✒️SAP MM - Gestión de Materiales

SAP MM: Gestión de Materiales “Compras”

Y nos permite llenar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento, incluyendo los procesos de compra de inventario de las organizaciones, gestión de mercancías, las entradas de materiales, la adquisición de bienes o servicios, la gestión de datos maestro de materiales, la gestión de lote, la verificación de factura o la evaluación de proveedores. También soporta envíos de Just In Time y Karina electrónico.

La gestión eficiente de materiales permite a la empresa

• Adquisición de materiales y servicios de calidad a menor costo.
• Garantizar la disponibilidad oportuna de los materiales.
• Reducir la existencia improductiva en el mercado.

Integración de MM con otros módulos de SAP

SAP MM es uno de los módulos más extenso, este se comunica y está integrado por otros módulos claves del sistema SAP.

• Ventas (SD): un vendedor contacta a un cliente para ofrecerle y venderle un producto que nuestra empresa revende. Cuando concreta la venta, el producto puede encontrarse en Stock o debe ser adquirido a un proveedor. En este último caso, el área de ventas deberá gestionar la adquisición del bien a través del departamento de compras MM generando los documentos necesarios. Una vez definida la fecha de recepción del producto el responsable de Compras MM deberá informar a Ventas SD para acordar la entrega al cliente.
• Producción (PP): el área productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requerido por la demanda. Para ello, se hace uso de los insumos en Stock o comunica al departamento de compras MM acerca de sus necesidades generando los documentos correspondientes. Compras MM adquirirá lo necesario y pondrá los materiales a disposición del área correspondiente.
• Tesorería (TR): a través de la solicitud esta área recibirá los planes de gastos o inversión que llevará acabo el departamento de compras M-M. Por un lado, tesorería informará los recursos disponibles para, y por el otro recibí la información del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones correspondiente.
• Recursos Humanos (HCM): cuando el área de compras M-M es el encargado de recibir las necesidades de contratación de mano de obra o servicio, se convierte en el interlocutor del departamento de recursos humanos para el suministro de los recursos a la área solicitadas.

Sub Módulos de SAP MM

Compras: involucra las tareas asociadas en la adquisición de bienes y servicios con quien diversos aspectos Tales como la definición de las necesidades de compra, la determinación de las mejores fuentes de aprovisionamiento, control de entrega, registro de la factura de los proveedores, entre otros.

Inventarios: se encarga de la gestión del Stock de los almacenes en cuanto a cantidades y valores. La elaboración del inventario de los stocks de los almacenes permite no sólo conocer sus existencias, sino también aportar información para la realización del balance contable de la empresa. Es el responsable de efectuar los inventarios en los plazos o fechas predeterminada para verificar las cantidades físicas, compararlas con las existente en el sistema y efectuar las correcciones si fueran necesarias,, por un lado, corrigen el Stock y por otro, origina un documento contable que corrige el desvío en las cuentas de Stock.

Almacenes: es el responsable de las diversas tareas de almacenaje de los materiales. Se encarga de la recepción de la mercancía y su óptima ubicación en el almacén, esto se logra clasificando la misma según diversos criterios como lo son la ubicación, tiempo de transporte interno, método de conversación, entre otros. También se encarga de la preparación de los pedidos, la determinación de los niveles de ocupación, así como la posibilidad de planificar tareas internas, entre otras.

Verificación de Facturas: se encarga de la verificación de las facturas de los proveedores mediante su relación con los documentos previos, que son el pedido y la recepción de la mercancía. Constituye la última etapa del proceso de compra antes de pasar al área de cuenta a pagar correspondiente al módulo de finanzas.

Gestión de Servicios Externos: se encarga de gestionar el ciclo completo de licitación, la fase de adjudicación/concesión de un pedido y la aceptación de servicios, así como también el proceso de verificación de facturas.

Planificación de Necesidades de Materiales: se encarga de confeccionar un reporte de los materiales a Comprar en función de los compromisos de entrega a clientes, las tareas de producción, mantenimiento y actualización basándose en la parametrización del sistema y los materiales.

Comercio Exterior: incorpora todos los controles y balances necesarios para garantizar que las transacciones de importación y exportación se manejen legalmente y que los derechos adecuados a las autoridades aduaneras se calculen de manera instantánea y precisa.

