✒️SAP WorkFlow
SAP WorkFlow
WorkFlow
Significa literalmente flujo de trabajo consiste en la automatizacion de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su dia a dia, de tal forma que las tareas a realizar y la informaciion pasen de un trabajador a otro siguiendo una jrarquia determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad. Es una herramienta que prmite la implmentacion tecnica de procesos de negocio.
WorFluw permite dar soport y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Independintmente del tiempo y el lugar. Es una hrraminta Cross, es decir que impacta a todos los modulos del sistema SAP.
Las siguientes caracteristicas son comunes a todos los workflows
- Los workflow incluyen un numero finito de activiades
- Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera
- Los WorkFlow involucran a diferentes personas y departamentos
- Require un alto grado de coordibacion
- Los WF residen en la memoria de los sistemas, por lo que si se corta la luz lectrica se cae el WF
- La mayoria e los WF que se caen o no funcionan es por falta de informacion
- los WF se pueden configurar por roles o puestos e trabajo dentro de la empresa
- Es posibl crear un WF para cualquier cosa, excepto para dar permisos y autorizaciones a los empleados
- los problemas de autorizacion son los mas comunes particularmente cuando se va una persona y entra otra en su puesto de trabajo.
Ejemplos de Workflows
Reclutamiento de emplados es un momento important en la empresa. Aqui los procesos ben trasmitirse de forma clara a los nuevos empleados, ademas de hacer que la expriencia sea placntera para ellos, por que es el primer contacto que tienen con la empresa. Si el proceso e contatacion se hace e manera correcta esto hace que los nuevos emplados sten mas dispustos a beneficiar el negocio, asi como aumntar la retencion en el equipo trabajo.
Flujo de Trabajo
- Paso 1 Una vez aprovado el proceso e selccion, se envia un corro lectronico de binvenida al empleado mas nuevo
- Paso 2 se ingresa la inomacion psonal de este nuevo mpleado a la base de datos
- Paso 3 se realizan todos los procedimintos legales, tales como firmar la tarjeta de trabajo, emitir el cupon de transporte, el cupon de comida, entre otros benficios con los qu pudira contar el nuevo empleado.
- Paso 4 se realiza la presentacion el nuevo empleado a los otros miembros el equipo de trabajo
- Paso 5 se realiza la preparacion del matrial para el nuevo empleado tal como: coputaora, email, acceso a sotfware etc.
- Paso 6 se procede a capacitar el empleado para qu puda llevar a cabo sus tareas laborals.
Aprobacion de facturas con las nuevas tecnologias este trabajo se realiza con Workflows, llega la imagen digitalizada de una factura de manera que puedan aprobarla directamente en la aplicacion, direccionarla a otros usuarios, o rechazar su aprobacion la gstion sutomatizada de los procesos busca la maximizacion de la eficiencia el proceimiento y la reduccion de los costos asociados al proceso.
Que NO ES un WorkFlow?
- Un sistma gestion de documentos
- Un sistema de e-mail
- Un sistema e distribucion de datos entre sistemas
- Una transaccion para secunciar pantallas
- La administracion de datos temporales
- Una herraminta que se utiliza para realizar funciones que no existen en el sistema (si no se puede ejecutar la funcion manualmente en el sistema, entonces el sistema Workflow tampoco lo hara)
Las ventajas de utilizar un sistema WorkFlow
- la comunicacion interna de la empresa aumentara su nivel, volvinose mas agil, mas sencilla y por supusto, consierablemte mas segura.
- Se optimizara la circulacion de la informacion
- el proceso interno de toma de desiciones tambien se vera mejorado
- uno de los beneficios mas importantes sera que para todos los departamntos de la empresa, la division del trabajo estara mas definida y sera mas facil de comprender
- se conseguira ahorrar tiempo, asi como que la prouctiviad el negocio experimnta una consierable subida
- La atencion al cliente mejora, pasa al siguinte nivel. rcuerd un cliente satisfecho es la mejor estrategia de todas las empresas.
- se optimizara la realizacion de trabajos y labores de forma corporativa
- Se afianzara entre los mpleados el sentimiento de pertenencia a la empresa, con todos los beneficios qu esto reporta para la empresa.
