✒️Los costos de implementar y mantener SAP

Los costos de implementar y mantener SAP

Primero debemos determinar que requiere la empresa. SAP tiene varios sistemas la forma mas sencilla de elegir el producto es a través de la complejidad de los procesos que ejecuta la empresa:

• Para empresas con procesos simples: Empresas comercializadoras, de manufactura o prestadoras de ss necesitan un software como SAP Business One que pueda gestionar fácilmente todas las áreas de la empresa.
• Para empresas con procesos complejos: si son empresas con procesos más robustos o estructuras más grandes y especificas podrían utilizar SAP S/4 HANA.

Una vez determinando el producto SAP tendrá que decidir si la implementación se realizará en las instalaciones digamos on-premise o en la nube. Dependiendo de esta elección los costos de implementación y mantenimiento varían. La implementación SAP on premise suele ser más costosa que en la nube. La necesidad de hardware, un proceso de implementación y acondicionamiento de la infraestructura y los costos del software y su personalización pueden disparar el precio. De la nube debemos destacar que el precio del mantenimiento, las actualizaciones y el soporte técnico estarán incluidos en la suscripción mensual. Luego del producto y modo de implementación debemos determinar cuales son los módulos o áreas funcionales del sistema que se quiere implementar. De esta manera dimensionamos el tamaño del proyecto de implementación. Después, debemos preguntarnos cuántas personas utilizarán el sistema ya que el costo se encuentra atado a la cantidad de usuarios. Para cada persona se requiere licencia principalmente hay dos tipos:

• Licencias profesionales: tienen acceso a todo el sistema la usan las personas que requieren acceso completo a la plataforma. Para SAP Business One cuestan 2700 usd. Para SAP S/4 HANA cuesta 4800 usd.
• Licencias limitadas: tiene un acceso restringido al sistema la usa el resto de la organización. Para SAP Business One cuestan 1400 usd. Para SAP S/4 HANA cuesta 2000 usd.

Ademas de todo lo mencionado debemos tener en cuenta cuál es el costo para implementar y para mantener mes a mes el sistema. Se distribuye principalmente en torno a tres variables:

• Costos relativos al hardware: aumentarán en función del equipamiento necesario para que el sistema SAP pueda funcionar como computadoras, servidores o infraestructura. Si se implementa en la nube no será necesaria tanta inversión.
• Costos relativos al software: Es el más importante aunque no el mas costoso. Casi nunca están muy claros porque existen diversos paquetes y funcionalidades que hacen variar el precio final. Dentro de este costo se encuentran los softwares no SAP ya que a veces es necesario comprar uno adicional.
• Costos relativos a los servicios: se encuentra a implementación, mantenimiento, consultoría y capacitación. El costo dependerá del grado de personalización del sistema de la empresa. Mientras más procesos y funciones personalizadas necesite una empresa más servicios serán necesarios.

Como cualquier otro producto o ss que se adquiere luego de la implementación existe un período de garantía que puede estar determinado de distintas formas. Se puede fijar una cantidad de meses desde el momento de la implementación o puede establecerse como cuando el nivel de incidencias diarias que surgen en el ambiente de px es menor a tantas incidencias diarias. Nos debemos hacer las siguientes preguntas

1. Desde qué momento comienza a correr el plazo de garantía?
2. Cuando vence?
3. Qué cubre?
4. Qué no cubre?

Una vez que se implementa comienza una etapa que se denomina Mantenimiento correctivo. Es una forma de mantenimiento del sistema informático que se realiza después de una fallo en el sistema con el objetivo de restablecer la operativa del sistema. Otros errores son: la grabación de los datos en la base de datos, interrupción en la impresión de una factura de la empresa o simples consultas de como hacer ciertas cosas. El grupo de mantenimiento correctivo esta formado por: usuarios especialistas en cada módulo, consultores que realizan la implementación y programadores ABAP que modificaran el sistema en caso de ser necesario. Este va a estar incluido durante el periodo de tiempo del contrato de post implementación osea hasta que le nuevo sistema ya se encuentra estabilizado que es cuando los errores que surgen y la importancia disminuye a un punto aceptable.

Por otro lado pueden surgir nuevos requerimientos que tiene el cliente y que se enmarcan dentro de mantenimiento evolutivo. Cuando la empresa luego de la implementación necesita nuevas funcionalidades no previstas o si quiere realizar cambios a la regla del negocio. Es el proceso para aumentar, disminuir o cambiar funcionalidades del sistema y adicionar nuevas funcionalidades por necesidad del usuario final o otras causas externas. Este no se encuentra incluido en el contrato post implementación o si esta incluido esta acotado a una cantidad de horas de trabajo determinada por mes. Estas horas no son acumulativas por lo que se utilizan o se pierden.

También tenemos el mantenimiento de infraestructura. Dentro de este se considera fundamental el mantenimiento de la base de datos de aplicación. El proveedor no realiza esta tarea a menos que lo incluya específicamente. El motot de base de datos HANA, Oracle, Microsoft SQL, etc son productos de software que requieren mantenimiento como copias de respaldo o backups, detalles de datos de auditoría, revisión de mensajes de error, mantenimiento de balanceo de carga, etc.

Otro gasto a tener en cuenta, es el cargo anual o Fee anual de licencias para tener acceso a actualizaciones y nuevas versiones de productos. El cliente debe abonar un costo conocido como cargo anual de soporte y mantenimiento o fee de licencias con cierta frecuencia. Sin embargo, para la instalación de la versión actualizada no es cuestión trivial y suele ser necesario plantear un proyecto para ejecutarlo. La ejecución puede tardar horas, semanas o meses. Se traduce en dinero y tiempo ósea costos. Si la empresa tiene muchos z se complica ya que habrá que realizar pruebas para validar que las personalizaciones sean compatibles con la nueva versión.

El costo es amortizado ya que debemos tener en cuenta que SAP jamás quedará pequeño para la empresa. Las empresas reciben en su totalidad el cumplimiento de sus necesidades, es un sistema confiable por lo que la empresa obtiene entre 10 o 20% de incremento de satisfacción al cliente, sistema de gestión empresarial sólido y con años de experiencia por lo que nunca dejara la empresa parada y es un sistema que crece con la empresa y esta diseñado para el crecimiento y adaptarse a procesos de negocio nuevos.