todos los cuales requieren una infraestructura robusta y flexible. Por lo tanto, se recomienda seleccionar un sistema que ofrezca escalabilidad y puedas seguir el ritmo de las cambiantes necesidades comerciales a la vez que sea financieramente viable.
• Funcionalidad: Hay una serie de funciones y atributos en los negocios actuales que antes no eran tan importantes o críticos tales como: blockchain, inteligencia de datos, internet de las cosas, analíticas de datos y Big Data. Dichas funciones son fundamentales para las empresas modernas y si la versión del sistema SAP que se encuentra implementado en la empresa no nos permite explorar esas funciones entonces es hora de un cambio.
• Costo total de propiedad (TCO): Un factor fundamental a considerar al decidir el TCO incluye el gasto de capital requerido para la nueva infraestructura, así como los gastos operativos como las tarifas de licencia, las personalizaciones del sistema SAP, los gastos de capacitación para poner al día a los Recursos Humanos de la empresa, el costo de mantenimiento y soporte continuo. Si bien el objetivo debe ser minimizar el TCO, debe hacerse teniendo en cuenta los beneficios potenciales y él ROI.
• Retorno de la Inversión (ROI): Como ocurre con la mayoría de las decisiones comerciales, la decisión de actualizar o no un sistema SAP también depende de las finanzas. Si bien hemos cubierto el TCO, la decisión de modernizar o no se reduce al tiempo y cantidad de retornos que produciría el upgrade del sistema. Y mientras se calcula el ROI, también se deben hacer esfuerzos para cuantificar los beneficios intangibles, como una mayor productividad y una mejor experiencia del cliente que agregan valor comercial.

El Upgrade técnico VS el Upgrade Funcional de SAP:

A la hora de realizar un upgrade el sistema SAP, la empresa debe determinar el alcance y el enfoque que tendrá el proyecto de upgrade.

Con esto nos referimos a que la necesidad de realizar un upgrade de parte de la empresa puede venir de los departamentos de negocios de la empresa, del departamento de TI o de ambos.

Hablamos de upgrade técnico cuando solamente se pretende cambiar de versión, centrándose en los cambios mínimos obligatorios y manteniendo la funcionalidad del sistema actual, es decir las mejoras funcionales del sistema se llevan a cabo tras el upgrade.

Hablamos de upgrade técnico funcional cuando se pretenden activar mejoras y evolucionar la funcionalidad del producto dentro del mismo proyecto de upgrade, aparte de cambiar la versión del sistema. En la ejecución de proyectos el upgrade funcional se revisan los procesos de negocio de la empresa, comparándolos con el mapa de soluciones y funciones disponibles para la nueva versión del sistema SAP, buscando oportunidades de mejora en eficiencia y costos, mediante la optimización de los procesos, la eliminación desarrollos a medida z qué pasaron a ser solucionados a través de procesos estándar con el nuevo sistema, etcétera.

En este punto, contar con mano de obra calificada para maximizar el uso de las nuevas funcionalidades y capacidades del sistema S/4HANA resulta indispensable. Cuando hablamos de mano de obra calificada, nos estamos refiriendo a los consultores que van a implementar, los cuales deben conocer la solución y cómo extraer el máximo de ella, de forma que la empresa obtenga los beneficios y tenga el retorno sobre la inversión realizado lo antes posible.

Realizar únicamente el upgrade técnico permite cambiarla de versión de una manera mucho más rápida que añadiendo el upgrade funcional, aunque el proceso de testing sigue siendo importante, más aún cuando el sistema está modificado y no hace un uso intensivo del estándar de SAP, es decir existe mucho desarrollo a medida Z.

Un proyecto de upgrade técnico ya tiene por sí mismo la suficiente complejidad, riesgo e impacto, como para añadir más peso al mismo añadiendo el upgrade funcional.

Las diferencias se encuentran, entre otras, en los tiempos y recursos necesarios para llevar a cabo el upgrade funcional, el cuál va a requerir realizar los siguientes pasos:

• Realizar el estudio de las nuevas funcionalidades del sistema: para lo cual será necesario realizar la consultoría funcional de las nuevas funcionalidades.
• La preparación, presentación y validación del Business BluePrint con las nuevas funcionalidades: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y técnicos.
• La implantación del nuevo modelo en el nuevo sistema de desarrollo, en la nueva versión: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y técnicos.
• El testing del nuevo modelo en el sistema o ambiente de calidad nuevo: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.
• El pasaje a producción del nuevo modelo de gestión del sistema SAP: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.

Realizar las tareas anteriores durante el proyecto el upgrade técnico presenta riesgos adicionales, así como trabajo adicional de cara al cambio de versión, ya que no se trata únicamente de cambiar el entorno de versión, con lo que ello puede suponer a nivel de hardware, base de datos, sistema operativo, etcétera, si no que además de cambiar de versión debe prestar una funcionalidad adicional, distinta, desde el momento en el que el entorno subido de versión entra en producción, lo cual implica más formación, más complejidad en el cambio, más tiempo de parada, mayor dificultad de coordinación entre la empresa cliente y la consultora y esto por indicar solamente algunas cuestiones.

Mantener separados ambos proyectos asegura mejoras en tiempos y esfuerzos, minimiza los picos de trabajo de personal interno y/o externo, minimiza los riesgos totales, permite una planificación más sencilla y no por ello más larga o incompleta por tanto, ahorro de costos.

La Importancia de la capacitación en los Proyectos de Upgrade de SAP

Para un uso eficaz del sistema SAP actualizado, la formación o capacitación s fundamental para hacer uso de las funciones mas recientes y nuevas.

Para obtener los máximos beneficios el upgrade, es obligatorio formular y aplicar la mejor estrategia de actualización.

La actualización de SAP no es solo una tarea técnica. De hecho, todas las áreas de SAP, tantos las funcionales o SAP BASIS, tienen un papel fundamental. Aunque el upgrade técnico es impulsado por el departamento de TI, también requiere el apoyo y la participación de la gente de negocios en la empresa.

Por lo general, en el sistema de desarrollo, las tareas que involucran el desarrollo hasta las pruebas las realiza el equipo técnico. Pero las pruebas en el sistema de calidad las realizan los usuarios comerciales para garantizar que todas las funciones comerciales críticas funcionen como se espera y que el upgrade no haya causado ninguna interrupción.

Por lo tanto, es importante contar con la capacitación y el calendario adecuados en esta área. Desde el punto de vista de la organización y dependiendo de la jerarquía en la empresa, los gerentes de equipo de TI, líderes de equipo, consultores técnicos y funcionales deben asistir a las capacitaciones de SAP, ya que estas son las personas que están directamente involucradas en el proyecto de Upgrade de SAP.

Este paso de la capacitación de SAP juega un papel clave en la actualización exitosa de SAP, por lo que debe incluirse en el plan del proyecto para que brinde una buena técnica sobre la cual construir.

Para asistir a la capacitación de SAP, los recursos deben tener una buena base en SAP. La formación también debe ofrecer un amplio conjunto de temas de SAP.