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✒️Las metodologías de implementación de SAP
Las metodologías de implementación de SAP
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EL PUNTO DE PARTIDA Y EL DESTINO PARA UNA IMPLEMENTACIÓN DE SAP
Cuando una empresa se dispone a implementar el sistema SAP existe un punto de partida referido al estado actual del soporte de IT en la organización. Este punto de partida caracteriza el tipo de proyecto que se ejecutará para la implementación de SAP. Los posibles estados de arranque son los siguientes:
- Conversión del sistema de SAP ECC a S/4HANA: la organización cuenta con SAP ECC y pretende dar un salto para incorporar las posibilidades que brinda S/4HANA.
- Transformación del landscape: quizás es la situación menos frecuente, en ella se unifican y/o desagregan sociedades. El caso típico es la adquisición o venta de alguna sociedad de un grupo económico.
- Implementación nueva o GreenField: la empresa carece de un sistema ERP o existe un sistema débil.
Así como hay distintos puntos de partida, también tendremos destinos posibles o targets, caracterizados por la mecánica de actualización de versión y el control de los cambios en las funcionalidades del sistema. Las opciones de destino son determinadas por el producto que se decida implementar, las posibilidades actualmente son dos:
- SAP S/4HANA Cloud Edition
El sistema queda alojado en el cloud privado de SAP y estará sujeto a actualizaciones obligadas cada tres meses, los updates serán correcciones de código (support packages) y cambios en funcionalidades (enhancenment packages). Esto si bien nos permite estar siempre en una versión fresca del sistema impone la necesidad de una política trimestral de pruebas de regresión para evitar que las actualizaciones forzadas dañen la solución que soporta los procesos de negocio.
- SAP S/4HANA On-Premise Edition
El sistema se implementa en las instalaciones de la empresa. Las actualizaciones de versión serán ejecutadas de acuerdo a las políticas propias de cada organización, permitiendo un escenario bastante más controlado y en compatibilidad con las necesidades del negocio, es decir, se posibilita la programación regulada de updates de versión y proyectos de mejoras funcionales, evitando de esta forma daños en el sistema y su impacto en la continuidad operacional del negocio.
LAS METODOLOGÍAS DE IMPLEMENTACIÓN DE SAP
La utilización de metodologías para implementar el sistema SAP en las empresas puede ayudar mucho. SAP brinda dos opciones diferentes:
- La metodología ASAP: por sus siglas en inglés de Accelerated SAP, la cual facilita la consecución del proyecto a través de documentación, formatos y plantillas específicas y propias de SAP. La metodología ASAP sigue el ciclo de vida de cascada (preparación de proyecto/ diseño conceptual/ realización/ final/ puesta en productivo).
- La metodología SAP Activate: con el auge de las llamadas metodologías agiles, SAP redefinió su propia metodología ASAP.
LA METODOLOGÍA ASAP
SAP propone su propia metodología de implementación llamada Accelerated SAP (ASAP), esto a razón de que una implementación de SAP está sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos (gestión de equipos, conocimiento del producto, reingeniería, dimensionamiento de máquinas, estructuras, análisis de costo/beneficio, etc.).
- Las fases de la metodología ASAP
La metodología ASAP consta de 5 fases de implementación y el objetivo principal es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos.
- Fase 1: preparación del proyecto. En esta fase se prepara un plan de trabajo de alto nivel asegurándose de que exista una visión común para alcanzar los objetivos del proyecto, se debe definir claramente el alcance del proyecto y los factores críticos para alcanzar el éxito, además se deben de estructurar los equipos de trabajo, los roles y las responsabilidades y visualizar los distintos entregables de las fases del proyecto. Es importante definir el cronograma de actividades, el avance y la aplicación de medidas correctivas en las cuales deben participar de manera activa los consultores (el proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento).
- Fase 2: Business Blue Print o planos del negocio: entender los objetivos del negocio y documentar los procesos requeridos para soportar estas metas es la principal razón de ser de esta fase. La documentación y análisis de información se convierte en la parte más delicada del proyecto, la manera de documentar se tiene que realizar mínimo en cuatro niveles que son los siguientes:
- Nivel 0: validar el alcance del proyecto.
- Nivel 1: estructura organizacional.
- Nivel 2: definición de los requerimientos.
- Nivel 3: detalle de la configuración del sistema.
Con ello se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de información en la empresa. Además se deberá la situación actual de la empresa, de tal forma que tengamos claras las necesidades de la misma, ya que el diseño futuro del modelo de procesos, debe estar basado en la comprensión de la operativa actual.
Con esto se comienza la elaboración de los modelos de negocio y técnicos y se hace a partir de los requerimientos, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solución SAP. Una vez desarrollados los modelos de negocio se elaborará un informe en el que se analizará la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de la solución SAP y la aparición de posibles gaps tanto funcionales como técnicos. Los gaps pueden dar origen o bien al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinición del modelo de negocio y técnicos, en este sentido esta fase tendrá un carácter cíclico.
