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✒️SAP WorkFlow
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LECCIÓN 8: SAP WORKFLOW
1.¿Qué es un Workflow?
Literalmente significa “Flujo de trabajo”, consiste en la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad. Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.
Los sistemas de Workflow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar. El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema Workflow. El control incluye monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
*Los Workflows son una herramienta Cross, es decir que impactan a todos los módulos de SAP. El sistema Workflow permite su integración con la gestión organizacional lo que posibilita relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del Workflow. El sistema Workflow cubre todos los aspectos del proceso: El Flujo (Actividades), La gente (Organización) y Los efectos (Información).
Características comunes de los Workflows:
-Incluyen un número finito de actividades
-Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera
-Involucran a diferentes personas y departamentos
-Requieren un alto grado de coordinación
-Residen en la memoria de los sistemas, por lo que si se corta la luz eléctrica se cae el Workflow
-La mayoría de los workflow que se caen o no funcionan es por falta de información
-Se pueden configurar por roles o puestos de trabajo, dentro de la empresa, en lugar del nombre y apellido de un empleado en particular, pero para eso se debe mantener la estructura del organigrama de los recursos humanos de la empresa.
-Es posible crear un workflow para realizar cualquier cosa, excepto lo que tiene que ver con dar permisos y autorizaciones a los empleados
-Los problemas de autorizaciones son los más comunes, particularmente cuando se va una persona y entra otra en su puesto de trabajo
2.Ejemplos de Workflows:
-Reclutamiento de empleados: La entrada de empleados es un momento importante para las empresas. Los procesos de trabajo deben transmitirse claramente a los nuevos empleados, además de hacer que la experiencia sea placentera para ellos, por ser el primer contacto con la empresa. Si el proceso de contratación se hace de la manera correcta, esto hace que los nuevos empleados estén más dispuestos a beneficiar al negocio.
-Guia paso a paso sobre como puede funcionar el flujo de trabajo de reclutamiento de los empleados:
PASO 1: Una vez aprobado en el proceso de selección, se envia un correo de bienvenida al empleado más nuevo.
PASO 2: Se procede a ingresar la información personal de este empleado en la base de datos de la empresa.
PASO 3: Se realizan todos los procedimientos legales, tales como firmas, emitir cupón de transporte, de comida, entre otros.
PASO 4: Se realiza la presentación del nuevo empleado a los otros miembros del equipo de trabajo.
PASO 5: Se realiza la preparación de los materiales de trabajo que él nuevo empleado necesitará, tales como computador, cuenta de correo, acceso al software.
PASO 6: Se procede a capacitar al empleado para que pueda llevar a cabos sus tareas.
3.¿Qué NO es Workflow?
-Un sistema de gestión de documentos
-Un sistema de e-mail
-Un sistema de distribución de datos entre sistemas
-Una transacción para secuencias pantallas
-La administración de datos temporales
-Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (Si no se puede ejecutar la función manualmente en sistema, entonces el sistema Workflow tampoco lo hará)
4.Las ventajas de utilizar un sistema Workflow:
-Comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, volviéndose más ágil, mas sencilla y por su puesto segura.
-Se optimizará la circulación de la información
-El proceso interno de toma de decisiones también se verá mejorado
-Uno de los beneficios MAS IMPORTANTES será que para todos los departamentos de la empresa, la división del trabajo estará más definida y será más fácil de comprender
-Se conseguirá ahorrar tiempo, así como que la productividad del negocio experimente una considerable subida
-Atención al cliente pase al siguiente nivel. Tener presente que un cliente satisfecho es la mejor estrategia de las empresas
-Se afianzará entre los empleados el sentimiento de pertenencia a la empresa, como todos los beneficios que esto reporta para las empresas
-Los trabajadores se sentirán mejor valorados y reconocidos en su entorno laboral, lo cual no solo será un beneficio para la empresa si no propio profesional.