- los trabajadores se sentiran valorados y reconocidos en su entorno laboral, lo cual no solo rdundara en benficios para la empresa, sino tambien n el del propio preofesional.
- Aseguran el cumplimiento del los estandares de caliad, mejoran la productividad de cada empleado
- Detectan con antelacion los cuellos de botella, y posibles incumplimientos
- Reduce el uso de papel
En que orden? Workflow
- El WF controla el flujo de procesos
- Consiste en un conjunto de pasos
- Pude ser lanzado mediante eventos
la definicion del WF describe el procesdo de negocio a implementar.
Cada WF se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un simbolo propio para que sea mas facil de leer. Se activa mediante uno o mas eventos. El evento depende del Workflow y debe estar activamnte relacionado a el.
QUE? Activiad/Tarea
Una actividad puee ser: Ejcutar una transaccion, ejcutar un reporte, ejecutar un modulo de funcions, ejecutar una tarea en un sistema remoto, moificar un documnto local y tambin:
- La generacion y el envio de documentos
- La toma de desiciones
- El control de flujo
Por cuestiones practicas y poir cuestiones de reusabilidad y consistencia de la logica implemntada, las actividades siempre utilizan tecnologia orintada a objetos. Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esta ultima requiere la tecnica de determinacion de agentes)
En tiempo ejcucion la actividad o tarea se denomina WorkItem y le inica al responsable lo que ebe haceer, asi cmo tambien la informacion necesaria para ejecutar la actividad.
CON QUE OBJETO? Business Object
Los objtos consisten en un conjunto de informacion relacionada que puede ser accedida medienate una clave o conjunto de claves.
Los objetos se crean en tiempos de ejcucion y son instancias especificas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.
Los componentes de un objeto son:
- Atibutos Son los campos que identifican al objeto
- Metodos Indican opraciones que se pueden aplicar sobre el objeto
- Eventos indican cambios de estado en el objeto: Imprso, liberado, creado eliminado entre otras.
En WF se utilizan los metodos de los tipos e objtos para moelar las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en WF.
CUANDO? Evento
Los eventos informan al WF que algo ha sucedido. El WF a su vez pude reaccionar al evento si la relacion embos esta activa. Los eventos los puiblica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los WF.
Todas las tareas pueden dejar como resulatado uno o mas eventos (ejm. la tarea aprobar pido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado) Des esta manera el Flujo deWF puede subividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.
Los eventos se configuran en los tipos de objetos y pueden generarse por:
- Por programa (mediant funciones especificas de WF)
- Mediante documentos de cambio (Change Document)
- Mediante el sistema de mensajes (Utilizando un SD y MM)
- Mediante la gestion de status de documentos (utilizando PP, PM, QM etc)
- mediante el sistema de informacion de logistica (alertas)
- Mediante ocumentos de cambio del modulo HCM
Accediendo a SAP WorkFlow
a trves de la transaccion SWLD
Las transacciones de SAP WorkFlow
SAP Business WorkPlace (correspondiente a la transaccion SWBP) tambien llamada baneja de entrada del usuario de SAP, es una parte dl entorno ejecucion de SAP Business workFlow con el cual podremos:
- Procesar el WorkItem
- Recibir y enviar mensajes
- Almacenar documentos
WorkFlow Builder (Correspondiente a la transaccion SWDD) Es la herramienta utilizada para crear y editar la definicion de un WorkFlow. Este permite definir entre otras cosas:
- Los pasos de WorkFlow
- Los disparadores de los eventos
- Las interfaces de los datos
Business Object Builder (correspondiente a la transaccion SWO1) desde esta transaccion poemos administrar los objtos de negocio existentes en el sistema. Un objto de negocio es un programa ABAP que tiene datos, metodos y eventos. Podemos utilizar los objtos de negocio estandar existentes en el sistema SAP o el cliente puede crear sus propios objetos de negocio, copiando los objetos estandares.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Maria Del Pilar Ortiz Tobón, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
Maria Del Pilar Ortiz Tobón
Profesión: Ingeniera de Sistema y Telecomunic. - Estados Unidos - Legajo: DB50Q
✒️Autor de: 37 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Con mucha emoción y expectativas de volver a mi campo profesional, desde una área tan bien estructurada como sap.
Certificación Académica de Maria Ortiz