✒️Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP

4.3. Factores de éxito o fracaso en una implementación SAP.

a) Éxito o fracaso.

Partiendo de la premisa que el éxito es algo relativo, para considerar que una implementación SAP que finaliza en el plazo y con el presupuesto económico acordados tuvo éxito, debemos verificar el cumplimiento de las siguientes cuestiones:

¿El alcance inicial fue completado o tuvieron que descontar procesos para logarlo?

¿Funciona bien el sistema?

¿Están formados totalmente los usuarios finales

¿Es necesario el apoyo de la consultora para el mantenimiento a diario del sistema?

Lista de factores que determinan el éxito de un proyecto:

a) Comunicación: Es un factor clave que la comunicación sea buena, específica, exacta y oportuna. Sería deseable que los integrantes del equipo de desarrollo tuvieran sus lugares de trabajo físicamente juntos.

b) Apoyo total de la dirección: Mas allá de la autoridad jerárquica que la dirección pueda ejercer sobre el resto del personal de una empresa, la manera en que presta su apoyo al proyecto, debiera ser por participación activa en la planificación y dirección del mismo mostrando su compromiso total y absoluto. Esta proactividad no sólo involucra a la linea de alto nivel y media, sino a todo el núcleo de operaciones tanto en las actividades más importantes, como en las de diario.

c) Alcance apropiado: Fijar un alcance realista hará que no surja un estado de frustración ante objetivos mayores.

d) Motivar, apreciar y premiar a las personas: Ante es esfuerzo que supone la implementación del software, estas técnicas harán que su rendimiento aumente para estar a la altura de las exigencias.

d) Manejar el cambio: Todos ofrecemos una resistencia al cambio, en los negocios este temor afecta a la seguridad en el trabajo, hacer entender que el cambio es algo bueno no es algo sencillo.

e) Encontrar los mejores recursos: La implementación de SAP requiere del personal idóneo y experimentado y de su fidelidad a la empresa, la pérdida de motivación asociada con los altos niveles de cambio pueden determinar el abandono de la empresa por parte del personal con mucha experiencia.

f) Política: Es importante que en lo que se refiere al personal de la empresa, sus intereses colectivos y particulares se alineen para no dar al traste con el proceso de implementación.

b) Errores comuns en implementaciones de SAP.

*Falta de dedicación a:

Entendimiento claro de los procesos de negocio (Conjunto de entradas sobre las que se aplican una funciones y se obtienen unas salidas).

Diseño de los nuevos procesos.

Validación de datos.

*Diseño de nuevos procesos que no pueden ejecutarse en el sistema.

*Mala administración del cambio organizacional, entendido este como la estrategia normativa que se basa en una visión de la organización para una mejora en el desempeño administrativo, social, técnico y de evaluación de mejoras.

* Falta de compromiso por parte de los usuarios:

Ejecutivos

Procesos de negocio

Administración de sistemas.

*Mala administración del alcance del proyecto.

*Mala estimación de los requerimientos de hardware.

c) Buenas prácticas para minimizar riesgos.

* Usar metodologías de administración de proyectos.

* Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar la alineación de objetivos.

* Realizar encuestas de satisfacción de los clientes internos.

* Crear y usar métricas para la evaluación del desempeño.

* Usar metodologías para el establecimiento de prioridades.

* Realizar auditorías financieras.

* Usar programas para el desarrollo de liderazgo.

* Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comité ejecutivo.

* Conducir auditorías post-implementación.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Marcela Salazar Angel