5.La terminología Workflow:
En el diseño de implementación de un Workflow existen 5 preguntas claves:
*¿En qué orden Workflow?
-El Workflow controla el flujo del proceso
-Consiste en un conjunto de pasos
-Puede ser lanzado mediante eventos
La definición del Workflow describe el proceso de negocio a implementar. Cada Workflow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo de símbolo propio para que sea más fácil de leer. Un Workflow se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del Workflow y debe estar activamente relacionado a él.
*¿Qué? Actividad/Tarea:
-Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local y también: La generación y el envío de documentos, la toma de decisiones, el control de flujo. Las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos. Las actividades puede ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto último requerirá de la técnica de determinación de agentes)
*El tiempo de ejecución la actividad se denomina “Workltem” y le indica al responsable lo que debe hacer, y también la información necesaria para ejecutar la actividad.
*¿Con que objeto? Business Object
-Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.
Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.
Los componentes de un objeto son: Atributos; son los campos que identifican el objeto, Métodos; indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto, Eventos; indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.
En el Workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el Workflow.
¿Quién? Determinación agentes:
Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles, estos son todas aquellas personas que puede recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.
Las tareas adicionalmente puede definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.
Luego se definen los agentes responsables, quien recibirá la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible.
¿Cuándo? Evento:
Los eventos informan al Workflow que algo ha sucedido. El Workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada. Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflows.
Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos (Por ejemplo, la tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado)
Existe un tipo de paso que implicar esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos. Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:
-Por programa (mediante funciones específicas de workflow)
-Mediante documentos de cambio (Change documents)
-Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)
-Mediante la gestión de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.)
-Mediante el sistema de información de logística (alertas)
-Mediante documentos de cambio del módulo HCM
6.Los perfiles ideales para aprender SAP Workflow:
Para ser un consultor SAP Workflow no es necesario tener formación universitaria especial previa, pero sí es una ventaja contar con un título universitario en áreas relacionadas con la industria, contabilidad o administración.
SAP Workflow es una excelente opción de carrera profesional como perfeccionar un CV. Entre los perfiles que destacan están:
-Ingenieros industriales o ingenieros en procesos cuya responsabilidad sea automatizar los procesos de las empresas
-Consultores ABAP que deseen especializarse técnicamente en el desarrollo de Workflows
-Consultores funcionales que deseen interiorizarse sobre como implementar Workflows en SAP
-Programadores en general
7.Accediendo a SAP Workflow:
Se pueden acceder a todas las funcionalidades disponibles de SAP Workflow a través del menú correspondiente a la transacción SWLD. Dentro de cada una de las carpetas: Herramienta definición, Herramientas tiempo ejecución, Utilidades, Presentación, Entorno y Gestión vamos a encontrar todas las funcionalidades asociadas a los Workflows en SAP.
8.Las transacciones de SAP Workflow
-SAP Business WorkPlace (Transacción SWBP): También llamada bandeja de entrada del usuario de SAP o Inbox, es una parte del entorno dentro de ejecución de los SAP Business Workflow con el cual podremos: Procesar los Workitems, recibir y enviar mensajes, almacenar documentos.
-Workflow Builder (Transacción SWDD): Es la herramienta utilizada para crear y editar la definición de un workflow. El worflow builder permite definir: Los pasos del workflow, los disparadores de los eventos y la interface de los datos.
-Business Object Builder (Transacción SWO1): Se puede administrar los objetos de negocios existentes en el sistema. Un objeto de negocio es un programa ABAP que tiene datos, métodos y eventos. Se pueden utilizar los objetos de negocio estándar existentes en SAP o el cliente puede crear sus propios objetos de negocio, copiando los objetos estándares.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Maria Sylvana Andrea Vargas Alarcon, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
Maria Sylvana Andrea Vargas Alarcon
Profesión: Ingeniera Comercial - Chile - Legajo: BO94H
✒️Autor de: 30 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Maria Vargas