✒️SAP WorkFlow
SAP WorkFlow
Unidad n°3: Los módulos de SAP y las nuevas tecnologías
Lección n°8: SAP WorkFlow
¿Qué es un WorkFlow?
- Literalmente significa "Flujo de trabajo".
- Consiste en la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa.
- Permite la implementación técnica de procesos de negocio.
- Los sistemas WorkFlow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo.
- El flujo de trabajo es controlado y coordinado por el sistema Workflow. Este incluye la monitorización de pasos de trabajo y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
- Son herramientas Cross, es decir, que impactan a todos los módulos del sistema SAP.
- El sistema de Workflow permite su integración con la gestión organizacional. También cubre los aspectos del proceso: el flujo (actividades), la gente (organización) y los efectos (información).
Algunas características de los Workflows:
- Incluyen un número finito de actividades.
- Las actividades siempre se hacen de la misma forma.
- Involucran diferentes personas y dptos.
- Requieren mucha coordinación.
- Residen en la memoria de los sistemas.
- Si no funcionan, puede ser por la falta de información.
- Pueden configurarse por roles o puestos de trabajo dentro de la empresa.
- Es posible crearlos para hacer cualquier cosa, excepto lo que tiene que ver con dar permisos y autorizaciones.
- Son muy útiles en organizaciones bien estructuradas.
Ejemplo de Workflow:
Reclutamiento de empleados:
- Una vez hecha la selección, se le envía un correo de bienvenida al empleado más nuevo.
- Se ingresa la información personal del empleado en la base de datos.
- Se hacen todos los procedimientos legales (firmar tarjeta de trabajo, emitir cupones de comida y de transporte, etc).
- Se presente el nuevo empleado a los miembros del equipo.
- Se preparan los materiales que necesitará el nuevo empleado.
- Se capacita al empleado para hacer bien sus tareas.
¿Qué no es un WorkFlow?
- Un sistema de gestión de documentos.
- Un sistema de e-mail.
- Un sistema de distribución de datos entre sistemas.
- Una transacción para secuenciar pantallas.
- La administración de datos temporales.
- Una herramienta para realizar funciones no existentes en el sistema.
Las ventajas de usar un sistema WorkFlow:
- Mejor comunicación interna de la empresa.
- Optimización de la circulación de información.
- Mejor proceso interno de toma de desiciones.
- Beneficios para todas las áreas de la empresa.
- Mayor productividad y ahorro de tiempo.
- Mejor atención al cliente.
La terminología WorkFlow:
Términos fundamentales:
- Workflow: Paso.
- Papel: Agentes.
- Business Object: Evento.
- Business Workplace: Actividad.
En el diseño e implementación existen cinco preguntas claves:
- ¿En qué orden? WorkFlow
El Workflow controla el flujo del proceso.
Consiste en una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y símbolo para facilitar su lectura.
Puede ser activado mediante eventos.
- ¿Qué? Actividad / Tarea:
Una actividad puede ser: ejecutar una trans., un repote, un módulo de funciones, etc.
La generación y el envío de documentos.
El control de flujo.
Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona.
- ¿Con qué objeto? Business Object:
Los objetos es un conjunto de información relacionada que puede ser accedida por una clave o un conjunto de claves. También se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido.
Los componentes de un objeto son:
Atributos: campos que identifican el objeto.
Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto. Además los usamos para modelar las actividades.
Eventos: indican cambio de estado en el objeto (impreso, libreado, etc). También usamos los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el Workflow.
- ¿Quien? Determinación agentes:
Las tareas necesitan la definición de los agentes posibles; estos son todas las personas que pueden recibir esa tarea.
Las tareas también pueden definirse como tareas generales; en estas no existen restricciones en cuando a quien puede recibirlas.
Los agentes responsables son los que recibirán la tarea en su Business Workplace.
Un agente responsable es un agente posible.
*Agente: persona que ejecuta el trabajo a realizar en el Workflow.
- ¿Cuando? Evento:
Informan al Workflow que algo sucedió.
Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflows.
Las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos. De forma que el flujo del Workflow pueda subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.
Accediendo a SAP WorkFlow:
- Se puede acceder a todas las funcionalidades por medio de la trans. SWLD.
- Dentro de cada carpeta: Herramientas definición, Herramientas tiempo ejecución, etc. Vamos a encontrar todas las funcionalidades asociadas a los WorkFlow.
Las transacciones:
- SAP Business WorkPlace (trans SWBP): también "bandeja de entrada del usuario" (inbox), es una parte del entorno de ejecución de los SAP Business Workflows en la que se puede:
Procesar los workitems.
Recibir y enviar mensajes.
Almacenar documentos.
*Workitems: tiempo de ejecución de la actividad o tarea. - WorkFlow Builder (trans SWDD): para crear y editar la definición de un Workflow; este permite definir:
Los pasos del workflow.
Los disparadores de los eventos.
La interface de los datos. - Business Object Builder (trans. SWO1): administra los objetos de negocio existentes en el sistema.
Se pueden usar los objetos de negocio estándar o el cliente puede usar sus propios objetos copiando los estándar.
*Objeto de negocio: programa ABAP que tiene datos, métodos y eventos.
Sobre el autor
Publicación académica de Candela Estefanía Calzada, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
SAP Expert
Candela Estefanía Calzada
Profesión: Técnica Electrónica - Argentina - Legajo: JW91W
✒️Autor de: 160 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Me encuentro estudiando la ingeniería en sistemas de información. poseo amplia experiencia en edición de videos. tengo bases entorno a la programación que quiero continuar consolidando.
Certificación Académica de Candela Calzada
