✒️El upgrade del sistema SAP

El upgrade del sistema

Upgrade es el proceso de reemplazar un producto con una version mas nueva del mismo producto. Dentro de SAP, esto se traduce a actualizar la version del sistema que se encuentra implementada en la empresa por una version nueva de SAP.

Estos updates o actualizaciones del sistema SAP se logran con la aplicacion de los llamados enhancement package, los cuales modifican o amplian las funcionalidades del sistema y los support package, los cuales realizan correcciones del codigo de SAP.

Generalmente a la hora de realizarse un upgrade se planifica un nuevo proyecto, no solo con consultores tecnicos sino tambien con los consultores funcionales de cada una de las areas de la empresa, pues se deben revisar todas las funcionalidades que ofrece el sistema en su nueva version y analizar el impacto de las transacciones Z, es decir de los desarrollos propios de la empresa, que pueden ser reemplazados por el sistema estandar o adaptados a la nueva version del sistema.

Factores clave a considerar para realizar el upgrade de SAP

• Analisis de necesidades y brechas: la evaluacion del rendimiento de un sistema SAP a menudo tiende a centrarse en la tecnologia y el hardware. Para obtener una imagen clara, es igualmente importante realizar una evaluacion con el objetivo de identificar las brechas funcionales y comerciales que no puede cubrir de manera efectiva.
• Infraestructura de TI: una gran cantidad de usuarios de SAP aun dependen de la infraestructura de TI ubicada en las instalaciones de la empresa. Sin embargo, existen factores de riesgo asociados con la infraestructura en las instalaciones, incluido el daño fisico debido a incendios, inundaciones u otras calamidades naturales o una situacion similar a la resultante de la pandemia que estamos viviendo. En cualquier caso, si los usuarios no pueden iniciar sesion o acceder a sus datos, el sistema SAP y toda la inversion realizada se vuelven inutiles. Al considerar un upgrade, es recomendable considerar a SAP en la nube o al menos la ubicacion conjunta de su infraestructura de TI para garantizar la continuidad del negocio y reducir los costos de infraestructura de TI.
• Actualizacion de tecnologia: el panorama tecnologico acelerado a menudo hace que los sistemas heredados no funcionen o sean incompatibles con hardware o software mas nuevo antes de que los OEM eventualmente suspendan esos productos. Ademas, las actualizaciones de aplicaciones tambien ofrecen beneficios comerciales y tecnologicos definidos. Al considerar un upgrade de SAP, es crucial verificar la obsolescencia de la tecnologia, la disponibilidad de actualizaciones y el soporte continuo en todos los sistemas y modulos.
• Escalabilidad: a medida que las empresas crecen, los sistemas existentes necesitan procesar y almacenar mayores volumenes de datos. Ademas, tambien conduce a una serie de otros cambios, incluidos nuevos metodos de produccion y modelos comerciales, todos los cuales requieren una infraestructura robusta y flexible. Por lo tanto, se recomienda seleccionar un sistema que ofrezca escalabilidad y pueda seguir el ritmo de las cambiantes necesidades comerciales a la vez que sea financieramente viable.
• Funcionalidad: hay una serie de funciones y atributos en los negocios actuales que antes no eran tan importantes o criticos tales como: Blockchain, Inteligencia de datos, Internet de las cosas IoT, Analiticas de datos y Big Data. Dichas funciones son fundamentales para las empresas modernas y si la version del sistema SAP que se encuentra implementado en la empresa no nos permite explotar estas funciones entonces es hora de un cambio.
• Costo total de propiedad (TCO): un factor fundamental a considerar al decidir el TCO incluye el gasto de capital requerido para la nueva infraestructura, asi como los gastos operativos como las tarifas de licencia, las personalizaciones del sistema SAP, los gastos de capacitacion para poner al dia a los recursos humanos de la empresa, el costo de mantenimiento y soporte continuo. Si bien el objetivo debe ser minimizar el TCO, debe hacerse teniendo en cuenta los beneficios y el ROI.
• Retorno de la inversion (ROI): como ocurre con la mayoria de las decisiones comerciales, la decision de actualizar o no un sistema SAP tambien depende de las finanzas. Si bien hemos cubierto el TCO, la decision de modernizar o no se reduce al tipo y cantidad de retornos que produciria el upgrade del sistema. Y mientras se calcula el ROI, tambien se deben hacer esfuerzos para cuantificar los beneficios intangibles, como una mayor productividad y una mejor experiencia del cliente que agregan valor comercial.

Upgrade tecnico vs funcional

Hablamos de upgrade tecnico cuando solamente se pretende cambiar de version, centrandose en los cambios minimos obligatorios y manteniendo la funcionalidad del sistema actual, es decir las mejoras funcionales del sistema se llevan a cabo tras el upgrade.

Hablamos de upgrade tecnico y funcional cuando se pretenden activar mejoras y evolucionar la funcionalidad del producto dentro del mismo proyecto de upgrade, a parte de cambiar la version del sistema. En la ejecucion de proyectos de upgrade funcional se revisan los proceos de negocio de la empresa, comparandolos con el mapa de soluciones y funciones disponibles para la nueva version del sistema SAP, buscando oportunidades de mejora en eficiencia y costos, mediante la optimizaicon de los procesos, la eliminacion de desarrollos a medida Z que pasaron a ser solucionados a traves de procesos estandar con el nuevo sistema, etc.