✒️SAP MM - Gestión de Materiales

SAP MM

Este módulo nos permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento, incluyendo:

• Procesos de Compras (Adquisición de Materia Prima forma parte de Procesos de compras) e Inventarios de las Organizaciones.
• Gestión de Mercancías.
• Entradas de Materiales.
• Adquisición de Bienes o Servicios.
• Gestión de Datos Maestros de Materiales
• Gestión de Lotes
• Verificación de facturas o Evaluación de proveedores.

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una gestión eficiente de materiales ayuda a:

• La Adquisición de materiales y servicios de calidad al menor costo.
• Garantizar la Disponibilidad oportuna de los materiales.
• Reducir las existencias improductivas en el inventario.

Integración de MM con los otros módulos de SAP

• Ventas (SD): en este caso cuando se concreta la venta de un producto que se revende, este producto puede estar en Stock o no, en caso de que no esté el producto, el área de ventas debe hacerse cargo con la gestión del producto requerido, esto a través de departamento de compras (MM) generando los documentos necesarios, hecho esto ahora el responsable de compras que deberá informar a ventas para acordar la entrega al cliente.
• Producción (PP): La producción en una empresa se planifica para satisfacer la demanda que pueda tener la empresa, es por ello que hace uso de los insumos de Stock o bien se comunica con compras para hacer un requerimiento de nuevos insumos, compras lo consigue y lo deja a disposición para su uso.
• Tesorería (TR): Mediante reportes o solicitudes, Tesorería recibe planes de gastos o de inversión que hará compras... Tesorería dará a conocer los recursos disponibles y también será informada de la progresión que se da al respecto.
• Recursos Humanos (HCM): Cuando compras recibe necesidades de contratación de mano de obra o servicios, es el intermediario de RRHH para el suministro de los recursos en áreas que lo solicitan.

Otro modo de verlo es cuando los materiales vendidos son fabricados por una empresa, donde Ventas (SD) va a generar ordenes de Venta que pasarían a ser órdenes de producción (PP)... Los materiales que se soliciten por parte de producción deben atravesar por control de calidad (QM) que informará a producción acerca del proceso y de la disponibilidad o no de los insumos adquiridos.

Por último administración y finanzas (CO) (FI), a cargo de las actividades de proveedores y clientes de la mano con Gestión de Materiales (MM) y Ventas (SD) se decide su bloqueo o no para actividades comerciales mediante una decisión conjunta.

Los Sub Módulos de SAP MM

• Compras: Involucra tareas asociadas en la adquisición de bienes y servicios, estos a su vez conlleva a diversos aspectos como definir las necesidades de compra, determinar mejor fuente de aprovisionamiento, control de entregas, registro de factura de los proveedores entre otros.
• Inventarios: Encargado de la gestión de Stock, mediante a inventarios se puede determinar la existencia y suministrar información que ayuda a la hora de un balance general de la empresa. También se efectúa inventarios en fechas determinadas para verificar cantidades físicas y compararlas con las existentes para realizar correcciones.
• Almacenes: Responsable de diversas tareas en lo que a almacenaje se refiere. Se encarga de la recepción de mercadería y su optima ubicación en el almacén mediante criterios de ubicación tipo de transporte interno, método de conservación, entre otros. Prepara también pedidos a los clientes, niveles de ocupación asi como la posibilidad de planificar tareas interna, entre otras.
• Verificación de Facturas: Verifica las facturas de proveedores mediante el pedido y la recepción de la mercadería correspondiente, es la última etapa de proceso de compras luego pasa a cuentas por pagar correspondiente a finanzas.
• Gestión de Servicios Externos: Se encarga de gestionar el ciclo completo de licitación, la fase de Adjudicación / Concesión de un pedido y la aceptación de servicios, así como también el proceso de verificación de facturas.
• Planificación de necesidades de materiales: genera un reporte de los materiales a comprar en función de los compromisos de entrega a clientes, tareas de producción, mantenimiento y actualización basándose en la parametrización del sistema y los materiales.
• Comercio Exterior: Incorpora controles y balances necesarios para garantizar que las transacciones de importación y exportación se manejen legalmente y que los derechos adeudados a las autoridades aduaneras se calculen de manera instantánea y precisa.
• Sistema de información: Es una herramienta muy útil para el módulo que permite reunir toda la información generada por el mismo y proveer de una batería de reportes de análisis predeterminados, pero con opciones de cierto grado de adaptación a las necesidades de cada usuario.
• Intercambio Electrónico de Datos: Se encarga del intercambio de información entre el sistema SAP y sistemas externos. Las actividades de este segmento del sistema permiten alcanzar su información con un formato y estructura determinada para ser intercambiada con sistemas externos, de manera de enlazar las aplicaciones mediante información complementaria entre ellos, por ejemplo, para envío de facturas.

El Sistema S/4HANA y la Gestión de Materiales.

SAP ERP esta compuesta por 4 Módulos generales: Logístico, Financiero, Multiaplicación y de Recursos Humanos, donde Gestión de Materiales MM se ubica en la sección de Logística. A partir del sistema SAP S/4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 lineas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA.