Sistema de Información: se trata de una herramienta sumamente útil para el módulo que permite reunir toda la información generada por el mismo y proveer de una batería de reportes de análisis predeterminado, pero con opciones de cierto grado de adaptación a las necesidades de cada usuario.

Intercambio Electrónico de Datos: se encarga del intercambio de información entre SAP y sistemas externos. Las actividades de este segmento del sistema permiten alcanzar su información con un formato y estructura determinada para ser intercambiada con sistemas externos, de manera de enlazar las aplicaciones mediante información complementaria entre ellos, por ejemplo, para el envío de facturas.

Perfiles ideales para aprender SAP MM

Para convertirnos en consultores SAP MM no es necesario que contemos con algún tipo de formación universitaria en especial, ni siquiera es indispensable que tengamos un título universitario, pero si es cierto que contar con una carrera universitaria en áreas como contabilidad, ingeniería, administración o recurso humano nos va a ayudar muchísimo.

El resto es estudiar el sistema, aprenderlo bien, siendo lo mejor especializamos en un módulo en particular, en este caso el módulo de gestión de materiales.

Una vez que aprendemos el oficio de consultor SAP MM, gracias a la práctica del día día en la empresa, luego de un tiempo considerable, el cual pueden ser año, tenemos la posibilidad de rendir el examen de certificación oficial de SAP, el cual nos certifica como consultores SAP MM.

No es necesario contar con experiencia laboral previa para poder rendir el examen de certificación oficial pero es un plus que nos va a permitir transitar la instancia de la certificación con base mucho más sólida.

Esta certificación no es obligatoria para poder obtener un puesto de trabajo, pero es recomendable ya que algunas empresas ponen como requisito a sus recursos contar con la certificación oficial de SAP.

SAP MM nos permite tener una amplia variedad de perfiles en nuestra carrera profesional o perfeccionamiento del currículo entre los cuales podemos destacar:

• Personas interesadas en aprender a manejar los procesos logísticos de la gestión de almacenes.
• Ingeniero, licenciado, técnicos y o planificadores.
• Despachante de aduana.
• Gerentes, directores y supervisores en planificación de operaciones.
• Jefes de sucursales.
• Jefes y o usuarios responsable en gestión de almacenes y logística.
• Técnica de compra y responsables de Stock.
• Técnicos y o analista en comercio exterior.
• Analistas de compra.
• Análisis de auditoría interna.
• Administrativo, auxiliares, coordinadores y operadores en logística y gestión de depósito.
• Público en general que busque iniciar una carrera exitosa y de gran salida laboral.

Sistema SAP S/4HANA y la Gestión de Materiales MM

Tal como vimos en la primera unidad del curso, en el sistema SAP ECC, la gestión de materiales forma parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los denominados módulos logísticos encontramos SAP MM.

A partir del sistema SAP S/4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA:

1. SAP S/4HANA Finance

Ariba y Concur

1. SAP S/4HANA Human Resources

Success Factor y FieldGlass

1. SAP S/4HANA Sourcing and Procurement

Ariba, FieldGlass y Concur

(Aquí se encuentran las funcionalidades correspondientes a la gestión de materiales)

1. SAP S/4HANA Suply Chain

1. SAP S/4HANA Manufacturing

1. SAP S/4HANA Marketing

Hybris Software

1. SAP S/4HANA Sales

Hybris Software

1. SAP S/4HANA Service

Hybris Software

1. SAP S/4HANA Asset Management

1. SAP S/4HANA Research and Development

Y las funcionalidades de logística están compuestas por la siguiente cuatro líneas de negocio:

• SAP S/4HANA Sourcing and Procurement
• SAP S/4HANA Suply Chain
• SAP S/4HANA Manufacturing
• SAP S/4HANA Asset Management

Accediendo a SAP MM

• Se puede acceder al módulo SAP MM desde el menú SAP, el cual visualizamos al ingresar al sistema. Aquí abrimos la carpeta logística
• Luego abrimos la carpeta gestión de materiales
• Dentro de la carpeta gestión de materiales vemos las funciones del módulo MM
• Y finalmente si abrimos alguna de las funciones, por ejemplo, compras, vamos a ver en el último nivel las transacciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión de las compras

Estructura organizativa de SAP MM

Para alinear los procesos de administración de materiales con el módulo MM lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio. La estructura organizativa proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

SAP proporcionan los bloques de construcción, llamados “ Unidades organizacionales “, para crear la estructura organizativa de la empresa

Cliente/sociedad/Centro/almacén/organización de compras

Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Por ejemplo, un grupo empresarial se puede definir como un cliente.