- Fase 3: Realización: es esta fase lo importante es la parametrización del sistema, los desarrollos de las interfaces y programas ABAP, todo en base a los modelos de negocio y modelos técnicos que se han diseñado.
El ajuste a los parámetros permiten definir los procesos en SAP por medio de IMG, esta parametrización corre a cargo de los consultores funcionales que toman como base los diseños ya elaborados en la etapa anterior, que deben estar validados por el usuario. Todas las parametrizaciones realizadas deberán almacenarse en órdenes de transporte y ser probadas para poder ser transportadas posteriormente la ambiente de calidad.
Finalizada la parametrización, hay que empezar a desarrollar las brechas que el estándar del ERP no cubre en el modelo de negocio, las mejores prácticas indican que los desarrollos deberán ser los mínimos indispensables para que la implementación sea segura para un upgrade posterior.
- Fase 4: Preparación final: Es momento de transportar todo lo creado al ambiente de QA, que nos servirá para poder documentar las pruebas más importantes con el usuario.
Las pruebas unitarias son realizadas por cada uno de los procesos, esto permite obtener la aceptación del usuario o en su defecto la corrección de errores que se susciten. Las pruebas integrales son aquellas que se realizan para verificar la integración entre los módulos, estas pruebas son complejas de realizar ya que es necesario un alto grado de interacción, por último son necesarias las pruebas de stress, cruciales y de vital importancia ya que indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo.
Como esta fase es previa a la salida a producción es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrización, los manuales de usuario, los manuales de procedimientos y estos deberán de estar aceptados por el usuario, además el usuario técnico deberá estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados y el usuario final/operativo deberá estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.
Es hora de utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros en el ambiente productivo, la información a cargar deberá estar revisada y aceptada por el usuario y previamente depurada, este paso es crucial para la salida y debe ser planeado con anticipación ya que la carga de datos maestros suele ser retrasada.
- Fase 5: Salida en vivo y soporte: esta fase tiene dos objetivos inmediatos, que serán dar soporte a la operación y la optimización del sistema que se traduce en la estabilización del mismo. El equipo del proyecto en todos los niveles deberá de estar preparado para empezar a acompañar al usuario en volverse un experto en el manejo de la operación del sistema y de los nuevos procedimientos administrativos.
LA METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN ACTIVATE
SAP Activate es la combinación de las SAP Best Practices para SAPS/4HANA, la metodología y una configuración guiada con el fin de ayudarnos en una implementación de SAP S/4HANA.
Proporciona una implementación consistente independientemente del modo: on-premise, en la nube o híbrido. Reemplaza la metodología ASAP y todos los nuevos métodos de implementación utilizarán el marco SAP Activate.
La configuración guiada ofrece un conjunto de herramientas que facilita las actualizaciones y modificaciones a sus configuraciones, se ofrece a través de la aplicación SAP Fiori.
Las mejores prácticas de SAP son procesos OLAP y OLTP que están optimizados para S/4HANA. Abordan los fundamentos de migración e integración y están desarrollados para producir una migración óptima, ya sea que estemos migrando desde una base de datos que no es de SAP o un sistema SAP heredado.
- Las fases de la metodología SAP Activate
La metodología SAP Activate consta de 6 fases de implementación, si bien existen variantes para los diferentes puntos de partida, ya sea GreenField o Conversión, las etapas o fases del ciclo de vida del proyecto son las mismas:
- Descubrir: se realiza la revisión del valor de negocio que entregará el proyecto, la activación de sistemas demo-trial temporales y la selección de prototipos.
- Preparar: es la fase en la que se prepara el entorno y se configura el framework de la gestión de proyectos. Se gestionan los recursos en general, es decir que entre otras cosas se asignan los roles del equipo, sus responsabilidades y normas.
- Explorar: en esta fase el equipo verifica que la solución que encontró soporte las necesidades del cliente. También se analizan las deficiencias y necesidades de las que se genera una lista, se priorizan, se prepara un plan de liberación de tareas en el equipo de trabajo y se planifican y establecen los Sprints.
- Realizar: el equipo ejecuta los Sprints para crear o probar funcionalidades, así como los procedimientos detallados con los usuarios finales; asegurando que el equipo está creando las cosas correctas en el tiempo adecuado. Para cada liberación, se llevan a cabo test completos con los que el usuario debe quedar satisfecho y se reciben sus retroalimentaciones.
- Desplegar: el equipo se asegura que la operación está preparada para ejecutar las actividades de transposición completa de datos, que pueden ser más o menos complejas. Además, se instruye a todo el personal en la utilización de la herramienta y se crean ligeros manuales.
- Ejecutar: el sistema inicia operación, comienza el soporte intensivo al inicio y hasta el primer cierre contable, el monitoreo de disponibilidad y el tiempo de respuesta del sistema.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Romina Hergesheimer Elias, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
Romina Hergesheimer Elias
Profesión: Ingeniera Química - Argentina - Legajo: KO26R
✒️Autor de: 48 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime