✒️SAP SD - Ventas y Distribución

Introducción a SAP SD (SAP S/4 HANA Ventas)

Nos permite manejar las ventas y distribuciones de bienes y servicios de una empresa a las empresas clientes de ésta, es decir permite a las empresas manejar todos los procesos asociados a su ciclo de ventas y distribución de las ventas.

Es muy común que las empresas integren el módulo SAP SD con el módulo MM de Gestión de Materiales y el módulo SAP PP de Planificación de la Producción, obteniendo una solución a todas sus necesidades de logística.

Los procesos principales del ciclo de ventas y distribución que podemos llevar a cabo con la implementación de SAP SD en la empresa son:

• Las actividades de pre- venta, incluyendo las solicitudes y la realización de cotizaciones: comienza cuando un cliente pide información de un producto o servicio ofrecido por la empresa. esta solicitud es procesada a través de SAP, dando lugar a la creación de la oferta de venta o cotización, que es un documento creado en SAP para enviar al cliente con los precios de los materiales solicitados(cantidad del material, fecha de entrega y destino).

• El procesamiento de los pedidos de venta de los clientes: Confirmación de la oferta con el pedido de ventas, denominada orden de venta. Se envía al cliente el documento de oferta creado anteriormente para que éste pueda hacer efectivo el procesamiento de compra. Este documento puede ser creado manualmente o a partir de la oferta anteriormente mencionada.
• La tramitación de envíos y expediciones o despacho: cuando el producto que hemos pedido se encuentra disponible en el almacén, podemos proceder a la creación de la entrega o delivery order para bloquear el stock para el pedido de ventas en concreto. Esta entrega puede ser creada tomando como referencia la orden de venta anterior.

Una vez que el producto está listo para ser enviado se hace la salida de mercancías y automáticamente se ajustan los niveles de stock en el almacén, restando del stock aquellos materiales que están en la orden de venta del cliente.

• La facturación: la generación de la factura al cliente es el proceso final del ciclo de ventas en SAP, una vez que ya se ha confirmado la salida de mercancías y la expedición del material. en este documento se le solicita al cliente que pague por los materiales o servicios enviados con las condiciones de venta especificadas en la orden.

Los submódulos de SAP SD

• Datos maestros: se encarga de rastrear cada transacción que afecta a los datos del módulo SD, incluidos los datos del cliente, los datos de los materiales, los registros de las condiciones de precios y la gestión del crédito.
• Funciones básicas: permite establecer las funciones básicas que funcionan en SD, como la fijación de precios, la verificación de la disponibilidad de los bienes y la gestión del crédito.
• Ventas: se encarga de gestionar desde el registro del producto hasta los detalles del cliente, los precios, los comentarios y el proceso de ventas.
• Envíos: las ventas están relacionadas estrechamente con el envío y la entrega. Un producto debe enviarse y entregarse correctamente al cliente. todo el proceso desde el envío hasta la entrega o devolución se registra a través de este módulo.
• Transporte: este componente trabaja en estrecha colaboración con el módulo de envío. Un producto puede enviarse por mensajería o entregarse manualmente. El modo de transporte es diferente para cada uno y se rastrea a través de este módulo.
• Comercio exterior: este componente ayuda a manejar los datos relacionados con el comercio exterior, incluidos los productos importados y los productos exportados al exterior.
• Facturación: se encarga de gestionar los datos de facturación, incluidos los importes y los métodos de pago.
• Soporte de ventas: desde vender un producto hasta mantenerlo durante un proceso, los clientes interactúan constantemente con el equipo de ventas. Los datos intercambiados entre el equipo de ventas y los clientes mientras se brinda soporte para un producto se registran e informan a través de este módulo.

Los perfiles ideales para aprender SAP SD

• Personas interesadas en aprender a manejar los procesos logísticos en ventas y distribución.
• Ejecutivos, gerentes y supervisores de ventas corporativas
• Despachantes de aduana
• Especialistas en canales de distribución
• Técnicos y/o Analistas en comercio exterior.
• Técnicos, licenciados o ingenieros en logística nacional e internacional
• Técnicos de compras y responsables de stock
• Analistas de compras.
• Analistas de auditoría interna.
• Jefes y/o operarios responsables en gestión logística
• Directores en planificación de operaciones
• Público en general que busque iniciar una carrera exitosa y de gran salida laboral.

El sistema SAP S/4HANA y las Ventas y Distribución.

En el sistema SAP ECC, las ventas y distribución formaban parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. dentro de los denominados módulos logísticos encontramos a SAP SD.

A partir de S/4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA.

La línea de negocio SAP S/4HANA Sales es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a las ventas y la distribución.

Accediendo a SAP SD

Se puede acceder desde el menú SAP, el cual visualizamos al ingresar al sistema. Aquí abrimos la carpeta Logística. Luego abrimos la carpeta Comercial. Dentro de esta vemos las funciones del módulo SD. podemos seguir escogiendo carpetas hasta llegar a ver en el último nivel las transacciones que nos proporciona SA¨P para realizar la gestión de los pedidos de venta

La estructura organizativa de SAP SD

Para alinear los procesos de ventas y distribución con el módulo SD lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio.

Ésta proporciona a SAP de la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad.

Se puede asignar las unidades de negocio existentes que participan en la venta y distribución de la empresa a una de las siguientes unidades organizacionales disponibles en SAP.

