✒️SAP Las tareas cross proyecto

- Las tareas cross proyecto

• otras tareas asociadas a la implementación Sap son las siguientes:

1. la capacitación
2. el control del proyecto
3. la gestión de riesgo
4. la gestión del cambio

- La capacitación

• es una de las tareas más difíciles e importantes del proyecto
• es una de las inversiones más rentables que puede realizar una empresa
• beneficios para la organización:

1. genera un aumento de la productividad y la calidad del trabajo
2. incrementa la rentabilidad de la organización
3. levanta la moral de los trabajadores
4. ayuda a resolver problemas concretos en el día a día
5. disminuye la necesidad de supervisión
6. contribuye a prevenir los accidentes de trabajo
7. mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad
8. promueve que el personal se sienta identificado con la empresa
9. mejora la imagen de la empresa
10. mejora la relación jefes - subordinados
11. ayuda a la comprensión y adopción de políticas
12. ayuda a reducir los costos

• beneficios al personal:

1. ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar decisiones
2. forja lideres y mejora las aptitudes comunicativas de las personas
3. permite el logro de metas individuales
4. aumenta la confianza en sí mismo, eliminando los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual

• beneficios en las relaciones humanas, internas y externas:

1. mejora la comunicación entre grupos y entre individuos
2. ayuda en la orientación de nuevos empleados
3. proporciona información sobre disposiciones oficiales
4. hace variables las políticas de la organización
5. alienta la cohesión de grupos
6. proporciona una buena atmósfera para el aprendisaje
7. convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar

• 3 momentos claves para la capacitación

1. antes del diseño conceptual deben capacitarse para comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema
2. antes de la parametrización deben capacitarse en cursos de SAP que les permita aprender a parametrizar el sistema
3. antes de la entrada en productivo esta dirigido a los usuarios finales para que aprendan a operar el nuevo sistema

- El control del proyecto

• las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en tiempo y calidad
• los métodos de control son:

1. Diagrama de Gantt: se utiliza para realizar la planificación del trabajo. Es un diagrama de barras que muestran el origen y el final de las diferentes unidades y grupos de tareas.
2. Pert: es un método para describir, enlazar y analizar todas las tareas
3. Cadena crítica: es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto

• ciclo de control de proyectos consta de las siguientes fases:

1. recopilación de información: entre las técnicas encontramos:

°reuniones de seguimiento: se recopila la información de la situación actual, la situación de riesgo y el estado de ejecución de las tareas

°revisiones técnicas: es una reunión de seguimiento o reunión de control ligado a un hito de entrega o facturación

°panel de control: se usa para conocer cuantitativamente la situación real en base a sus métricas de control

2. evaluación de la situación: se evaluara si el proyecto cumplirá los objetivos o cuantificar los problemas detectados. Para ello la herramienta más efectiva es la predicción. Que consiste en estimar el valor final de las métricas a partir de los datos y rendimiento actual del proyecto. Tiene 2 utilidades: 1 nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efectos sobre los objetivos finales del proyecto y por lo tanto, determinar si debemos actuar o no y 2. permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la desviación

3. decidir contramedidas: cuando se corrige una desviación. Metodologías de solución de problemas:

1. definir y acotar el problema
2. recopilar los detalles que nos ayudan a determinar la causa raíz
3. definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar la raíz
4. seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del punto anterior
5. comunicar e implementar la solución seleccionada
6. seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado el problema

4. informar y seguir las contramedidas dándole seguimiento: a la contramedida y comunicar la contramedida del equipo hacia el director y viceversa

- La gestión del riesgo

• es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos
• es una actividad proactiva en lugar de reactiva
• se debe hacer a inicios del ciclo de vida del proyecto
• una forma común de gestionar el riesgo es mantener un reporte periódico de riesgos potenciales, por módulo para cada etapa del proyecto
• el reporte de análisis de riesgo debe contener los siguientes datos:

1. factor riesgo
2. el cambio de probabilidad
3. la probabilidad de ocurrencia
4. las mediciones
5. el impacto en el proyecto

- La gestión del cambio:

• fases para que el cambio sea exitoso:

1. crear sentido de urgencia: que el cambio sea una necesidad para todos dentro de la empresa
2. formar una coalisión: identificar a los lideres para unirlos he involucrarlos en el cambio
3. crear una hoja de ruta: establecer un camino a seguir
4. comunicación de forma efectiva: la hoja de ruta debe transmitirse de forma persistente
5. eliminar obstáculos
6. asegurar triunfos a corto plazo: establecer metas a corto plazo que permitan observar avances
7. construir sobre el cambio: la hoja de ruta puede ser verificada durante el proceso
8. anclar el cambio a la empresa: luego de conquistado el cambio debe consolidarse y convertirlo en parte de la cultura de la empresa.