Sociedad: es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Por ejemplo, una empresa que forma parte del grupo empresarial se puede definir como una sociedad.

Centro: es una unidad independiente dentro de una sociedad. Este concepto se aplica a unidades organizacionales asociadas a localizaciones físicas que subdivide en las actividades diarias (producción, abastecimiento, mantenimiento, planificación de necesidades, entre otras) de la empresa desde el punto de vista físico y operativo. El centro es el encargado de gestionar el Stock, recibir y entregar la mercancía y satisfacer la demanda de la producción y las ventas. Por ejemplo una fábrica o una oficina en la empresa puede ser definida como un centro.

Almacén: se utiliza para almacenar el Stock de un material para un centro. Por ejemplo, un almacén de materia prima para una fábrica puede ser definido como un lugar de almacenamiento.

Organización de Compras: y es una unidad que adquiere los materiales y servicio para los Centros. Es el responsable de tratar con los vendedores para el suministro de materiales y servicios.

Principales transacciones de SAP MM

Las más comúnmente utilizada zona siguientes:

Solicitud de Pedido

Transacciones

Transacción ME51N (Alta)

Transacción ME52N (Modificación)

Transacción ME53N (Visualización)

Es una solicitud formal para el departamento de compras de la empresa en una fecha de entrega determinada.

Estas solicitudes pueden ser generadas por cualquier sector de la empresa ya que con este solicitud se le informa al departamento de compras cuáles son los materiales que necesita cada área y posteriormente se le entrega a cada una de ellas según sus solicitudes.

Orden de compra o Pedido

Transacciones

Transacción ME21N (Alta)

Transacción ME22N (Modificación)

Transacción ME23N (Visualización)

Es una instrucción del departamento de compra a un proveedor para suministrar una determinada cantidad de material en una fecha de entrega especificada. Una orden de compra también se puede utilizar para buscar los servicios de un proveedor.

Entrada y salida de mercancías y transferencia Stock

Transacción

Transacción MIGO

Un recibo de mercancía es una operación utilizada para confirmar que los materiales se han recibido de un proveedor. También a través de la transacción MIGO o se registra la retirada del material desde el almacén. Esta retirada puede ser confines de fabricación o de las entregas a los clientes.

Y también mediante la transacción MIGO se registra la transferencia de Stock, que es una operación utilizada para la transferencia de materiales entre diferentes ubicaciones.

Verificación de facturas

Transacción

Transacción MIRO

Una verificación de factura se utiliza para confirmar que la factura enviada por un proveedor muestra la cantidad correcta, y demás detalles del material suministrado por el proveedor. Después de verificar todos los detalles, la factura se contabiliza y los detalles de la factura se envían a la contabilidad financiera de la empresa.

Otras transacciones de MM

Transacciones

• Transacciones de contrato

Transacción ME31NK

Transacción ME32NK

Transacción ME33NK

• Transacciones de Cotización

Transacción ME41

Transacción ME42

Transacción ME43

Datos maestros de SAP MM

Para utilizar las transacciones de MM, también será necesario definir los datos maestros. Éstos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. A continuación, veremos los datos maestros esenciales que debemos definir para comenzar a trabajar con las transacciones de MM.

Maestros de Materiales y Maestros de Proveedores

• Maestro de Materiales

Transacciones

Transacción MM01 (Alta)

Transacción MM02 (Visualización)

Transacción MM03 (Modificación)

Es la base de datos de información sobre los materiales que la empresa, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material. Un registro maestro de material incluye:

• Atributo del material definidos, como el tipo de material.
• Sector de la industria para el material.
• Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material.
• Precios y datos contables relacionados con el material.

• Maestro de Proveedores

Transacciones

Transacción MK01 (Alta)

Transacción MK02 (Visualización)

Transacción MK03 (Modificación)

En la base de datos de toda la información relacionada con los vendedores que suministran materiales o servicios a la empresa. La información relativa a cada proveedor se almacena en un registro de proveedor individual. Un registro maestro de proveedores incluye:

• Detalle de contacto del vendedor.
• Condiciones de los pago a los proveedores.
• Moneda utilizada para los pagos al proveedor.

Cada registro del maestro de materiales y proveedores tiene asignado un número único en SAP.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Maiztegui