✒️Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP

UNIDAD 4 - TEMA 3 - FACTORES DE ÉXITO Y DE FRACASO EN UNA IMPLEMENTACIÓN DE SAP

Ante una implementación de SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto, debemos hacernos las siguientes preguntas:

• ¿Se completó el alcance inicial o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?
• ¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo? ¿Está funcionando bien el sistema? ¿Están los usuarios finales totalmente entrenados? ¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?

Una vez que hemos puesto estas preguntas en perspectiva, podremos definir que la implementación de SAP ha sido exitosa.

Factores que determinan el éxito relativo de un proyecto:

• COMUNICACIÓN: La clave es que la comunicación entre los miembros del equipo sea buena, específica, exacta y oportuna. Para ello, lo ideal es que los integrantes del equipo deben tener sus lugares de trabajo físicamente juntos.
• APOYO TOTAL DE LA DIRECCIÓN: Debe haber compromiso total y absoluto y apoyo para el proyecto. Si la dirección no muestra, tanto en palabras como en hechos, que la implementación de SAP es importante para los miembros del equipo, usuarios finales, y así sucesivamente, entonces el proyecto fracasará.
• ALCANCE APROPIADO: Es importante ser realista en el momento de definir el alcance del proyecto, ya que si bien SAP puede hacer casi todo, ésto no significa que se deba implementar casi todo. SAP debe ser implementado según las necesidades del negocio.
• MOTIVAR, APRECIAR Y PREMIAR A LAS PERSONAS: Este punto es fundamental ya que las personas trabajarán el doble si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas. Para que las personas que forman parte del equipo del proyecto tengan esa sensación, también es importante que aquél que lidere el proyecto esté involucrado en el día a día del proyecto.
• MANEJAR EL CAMBIO: Es necesario hacer entender a las personas que los cambios son algo bueno, y esta no es una tarea sencilla porque las personas normalmente tienen miedo al cambio en los negocios porque lo interpretan como un riesgo para su seguridad laboral.
• ENCONTRAR LOS MEJORES RECURSOS: Para implementar SAP es necesario contar con personal idóneo y experimentado.
• POLÍTICA: Cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado. Es importante asegurarnos que la política y las agendas ocultas de ésta no descarrilen el proceso de implementación.

ERRORES MÁS COMUNES EN IMPLEMENTACIONES DE SAP:

• No dedicar suficiente tiempo al entendimiento claro de los actuales procesos de negocio, al diseño de los nuevos procesos y a la validación de datos.
• Diseño de nuevos procesos que no pueden ejecutarse en el Sistema.
• Mala administración del cambio organizacional.
• Falta de compromiso por parte de los usuarios (ejecutivos, procesos de negocio, sistemas)
• Mala administración del alcance del proyecto.
• Mala estimación de los requerimientos de hardware.

BUENAS PRÁCTICAS PARA MINIMIZAR RIESGOS:

• Usar Metodologías de Administración de Proyectos.
• Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar la alineación de objetivos.
• Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos.
• Crear y usar métricas para evaluación de desempeño.
• Usar metodologías para establecimiento de prioridades.
• Realizar auditorias financieras
• Usar programas de desarrollo de liderazgo.
• Incluir al Ejecutivo de Sistemas como parte del Comité Ejecutivo.
• Conducir auditorías post-implementación.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Silvia Uribe Quintana