✒️Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP

Factores de éxito y fracaso en una implementación SAP

Factores de éxito

¿Que constituye una implementacion exitosa de un proyecto SAP? El exito es relativo.

Normalmente es que finalizó a tiempo y se respetaron los presupuestos asignados.

Pero además se deben hacer otras consultas:

- ¿El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?

- ¿como están las cosas despues que el proyecto está en vivo?

- ¿Está funcionando bien el sistema?

- ¿Están los usuarios entrenados?

- ¿Se necesita apoyo constante de la consultoría para mantener el sistema?

En base a estas preguntas se puede definir si la implementación de SAP fue exitosa.

Lista de factores que determinan el éxito de un proyecto (desde abajo hacia arriba en una pirámide).

1) Comunicación: Debe existir buena comunicación entre los miembros del equipo.

La comunicación debe ser buena, específica, exacta y oportuna. Para esto se recomienda que los miembros del equipo tengan lugares de trabajo juntos (???)

Se recomienda no tercerizar las consultorias fuera del pais o la ciudad, aunque ofrezcan menores costos, porque a veces estas se extienda mucho mas allá de plazos prudentes y los costos se disparan.

2) Apoyo total de la dirección : Es de suma importancia que la dirección de la empresa brinde su apoyo al proyecto, porque de lo contrario fracasará. Debe participar activamente en la planificación y dirección del proyecto, tanto de las actividades importantes y tambien las del día día.

3) Alcance apropiado: ¿que módulos SAP se implementarán?

SAP debe ser implementado segun las necesidades del negocio y es importante ser realista, ya que no siempre es necesario implementarlo todo.

4) Motivar, apreciar y premiar a las personas:

Las personas trabajan mejor si se sienten motivadas y premiadas. Para tener esta sensación en el equipo, es importante que el lider del proyecto esté involucrado en el día a día.

5) Manejar el cambio: Es una de las partes mas riesgosas del proyecto, porque no siempre el cambio se aprecia como algo positivo, y existe un temor natural de las personas por perder su trabajo.

6) Encontrar los mejores recursos:

Es importante contar con personal idóneo y experimentado. Se requieren personas con aptitudes que puedan manejar el SW y gerenciar los cambios. Si se pierde la motivación, producto de los cambios, puede derivar en que personal de mucha experiencia abandone la empresa.

Uno de los mayores problemas que enfrentan los proyectos de SAP en particular es la alta rotación de consultores, lo cual acarrea como consecuencias retraso en los proyectos, debido a que formar un nuevo recurso cuesta tiempo y plata.

La razon de la alta rotación es que hay una alta demanada de personal calificado, que en busqueda de mejores aportunidades laborales abandona la empresa.

Es importante que el cliente y la direccion deben involucrarse en el proceso de contratación del equipo.

7) Política: Cada proyecto involucra decisiones políticas en mayor o menor grado. Es importante que estás no influyan en el proceso de implementación.

Ejemplo la decisión de implementar SAP y no otra marca, tiene que ver a veces con intereses particulares de los directores o gerentes. Estos intereses pueden ser de distinto tipo (bueno o malo), es decir, hay un convencimiento que el sistema resolverá las necesidades de información de la empresa, o en el otro caso, lo usan para obtener un beneficio personal, dado que un sistema ERP es caro de implementar, por tanto la gerencia va a aumentar su peso dentro de la organización dado los montos que la operación involucra.

Errores mas comunes en implementaciones de SAP

1) NO dedicar sufiente tiempo a:

- El entendimiento de los procesos de negocio actuales

- Diseño de nuevos procesos

- Validación de datos

2) Diseño de nuevos procesos que no pueden ejecutarse en el sistema

3) Mala administración del cambio organizacional

4) Falta de compromiso por parte de los usuarios

5) Mala administración del alcance del proyecto

6) Mala estimación de los requerimientos de hardware

Buenas prácticas para minimizar riesgos

1) Usar metodologías de administración de proyectos

2) Realizar reuniones periódicas de planeación estratégica para alinear objetivos

3) Realizar encuestas de satisfacción a los clientes

4) Crear metricas para evaluar el desempeño

5) Usar metodologías para establecer prioridades

6) Realizar auditorías financieras

6) Usar programas de desarrollo de liderazgos

7) Incluir al ejecutivo de sistemas como parte de comité ejecutivo

8) Realizar auditorías post-implementación

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Leonardo Hillerns Aravena

Comentario:

#1 / 26 de Oct de 2014 / Leonardo Hillerns Aravena: Gracias Saul, bueno el resumen.