✒️SAP Las tareas cross proyecto
SAP Las tareas cross proyecto
Unidad n°4: La implementación de SAP
Lección n°5: Las tareas cross proyecto
Hay otras tareas y actividades que se hacen a lo largo del proyecto que no están asociadas a una fase en particular:
La capacitación:
Es una tarea difícil e importante, ya que cada grupo de usuarios tiene distintas necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje y debe ser entrenado en diferentes fases del proyecto.
Para la organización podemos considerar los siguientes beneficios gracias a la capacitación:
- Mayor productividad y calidad de trabajo.
- Incrementa la rentabilidad de la organización.
- Ayuda a resolver problemas concretos en el día a día.
- Disminuye la necesidad de supervisión.
- Mejora la imagen de la empresa.
- Mejora la relación jefes-subordinados.
- Ayuda a reducir costos
- Entre otros.
En lo individual, la capacitación presenta:
- Ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar decisiones.
- Forja líderes y mejora las amplitudes comunicativas de las personas.
- Permite el logro de metas individuales.
Además, la capacitación genera beneficios en las relaciones humanas, internas y externas:
- Mejora la comunicación entre grupos.
- Hace viables las políticas de la organización.
- Buena atmósfera para el aprendizaje.
Existen tres momentos claves en un proyecto de implementación de SAP para la capacitación:
- Antes del diseño conceptual: los miembros deben capacitare en cursos adecuados, que les permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencias del sistema.
- Antes de la parametrización: los miembros deben capacitarse en cursos de SAP que les permita aprender a parametrizar el sistema.
- Antes de la entrada en productivo: debe diseñarse un curso a medida, de acuerdo a la forma en la que se operará el nuevo sistema. Este curso estará dirigido a los usuarios finales.
El control del proyecto:
Las actividades de control se hacen para asegurarse de que los objetivos sean alcanzados en tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisión y medición del rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones correctivas.
Para tener un buen control se pueden usar varios métodos como:
- Diagrama de Gantt: se usa para realizar planificaciones de trabajo de un proyecto. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el fin de las diferentes unidades mínimas del trabajo y los grupos de tareas.
- Pert: técnica de revisión y evaluación de programas o PERT, es un método para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo dado para hacer una tarea.
- Cadena crítica (CCPM): se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide más flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.
El control de proyecto consta de cuatro fases:
- Fase 1: Recopilación de la información
En este paso se recopila info y datos objetivos para definir la situación del proyecto:
Reuniones de seguimiento: donde se copila info sobre la situación actual del proyecto, de riesgo y el estado de ejecución de las tareas en marcha.
Revisión técnica: es un examen o reunión de control para ver si cumple las expectativas y si es necesario; como; revisión de diseño, etc.
Panel de control: para controlar un proyecto. - Fase 2: Evaluación de la situación
En base a la info y datos recopilados anteriormente, podemos evaluar la situación y ver si el proyecto cumplirá los objetivos o cuantificar los problemas detectados. Para esto, mejor herramienta es la predicción (consiste en estimar el valor final de las métricas a partir de los datos y rendimiento actual del proyecto).
Esto tiene dos utilidades:
Nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efectos sobre los objetivos finales del proyecto y por lo tanto, determinar si debemos actuar o no.
Permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la desviación. - Fase 3: Decidir contramedidas
Cuando se detecta una desviación, se haya evaluado y confirmado que implicará no cumplir con los objetivos; llega el momento de definir algunas contramedidas para corregirla:
1. Definir y acotar el problema.
2. Recopilar detalles que ayuden a determinar la causa raíz.
3. Definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar esta causa raíz y corregir la desviación.
4. Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del pto. anterior.
5. Comunicar e implementar la solución seleccionada. Modificando los planes del proyecto cuando sea necesario.
6. Seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado el problema. - Fase 4: Informar y seguir contramedidas
Ya que conocemos la contramedida a aplicar, llegó el momento de ejecutarla y ver si funciona.