Las funcionalidades de Logística están compuestas por las siguientes 4 lineas de negocio:

• SAP S/4HANA Sourcing and Procurement
• SAP S/4HANA Manufacturing
• SAP S/4HANA Supply Chain
• SAP S/4HANA Asset Management

En SAP S/4HANA Sourcing and Procurement es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la gestión de materiales.

Accediendo a SAP MM

Se puede acceder al módulo SAP MM desde el menú SAP, el cual visualizamos al ingresar al sistema. Se accede abriendo la Carpeta de Logística, seguidamente la carpeta Gestión de Materiales y dentro de esa carpeta vemos las funciones del módulo MM. Si accedemos a algunas de esas opciones veremos el último nivel de las transacciones que nos proporciona SAP para la opción que hayamos elegido.

La Estructura Organizativa de SAP MM

Para alinear los procesos de administración de materiales con el módulo MM lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio.

La estructura organizativa proporciona a SAP de a información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

SAP proporciona los bloques de construcción, llamados "Unidades organizacionales" para crear la estructura organizativa de la empresa.

• Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común. Por ejemplo un grupo empresarial se puede definir como cliente.
• Sociedad: Es una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la más pequeña unidad de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales. Ejemplo una empresa que forma parte de un grupo empresarial.
• Centro: Es una unidad independiente dentro de una sociedad. Este concepto se aplica a unidades organizacionales asociadas a localizaciones físicas que subdividen las actividades y áreas (Producción, abastecimiento, mantenimiento, planificación de necesidades, entre otras) de la empresa desde el punto de vista físico y operativo. El centro es el encargado de gestionar el Stock, recibir y entregar la mercadería y satisfacer las demandas de la producción y las ventas. Ejemplo una fabrica u oficina.
• Almacén: Se utiliza para almacenar el Stock de un material para un centro. Un almacén de materia prima para una fábrica por ejemplo.
• Organización de compras: Es una unidad que adquiere los materiales y servicios para los centros.es el responsable de tratar con los vendedores para el suministro de materiales y servicios.

Las principales Transacciones de SAP MM

El Módulo MM incluye una larga lista de transacciones. A continuación, se presentan las mas usadas.

• Solicitud de pedido: Solicitud de Pedido (Transacciones ME51N (Alta), ME52N (Modificación) y ME53N (Visualización)): Es una Solicitud formal para el departamento de compras de la empresa para adquirir una determinada cantidad de un material en una fecha de entrega determinada.
• Orden de compra o Pedido (Transacciones ME21N (Alta), ME22N (Modificación) y ME23N (Visualización)): es una instrucción del departamento de compras a un proveedor para suministra una determinada cantidad de material en una fecha de entrega especificada. Una orden de compra también se puede utilizar para buscar los servicios de un proveedor.
• Entrada y Salida de mercadería y transferencia de stock (transacción MIGO): Un recibo de mercadería es una operación utilizada para confirmar que los materiales se han recibido de un proveedor. También a través de la transacción MIGO se registra la retirada del material desde el almacén. Esta retirada puede ser con fines de fabricación o de as entregas a los clientes.
  También mediante la transacción MIGO se registra la transferencia de stock, que es una operación utilizada para la transferencia de materiales entre diferentes ubicaciones.
• Verificación de Facturas (Transacción MIRO): La verificación de factura no es mas que para confirmar que la factura enviada por el proveedor muestra la cantidad correcta así como el detalle de lo entregado por el proveedor. Si todo está OK la factura se contabiliza y los detalles de la factura se envían a la contabilidad financiera de la empresa.

Existen diversa transacciones en MM acá están las principales:

• Solicitud de Pedido --> ME51N - ME52N - ME53N
• Orden de Compra o Pedido --> ME21N - ME22N - ME23N
• Entrada de mercancías, Salida de mercancías y Transferencia de Stock --> MIGO
• Verificación de facturas --> MIRO
• Contrato --> ME31NK - ME32K - ME33K

Datos Maestros de SAP MM

Para poder trabajar con MM hay que definir los datos maestros, los cuales almacenan información que no cambia con frecuencia. A continuación veremos los Datos Maestros esenciales:

• Maestros de Materiales (Transacciones MM01 (Alta), MM02 (Modificación) y MM03 (Visualización)): No es mas que la Base de Datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su registro en el maestro de material. Un registro de Material incluye:
  
  ° Atributos del Material definidos, como el tipo de material.
  ° Sector de la industria para el Material
  ° Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material.
  ° Precios y Datos contables relacionados con el material.
• Maestros de Proveedores (Transacciones MK01 (Alta), MK02 (Modificación) y MK03 (Visualización)): Al igual que la anterior es la Base de Datos de toda la información relacionada con los vendedores que suministran materiales o servicios a la empresa. La información relativa a cada proveedor se almacena en un registro de proveedor individual. Un registro maestro de proveedores incluye:
  
  ° Detalles de contacto del vendedor
  ° Condiciones de los pagos a los proveedores
  ° Moneda utilizada para los pagos al proveedor.

Ya con estos Datos maestros cargados en MM es posible realizar transacciones.