✒️SAP FI - Gestión Financiera

1. Introducción a SAP FI o Gestión Financiera

• Permite gestionar el área financiera y contable de una empresa. Es una parte integral de todos los procesos empresariales y permite a las empresas cumplir con los numerosos requisitos legales.
• Dentro de SAP FI la información financiera se encuentra disponible para realizar una revisión en tiempo real, lo que permite que la toma de decisiones y la planificación sean más acertadas.
• En sus inicios, el módulo SAP FI estaba integrado al módulo CO y juntos recibían el nombre de SAP FICO. Entre ambos comprendían el área financiera y de control de costos de una empresa.
• Satisface todas las necesidades nacionales e internacionales que debe cumplir el departamento de gestión financiera de una empresa. Algunas de sus funciones son:

1. La gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el principio de registración por documentos
2. El flujo de datos abiertos e integrados, asegurado por actualizaciones automáticas
3. La disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las cuentas auxiliares con la contabilidad del Libro Mayor
4. La preparación de información operativa para ayudar a la toma de decisiones estratégicas.

• SAP FI es considerado uno de los módulos más importantes ya que prácticamente todos los módulos que componen al sistema SAP se comunican con él. Se encuentra integrado con módulos clave del sistema SAP como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la Producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de Planta), PS (Gestión de Proyectos), HCM (Gestión de Recursos Humanos) que incluye PA (Administración de Personal), PT (Gestión de Tiempos), PY (Nómina) y la Gestión de Gastos de Viajes

2. Submodulos de SAP FI

• Libro mayor / Nuevo libro mayor: actúa como cuentas primarias donde se registran todos los pormenores de la contabilidad y proporciona una imagen completa del estado financiero de la organización. Permite múltiples reportes a varios niveles, desde el nivel corporativo más alto de la empresa hasta las organizaciones funcionales de menor nivel.
• Libro especial: es donde se definen los registros que guían la elaboración de reportes. La fuente de los datos usados para la generación de los reportes pueden ser aplicaciones propias de SAP o aplicaciones externas.
• Activos fijos: gestiona todos los movimientos relacionados con los activos fijos de la empresa. Permite clasificar los activos y define valores para el cálculo de depreciaciones en cada clase de activos. Trabaja de la mano con otros módulos de SAP como MM, PM, CO, entre otros.
• Deudores: es parte integral del sistema de ventas que registra todas las transacciones de los clientes y provee los datos requeridos para un manejo efectivo de la gestión crediticia de la empresa. Ofrece diferentes herramientas para monitorear y analizar clientes, obtener históricos de deudas, emitir alarmas de cobro, listado de fechas de vencimiento, entre otras opciones.
• Acreedores: incluye los detalles de todas las transacciones de proveedores, siendo parte integral del sistema de compras. Este sub módulo permite definir reglas de negocio o herramientas para la automatización de pagos. Los datos registrados en la Cuentas de Acreedores son automáticamente asentados en el Libro Mayor.
• Impuestos: permite gestionar varias clases de impuestos según los requerimientos legales de un país o de una región. Para poder llevar a cabo la configuración de impuestos se utilizan esquemas de cálculo en donde se definen las clases de impuestos necesarias para administrar los requerimientos impositivos que posean las sociedades.
• Bancos: se encarga de manejar todas las transacciones y procesos relacionados con el banco o los bancos de la empresa, tales como: las operaciones de ingreso y egreso de dinero, la gestión de saldos y datos maestros de transacciones bancarias, incluyendo la gestión de caja.
• Gestión de viajes: gestiona las tareas involucradas en el proceso de desplazamiento de los miembros de la empresa; como la solicitud del viaje, la planificación y los gastos acarreados. Está integrado con todos los otros módulos de SAP, para permitir la administración eficiente de los gastos de viajes.
• Gestión presupuestaria: gestiona la administración de los fondos de la empresa, tanto para ingreso como para egreso. Para ello, tiene procesos de planificación del presupuesto de ingresos, egresos y habilita el seguimiento y control de la ejecución presupuestaria. Este módulo interactúa con los sub módulos Libro Mayor, Cuentas de Acreedores, Cuentas de Deudores e igualmente con otros módulos fuera de SAP FI como por ejemplo MM.
• Consolidación: consiste en agrupar todas las unidades empresariales de la empresa como una sola organización, produciendo, en consecuencia, un único estado financiero general de la empresa. De esta manera, la organización empresarial puede tener una visión de conjunto y más clara de sus condiciones financieras como entidad única.

3. Los perfiles ideales para aprender SAP FI

Personas interesadas en aprender a manejar los procesos financieros de las empresas, Especialistas en ciencias económicas y financieras, Gerentes y responsables de administración y finanzas, Asesores y gerentes de franquicias, Empleados y asistentes administrativos / contables, Contadores públicos, Consultores financieros, Licenciados en administración, Administradores de empresas, Gestores contables e impositivos, Auditores tributarios.

4. El sistema S/4HANA y la contabilidad financiera

• En el sistema SAP ECC, la contabilidad financiera formaba parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los denominados módulos financieros encontramos a SAP FI.
• A partir del sistema SAP S/4HANA, se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA.
• La línea de negocio SAP S/4HANA Finance es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la Contabilidad Financiera.

5. Accediendo a SAP FI

Se puede acceder al módulo SAP FI utilizando la pantalla del SAP Easy Access. Aquí abrimos la carpeta Finanzas. Luego abrimos la carpeta Gestión financiera. Dentro de la carpeta Gestión financiera vemos las funciones del módulo FI. Si abrimos la carpeta Libro Mayor vemos las funciones correspondientes al Libro Mayor. Y si abrimos la carpeta Contabilización vemos las transacciones correspondientes a la contabilización del libro mayor.