Seguimiento de las contramedidas: ya que tenemos la contramedida, significa que habrán nuevas tareas, por lo tanto, la contramedida modifica los planes del proyecto y se debe gestionar como si fuera una solución de cambio. También debemos controlar su implementación y los resultados conseguidos, esto se hará por medio de las técnicas del 1er paso.
Comunicar las contramedidas:
- Del equipo del proyecto hacia el director del proyecto.
- Del director del proyecto hacia el equipo.
La gestión del riesgo:
- Es un proceso de identificar, analizar y responder a los factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos.
- Los sistemas de gestión de riesgo están diseñados para hacer más que solo identificar el riesgo.
- El sistema también debe poder cuantificar el riesgo y predecir su impacto en el proyecto.
- Si la gestión de riesgos es configurada como un proceso continuo y disciplinado de la identificación y resolución de un problema, entonces el sistema se completará con facilidad en otros países.
- Una vez que el equipo define los posibles riesgos, hay que elegir cual de todos tiene más probabilidades de ocurrir.
- La importancia es que la oportunidad y el riesgo por lo general permanecen relativamente altos durante la planificación del proyecto.
- Durante la ejecución del proyecto, el riesgo cae de forma progresiva a niveles inferiores a medida que lo desconocido se convierte en conocido.
- La gestión de riesgos debe ser un proceso continuo, que no solo se haga al inicio del proyecto.
- La identificación de riesgos o puntos críticos es algo que hay que hacer permanentemente.
- El reporte de análisis de riesgos debe tener:
El factor de riesgo.
El cambio de probabilidad.
La probabilidad de ocurrencia.
Las mediciones.
El impacto en el proyecto.
La gestión del cambio:
El mundo cambia rápidamente y afecta a nivel personal como laboral.
La implementación de un sistema ERP como SAP, tiene un gran impacto en una empresa y especialmente en sus empleados.
A veces algunos empleados se resisten al cambio, y por lo general siguen un cierto ciclo:
Tienen miedo a perder la propiedad de los datos.
Tienen miedo a cometer errores.
Sienten pérdida de contacto social.
Son flojos para responder al cambio.
Tienen temor a cambios estructurales.
Sufren otras dificultades personales.
En cambio, si el cambio se percibe positivamente:
Mayor acceso a los datos de toda la empresa.
Facilita el contacto con otros empleados.
Posibilita el crecimiento en sus trabajos.
Mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes, por acceso a datos más rápido.
Para que el cambio sea exitoso, se necesita que los altos cargos quieran que se haga el cambio. A partir de ahí se pueden establecer ocho pasos:
- Crear sentido de urgencia: conseguir que el cambio se vea como una necesidad por toda la empresa.
- Formar una coalición: identificar a diferentes líderes dentro de la empresa para establecer una alianza. El objetivo es unir una persona que comparten una misma visión para involucrarlos en el proceso de cambio.
- Crear una hoja de ruta: para reducir la resistencia dentro de la organización, es importante establecer un camino a seguir.
- Comunicar de forma efectiva: la hoja de ruta debe transmitirse de forma continua.
- Eliminar los obstáculos: cuando la mayoría de los miembros estén convencidos de los beneficios del cambio, tocará hacerlo efectivo y detectar los posibles obstáculos a nivel organizacional que vayan surgiendo.
- Asegurar triunfos a corto plazo: para mantener la motivación hay que establecer metas a corto plazo que permitan observar los avances.
- Construir sobre el cambio: la hoja de ruta puede irse modificando y revisando durante el proceso.
- Anclar el cambio a la empresa: una vez conquistado el cambio, llega el momento de consolidarlo y convertirlo en parte de la cultura de la empresa. De forma que los próximos cambios se vean como una evolución.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Candela Estefanía Calzada, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
Candela Estefanía Calzada
Profesión: Técnica Electrónica - Argentina - Legajo: JW91W
✒️Autor de: 160 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Me encuentro estudiando la ingeniería en sistemas de información. poseo amplia experiencia en edición de videos. tengo bases entorno a la programación que quiero continuar consolidando.
Certificación Académica de Candela Calzada