✒️Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP

Factores de éxito de una implementación SAP

Muchos se preguntan que constituye una implementación exitosa de SAP, ya que como todos sabemos, el éxito es algo relativo.

Es por ello que ante una implementación SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto debemos hacernos las siguientes preguntas:

¿El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?

¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo? ¿Está funcionando bien el sistema? ¿Están los usuarios finales totalmente entrenados? ¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?

Solo una vez que hemos puesto estas preguntas en perspectiva, podremos realmente definir que la implementación de SAP ha sido exitosa.

lista de factores que determinan el éxito relativo de un proyecto:

COMUNICACIÓN: Para una implementación exitosa de un proyecto SAP, el factor número uno es tener una buena comunicación entre los miembros del equipo del proyecto.

La clave es que la comunicación sea buena, específica, exacta y oportuna. Para lograr este tipo de buena comunicación, los integrantes del equipo deben tener idealmente sus lugares de trabajo físicamente juntos.

APOYO TOTAL DE LA DIRECCIÓN:

Es importante comprender que nada pasará si la Dirección de la empresa no lo apoya. Debe haber compromiso total y absoluto y apoyo para el proyecto. Si la Dirección no muestra, tanto en palabras como en hechos que la implementación de SAP es importante para los miembros del equipo, usuarios finales, y así sucesivamente, entonces el proyecto fracasará.

Las maneras en que la Dirección proporciona apoyo al proyecto, es por participación activa en la planificación y dirección del proyecto. Proactivamente no solo se involucra a la línea de alto nivel y toma de decisión, sino también al nivel más bajo y así como en las actividades importantes y actividades diarias del proyecto.

ALCANCE APROPIADO:

¿Qué módulos de SAP se implementarán en su empresa?. A menudo los miembros del equipo de implementación se entusiasman y quieren implementar el cien por cien de los procesos que SAP ofrece, y esto no es posible ya que SAP debe ser implementado según las necesidades del negocio.

MOTIVAR, APRECIAR Y PREMIAR A LAS PERSONAS:

Este punto es fundamental ya que las personas trabajarán el doble de duro si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas. Para que las personas que forman parte del equipo del proyecto tengan esta sensación, también es importante que aquel que lidere el proyecto, esté involucrado en el día a día del proyecto.

MANEJAR EL CAMBIO:

Uno de los factores más importantes es como la empresa maneja los cambios. Esta es una de las partes más riesgosas. Hacer entender a las personas que los cambios son algo bueno no es algo sencillo.

ENCONTRAR A LOS MEJORES RECURSOS: Para implementar SAP es necesario contar con personal idóneo y experimentado. Los desafíos de este software tan integrado y el gerenciamiento de cambios en los negocios también requieren aptitudes que hoy en día escasean. La pérdida de motivación asociada con los altos niveles de cambio puede derivar en que personal con mucha experiencia se vaya de la empresa.

El cliente y la dirección deben estar involucrados en el proceso de contratación del equipo que llevará adelante el proyecto.

POLÍTICA:

Cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado. Es importante asegurarnos que la política y las agendas ocultas de esta, no descarrilen el proceso de implementación.

Errores más comunes en Implementaciones de SAP

Los errores más comunes que se comenten en una implementación SAP son:

No dedicar suficiente tiempo a:

El entendimiento claro de los actuales procesos de negocio

Diseño de los nuevos procesos

Validación de Datos

Diseño de nuevos procesos que no pueden ejecutarse en el Sistema

Mala administración del cambio organizacional

Falta de compromiso por parte de los usuarios:

Ejecutivos, procesos de negocio, sistemas

Mala administración del alcance del proyecto

Mala estimación de los requerimientos de hardware

Buenas Prácticas para minimizar riesgos

• Usar Metodologías de Administración de Proyectos
• Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar alineación de objetivos
• Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos
• Crear y usar métricas para evaluación del desempeño
• Usar metodologías para establecimiento de prioridades
• Realizar auditorias financieras
• Usar programas de desarrollo de liderazgo
• Incluir al Ejecutivo de Sistemas como parte del Comité Ejecutivo
• Conducir auditorias post-implementación