6. La estructura organizativa de SAP FI

Unidades

• Cliente: nivel más alto de la estructura, conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Ej. Un grupo empresarial.
• Sociedad: unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. unidad más pequeña desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Ej. una empresa del grupo
• Área de Negocios: para crear estados financieros basados en la ubicación. El estado financiero es utilizado para realizar reportes. Ej) empresa que vende neveras en diferentes estados, la empresa creará un área de negocios para cada estado y puede crear el balance y la cuenta de resultados de cada estado

Configuraciones básicas en FI para llevar a cabo las tareas de finanzas.

• Plan de cuentas: resume todos los libros de contabilidad general basándose en los tipos de cuentas de balance o cuenta de ganancias y pérdidas. Se puede definir la contabilidad general, es decir los sueldos y las cuentas por cobrar de una empresa en el plan de cuentas y el diseño a la sociedad. Dato maestro que agrupa la totalidad de cuentas del mayor de la organización, se identifica con un código alfanumérico de 4 dígitos y una descripción que lo identifica, cada sociedad definida en el sistema se encuentra asignada a un plan de cuentas operativo, sin embargo un mismo plan de cuentas puede estar asignado a mas de una sociedad de FI.
• Tabla de amortización: lista el valor de depreciación que se aplicará a un activo basándose en la ubicación donde está ubicado el activo.
• Año fiscal: define el período de presentación de informes de la empresa. El año fiscal es asignado a una sociedad y las transacciones de negocios se publican en el plazo de presentación de informes. Puede ser el año calendario.
• Monedas: se puede definir una moneda nacional de la empresa usando los ajustes de monedas.

7. Los datos maestros de SAP FI (no cambia con frecuencia)

• Maestro de clientes: tabla base de datos que contiene información relacionada a los clientes: detalle de contacto del cliente, detalles de impuesto sobre la renta del cliente, detalles de pagos del cliente: banco, cuenta, etc.
• Maestro de Libro mayor general: tabla base de datos que contiene información de todas las cuentas del libro mayor general. Nombre y número de la cuenta, grupo de cuentas, tipo de cuenta (b/p.g), moneda de la cuenta, idioma.
• Maestro de proveedores: tabla de base de datos de toda la información relacionada con los vendedores: detalles de contacto, impuesto sobre la renta del vendedor, detalle de pagos del vendedor.

8. Las principales transacciones de SAP FI

• Gestión de las cuentas de mayor (transacción FS00): proporciona una imagen completa de toda la cuenta del libro mayor general mantenida por la empresa. Al utilizar la transacción de libro mayor general, se podrá ver las cifras de balance total de todas las cuentas de libro mayor general y preparar un informe financiero.
• Contabilización general (transacciones FB01 (Crear doc. contable), FB02 (Modificar doc. contable) y FB03 (Visualizar doc. contable)): utilizaremos estas transacciones para realizar la contabilización de documentos, es decir la realización de asientos contables. Asiento contable cada registro que se hace en un libro de contabilidad con la finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación en el patrimonio de la empresa y por lo tanto un movimiento en las cuentas de una sociedad.
• Compensaciones (transacciones F-03 (Compensar cuenta mayor), F-44 (Compensar acreedor) y F-32 (Compensar deudor)): utilizaremos estas transacciones para compensar partidas abiertas, Se pueden establecer filtros o criterios de delimitación para acotar la cantidad de partidas a compensar como por ejemplo la fecha de documento, el número de documento, la referencia, entre otros.
• Partidas abiertas: documentos registrados en el sistema que permanecen impagos o aun no compensados, documentos de cuentas de mayor, de acreedores o deudores, por ejemplo facturas, notas de crédito, anticipos, etc.En cuentas de mayor se gestionan partidas abiertas en cuentas que requieren análisis entradas y salidas, por ejemplo, Provisión de facturas a recibir, cuentas de impuestos a pagar, cuentas transitorias de bancos. Las transacciones para compensar partidas abiertas son las siguientes:
  • F-03 para compensar cuentas de mayor
  • F-44 para compensar acreedores
  • F-32 para compensar deudores
  En el caso de deudores y acreedores, los pagos y cobros también se denominan compensaciones..

• Pagos Automáticos (transacción F110): se utiliza para registrar pagos automáticos de acreedores y deudores. Permite contabilizar de forma masiva pagos a acreedores y cobranzas de clientes.
• Visualización de partidas (transacciones FBL1N (Acreedores), FBL3N (Cuentas de mayor) y FBL5N (Deudores)): brindan un detalle exhaustivo de todas las operaciones registradas con los acreedores, las cuentas de mayor y los deudores, tal como facturas, notas de créditos, pagos, compensaciones, entre otros.
• Reportes e investigación (transacción FGI0): son reportes de investigación que permiten obtener balances o reportes de saldos

Video

Clave de contabilización 40 que la propone el sistema (imputa cuenta de mayor al debe)

Clave de contabilización 50 (imputa cuenta de mayor al haber)

Cuenta de resultados deben llevar un centro de costos

Menú documento: simular

Transacciones Enjoy o simples son transacciones con un formato diferente que agiliza y simplifica las contabilizaciones en SAP. FB50-Contabilizacion en cuenta de mayor, FB70-Contabilizaciones de deudores, FB60-Contabilizaciones de acreedores, FV##-Contabilizaciones preliminares. No se deben usar claves sino seleccionar debe o haber.