✒️Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP

Los factores de exito de una implementacion SAP

Ante una implementacion SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto debemos hacernos las siguientes preguntas:

• El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar preocesos del alcance para lograrlo?
• Como son las cosas ahora que la empresa salio en vivo?
• Esta funcionando bien el sistema?
• Estan los usuarios finales totalmente entrenados?
• Se necesita el apoyo de la consultoria para mantener el dia a dia de la empresa?

Solo despues de poner estas preguntas en perspectiva, podemos realmente definir que la implementacion de SAP ha sido exitosa.

Lista de factores que determinan el exito relativo de un proyecto:

• Comunicacion: la clave es que la comunicacion sea buena, especifica, exacta y oportuna. Para lograr este tipo de buena comunicacion los integrantes del equipo deben tener idealmente sus lugares de trabajo fisicamente juntos.
• Apoyo total de la direccion: participacion activa en la planificacion y direccion del proyecto.
• Alcance apropiado: que modulos de SAP se implementaran en la empresa? SAP debe ser implementado segun las necesidades del negocio.
• Motivar, apreciar y premiar a las personas
• Manejar el cambio
• Encontrar a los mejores recursos: para implementar SAP es necesario contar con personal idoneo y experimentado.
• Politica: es importante asegurarse que la politica y agendas de la empresa no descarrilen el proceso de implementacion.

Los errores mas comunes en implementaciones de SAP

La implementacion de un sistema ERP como SAP supone un cambio que afecta a todos los niveles de la organizacion, es para muchos un proceso complejo y puede llegar a ser hasta doloroso si caen en ciertas situaciones y errores como los siguientes:

• No tener objetivos claros y definidos a cupmlir en el periodo de tiempo y con el presupuesto asignado
• Falta de compromiso de la direccion de la empresa con el proyecto, esta se refleja en todos los niveles de la organizacion, restandole prioridad e importancia.
• Ausencia de involucramiento de los directivos durante las reuniones para definir el alcance y modelado del sistema.
• Pensar que la implementacion de SAP es un proyecto de sistemas y no visualizarlo como un proyecto integral y estrategico para el crecimiento e la organizacion, que inluye no solo recursos tenologicos y de infraestructura sino el activo mas valioso, el capital humano.
• Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor
• No asignar un lider de proyecto que tenga un nivel de jerarquia para tomar decisiones y que ademas tenga claros los objetivos que se persiguen con la implementacion.
• Falta de un equipo de trabajo comprometido y con una actitud innovadora
• Evitar la confrontacion cuando se trata de un asunto prioritario para la realizacion del proyecto como puede ser aclarar una definicion, un alcance o algo que por el contrario esta fuera de lo acordado. Es imporante atacar estos puntos rapidamente, de forma clara, ordenada e involucrando a las personas correctas.
• No llevar una metodologia adecuada a las mejores practicas que permita documentar toas las fases y acuerdos a los que se llegan.
• Basarse en suposiciones, es importante tener documentos que definan los procesos con todos sus escenarios y tambien que especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido.

Las buenas practicas para minimizar riesgos

• Usar Metodologias de Administracion de Proyectos
• Llevar a cabo regularmente reuniones de planeacion estrategica para asegurar alineacion de objetivos
• Coinducir encuestar de satisfaccion de los clientes internos
• Crear y usar metricas para evaluacion de desempeño
• Usar metodologias para establecimiento de prioridades
• Realizar auditorias financieras
• Usar programas de desarrollo de liderazgo
• Incluir el ejecutivo de sistemas como parte del comite ejecutivo
• Conducir auditorias post implementacion