✒️SAP WorkFlow
SAP WorkFlow
1- Qué es un WorkFlow?
El término workflow significa flujo de trabajo. Consiste en la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa diariamente, de tal forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad. Es una herramienta que permite la implementación de procesos de negocio.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema workflow. El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
El sistema de WorkFlow cubre todos los aspectos del proceso:
El flujo (actividades) ---> La Gente (organización) ---> Los efectos (información)
Las siguientes características son comunes a todos los WorkFlows:
- Los WorkFlows incluyen un número finito de actividades
- Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera
- Los WorkFlows involucran a diferentes personas y departamentos
- Requieren un alto grado de coordinación
- Los WorkFlows residen en la memoria de los sistemas
- La mayoría de los WorkFlows se pueden configurar por roles o puestos de trabajo dentro de la empresa
- Es posible crear un WorkFlow para realizar cualquier cosa, excepto lo que tiene que ver con dar permisos y autorizaciones a los empleados
2- Ejemplos de WorkFlows
La entrada y reclutamiento de empleados a una empresa es un WorkFlow.
3- Qué no es un WorkFlow?
- Un sistema de gestión de documentos
- Un sistema de e-mail
- Un sistema de distribución de datos entre sistemas
- Una transacción para secuenciar pantallas
- La administración de datos temporales
- Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema
4- Las ventajas de utilizar un sistema de WorkFlow
Algunos de los resultados que puede obtener la empresa con la implementación de un workflow son los siguientes:
- La comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, volviéndose más ágil, sencilla y segura.
- Se optimizará la circulación de la información.
- El proceso interno de toma de decisiones también se verá mejorado.
- Para todos los departamentos de la empresa, la división de trabajo estará más definida y será más fácil de comprender.
- Se conseguirá ahorrar tiempo, así como que la productividad del negocio experimente una considerable subida.
- Se conseguirá que la atención al cliente pase al siguiente nivel.
- Se optimizará la realización de trabajos y labores de forma corporativa.
- Se afianzará entre los empleados el sentimiento de pertenencia a la empresa.
- Los trabajadores se sentirán mejor valorados y reconocidos en su entorno laboral.
5- La terminología WorkFlow
Los siguientes términos son fundamentales en los sistema de WorkFlow de SAP: Paso, Tarea, Papel, Agentes, Business Object, Evento, Business Workplace, Actividad.
En el diseño de implementación de un workflow, existen 5 preguntas clave, que se responde para cada parte de un proceso de negocio:
- En qué orden? - WorkFlow
- El WorkFlow controla el flujo del proceso
- Consiste en un conjunto de pasos
- Puede ser lanzado mediante eventos
Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. Un workflow se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del workflow y debe estar activamente relacionado a él.
- Qué? - Actividad / Tarea
- Una actividad puede ser: ejecutar una transacción, un reporte, un módulo de funciones, una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, y tambien:
- La generación y el envío de documentos
- La toma de decisiones
- El control de flujo
Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.
- Con qué objeto? - Business Object
Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves. Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.
Los componentes de un objeto son:
- Atributos: son los campos que identifican el objeto
- Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto
- Eventos: indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, entre otros
En el WorkFlow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el WorkFlow.
- Quién? - Determinación agentes
Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Loas agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán. Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que pueden recibirla.
Luego se definen los agentes responsables que es el que recibirá la tarea en Business Workplace.
- Cuándo? - Evento
Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido. El workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos está activada. Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los workflows.
Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos. De esta manera el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en opciones diferentes.
Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos. Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:
- Por programa
- Mediante documentos de cambio
- Mediante el sistema de mensajes
- Mediante la gestión de status de documentos
- Mediante el sistema de información de logística
- Mediante documentos de cambio de módulo HCM
6- Accediendo a SAP WorkFlow
Se puede acceder al módulo SAP WorkFlow desde el menú correspondiente a la transacción SWLD.
7- Las transacciones de SAP WorkFlow
El módulo WorkFlow ofrece una amplia lista de transacciones. Las más comunes son:
- SAP Business WorkPlace (Transacción SWBP), también llamada bandeja de entrada del usuario de SAP
- WorkFlow Builder (Transacción SWDD), es la herramienta utilizada para crear y editar la definición de un workflow.
- Business Object Builder (Transacción SWO1), desde aqui podremos administrar los objetos de negocio existentes en el sistema.
Sobre el autor
Publicación académica de German Mauricio Bogino, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
SAP SemiSenior
German Mauricio Bogino
Profesión: Productor Asesor de Seguros - Argentina - Legajo: AJ61N
✒️Autor de: 39 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Atento a los pedidos de las empresas y compañias en lo que respecta a necesidad de personal capacitado en sap, es por eso que realizo este curso, para aprender e interiorio-rizarme al respecto.
Certificación Académica de German Bogino