• Cliente: es un conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo común (Por ejemplo, un grupo empresarial se puede definir como un cliente).
• Sociedad: es una unidad independiente dentro el cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Hace referencia a la unidad más pequeña de negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con los requerimientos comerciales y legales (por ejemplo, una compañía que forma parte de un grupo empresarial). Pueden crearse varias sociedades en un mismo mandante o cliente para que así pueda llevarse la contabilidad de varias contabilidades distintas de manera simultánea. Cada sociedad representa una unidad contable independiente. es mandatorio u obligatorio definir una sociedad para poder operar.
• División: es la responsable de las ventas de un grupo específico de productos. una división es asignada a una Organización de ventas. Es una unidad empresarial separada para la que puede llevarse a cabo reportes internos multisociedades. Constituyen entidades de compensación que pueden crear sus propios cierres con fines internos.
• Organización de Ventas: es una unidad que es responsable de vender productos y servicios. es responsable de negociar con los clientes. Una organización de ventas es asignada a una sociedad.

La organización de ventas es responsable de:

1. La distribución de mercancías y servicios.
2. De los productos vendidos
3. De la reclamación del cliente sobre los productos o servicios vendidos.

Para utilizar las funciones comerciales del sistema, es necesario tener al menos una organización de ventas, que es el nivel más alto de totalización de valores. Todos los documentos comerciales (pedidos, entregas y facturas), se asignan a una organización de ventas.

Las Organizaciones de Ventas pueden utilizarse para subdividir mercados en regiones. cada operación comercial se procesa dentro de una organización de ventas, que tiene sus propios datos maestros, como los datos de clientes y de materiales.

• Canal de distribución: es un canal a través del cual se proporcionan productos y servicios a los clientes. Algunos canales de distribución de ventas son mayoristas, minoristas y directa.

El canal de distribución representa las estrategias para distribuir mercancías y/o servicios a los clientes. para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un canal de distribución. De esta forma se puede entre otras cosas:

1. Definir las responsabilidades
2. Llevar a cabo una estructura de precios flexibles, dependientes de l canal de distribución.
3. Diferenciar estadísticas de ventas

• Sector: Se utiliza para agrupar materiales y servicios en una misma línea de productos.

Para utilizar las funciones comerciales se necesita definir al menos un sector.

• Área de Ventas: es la combinación de la organización de ventas, el canal de distribución y el sector. define el canal de distribución que una organización de ventas utiliza para comercializar los productos de un determinado sector.
• Puesto de expedición: es una unidad responsable de las actividades de embarque y entrega, como embalaje y transporte.

Nos permite realizar la salida de mercancías, programar los controles de tiempos para el despacho y establecer momentos en que se puede dar salida a los materiales.

El puesto de expedición puede ser:

1. Una rampa de cargas
2. Un almacén de correos o un almacén de ferrocarril
3. Un grupo de empleados responsables de organizar las entregas urgentes.

Las principales transacciones de SAP SD

• Consulta (transacciones VA11 (Alta), VA12 (Modificación), VA13 (Visualización)): se utiliza para registrar la solicitud de un cliente de información relacionada con las ventas. Un cliente puede solicitar a una empresa información sobre productos o de servicios, el plazo y condiciones de ventas o el tiempo necesario para la entrega.
• Cotización o Oferta (transacciones VA21 (Alta), VA22 (Modificación) y VA23 (Visualización)): es utilizada para enviar una oferta para la entrega de bienes y servicios a un cliente. una cotización es una oferta legal que es válida por un período específico de tiempo.
• Orden de Venta o Pedido de Venta (transacciones VA01 (Alta), VA02 (Modificación), y VA03 (Visualización)): es un acuerdo entre la empresa y sus clientes en donde se indica que la empresa va a realizar la entrega de bienes o servicios al cliente, a un precio dado y un tiempo determinado.
• Entrega de salida (transacciones VL1N (Alta), VL02N (Modificación), y VL03N (Visualización)): es una transacción utilizada para realizar las actividades relacionadas al envío de mercancías. esta transacción inicia la recolección, embalaje y el transporte de las mercancías.
• Factura (transacciones VF01 (Alta), VF02 (Modificación) y VF03 (Visualización)): se utiliza par cargar a un cliente la entrega de bienes y servicios. la información incluida en una factura incluye el nombre de las mercancías o servicios prestados, la cantidad entregada y la cantidad debida.

Los datos maestros de SAP SD

• Maestro de clientes: es una base de datos de información de clientes a los cuales la empresa vende productos y presta servicios. el maestro de clientes incluye:

1. Datos generales de los clientes, como dirección y número telefónico.
2. Información de bancos y pagos de clientes.
3. Datos de ventas y distribución tales como condiciones de envío y facturación del cliente.

• Maestro de Materiales: es la base de datos de información que la empresa adquiere, almacena y produce. cada material tiene su propio registro en el maestro de material. un registro maestro incluye:

1. Atributos del material definidos, como el tipo de material.
2. Sector de la industria del material.
3. Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material.
4. precios y datos contables relacionados con el material.

• Maestro de precios: es la base de datos de condiciones utilizada para los procedimientos de fijación de precios del día a día. algunos ejemplos de condiciones de precios son:

1. Recargos
2. Des cuentos
3. Gastos de flete
4. Impuestos