✒️SAP WorkFlow
SAP WorkFlow
Introducción a SAP WorkFlow
El término Workflow significa literalmente flujo de trabajo. Consiste en la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad. Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.
Los sistemas de Workflow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tempo Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de Workflow. El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
Los workflows son una herramienta de cross, es decir que impactan a todos los módulos del sistema SAP.
El sistema de workflow permite su integración con la gestión organizacional lo que posibilita relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas de workflow. El sistema de workflow cubre todos los aspectos del proceso:
Las siguientes características son comunes a todos los Workflows
Los sistemas de workflow controlan los procesos basándose en un modelo y son particularmente útiles en organizaciones bien estructuradas.
Ejemplos de WorkFlow
Ejemplo de un WorkFlow de Reclutamiento de empleados
La entrada de empleados es un momento importante en las empresas. Después de todo, es en este momento que los procesos de trabajo deben transmitirse claramente a los nuevos empleados, además de hacer que la experiencia sea placentera para ellos, porque es el primer contacto que tienen con la empresa. Si el proceso de contratación se realiza de la manera correcta, esto hace que los nuevos empleados estén más dispuestos a beneficiar al negocio, así como aumenta la retención de talento en el equipo de trabajo
Veamos una guía paso a paso sobre cómo puede funcionar el flujo de trabajo de reclutamiento de los empleados
Paso 1: una vez aprobado en el proceso de selección, se envía un correo electrónico de bienvenida al empleado más nuevo
Paso 2: se procede a ingresar la información personal de este empleado en la base de datos de la empresa
Paso 3: se realizan todos los procedimientos legales, tales como firmar la tarjeta de trabajo, emitir el cupón de transporte el cupón de comida, entre otros beneficios con los que pudiera contar el nuevo empleado
Paso 4 se realiza la presentación del nuevo empleado a los otros miembros del equipo de trabajo.
Paso 5: se realiza la preparación de los materiales de trabajo que él nuevo empleado necesitará, tales como computadora, la cuenta de e-mail, el acceso al software, etc
Paso 6: se procede a capacitar al empleado para que pueda llevar a cabo sus tareas laborales.
Otra aplicación interesante para automatizar mediante un workflow, es la aprobación de facturas. Con el desarrollo de nuevas tecnologías, la aprobación manual de las facturas de mesa en mesa, es algo que las empresas de cierto tamaño han sustituido por flujos de trabajo. Son aplicaciones que facilitan a los diferentes usuarios aprobadores de facturas a que les llegue la imagen digitalizada de una factura de manera que puedan aprobarla directamente en la app, direccionarla a otros usuarios o rechazar su aprobación. La gestión automatizada de estos procesos busca la maximización de la eficiencia del procedimiento y la reducción de los costos asociados.
¿Que no es un workflow?
Un Workflow no es:
Ejemplo de uso de un workflow: Un laboratorio cuya oficina central se encuentra en la capital del país posee varios locales de venta, dos centros de producción en el interior y subcontrata tres empresas para la fabricación de ciertos componentes. El laboratorio tiene una gran variedad de procesos de negocio y producción que abarcan desde flujos de trabajo manuales y sencillos hasta procesos de negocio complejos e interrelacionados. La mayoría se describen de manera centralizada en su workflow, automatizando al máximo su ejecución y control. Un mayorista realiza un pedido al laboratorio. Este digitaliza el pedido y captura los datos importantes tales como el número de mayorista, los productos y las cantidades pedidas para así almacenarlos en la base de datos central y archivarlos en un formato capaz de ser leído por otros programas. El sistema de workflow consulta las existencias en el stock. A los productos que hay en almacena les resta los pedidos y los marca como reservados para ese cliente. A continuación, el workflow envía un mensaje al departamento de envío de mercancías. Este por su parte, procesa el envío consultando los productos marcados para este mayorista, genera el remito o nota de entrega automáticamente y prepara el envío. El workflow además consulta donde se fabrica cada producto de modo que actualiza también automáticamente la planificación para cada centro de producción y envía los emails con la información de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.
Las ventajas de usar un sistema de WorkFlow
Los beneficios de automatizar los flujos de trabajo son muchos y pueden marcar un antes y un después en el devenir de cualquier empresa.
Algunos de los frutos que puede obtener la empresa con la implementación de un workflow son los siguientes:
1. La comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, volviéndose más ágil, más sencilla y por supuesto, considerablemente más segura
2. Se optimizará la circulación de la información.
3. El proceso interno de toma de decisiones también se verá mejorado
4. Uno de los beneficios más importantes será que para todos los departamentos de la empresa, la división del trabajo estará más definida y será más fácil de comprender.
5 Se conseguirá ahorrar tempo, así como que la productividad del negocio experimente una considerable subida
6. También se conseguirá que la atención al cliente pase al siguiente nivel Tengamos presente que un cliente satisfecho es la mejor estrategia de todas las empresas
7. Se optimizará la realización de trabajos y labores de forma corporativa
8. Se afianzará entre los empleados el sentimiento de pertenencia a la empresa, con todos los beneficios que esto reporta para las empresas
9. Los trabajadores se sentirán mejor valorados y reconocidos en su entorno laboral, lo cual no solo redundará en beneficio de la empresa, sino también, obviamente, en el del propio profesional
Otras ventajas que aportan los workflows:
La terminología WorkFlow
Los siguientes términos son fundamentales en los sistemas de WorkFlow de SAP:
En el diseño e implementación de un workflow existen 5 preguntas clave que han de ser respondidas para cada parte de un proceso de negocio:
¿En qué orden? WorkFlow
La definición del Workflow describe el proceso de negocio a implementar. Cada Workflow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso bene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. Un Workflow se activa mediante uno o más eventos El evento depende del Workflow y debe estar activamente relacionado a el.
¿Qué? Actividad/Tarea
Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.
Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto último requerirá de la técnica de determinación de agentes)
En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina Workitem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.
¿Con que objeto? Business Object
Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves. Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores. Los componentes de un objeto son:
En el Workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de obietos para iniciar finalizar o marcar eventos en el Workflow.
¿Quién? Determinación agentes
Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán. Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existen restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla. Luego se definen los agentes responsables. El agente responsable es quien recibirá la tarea en su Business Workplace Siempre un agente responsable es un agente posible.
¿Cuándo? Evento
Los eventos informan al Workflow que algo ha sucedido. El Workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada. Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflows.
Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos (por ejemplo, la tarea aprobar podido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado). De esta manera el flujo del Workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes. Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos.
Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por
Los perfiles ideales para aprender SAP WorkFlow
Para convertimos en Consultores SAP WorkFlow no es necesario que contemos previamente con algún tipo de formación universitaria en especial ni siquiera es indispensable que tengamos un título universitario, pero si es cierto que contar con conocimientos técnicos de programación en genera nos ve ayudar muchísimo.
SAP Workflow es una excelente opción de carrera profesional o perfeccionamiento del curriculum para una amplia variedad de perfiles entre los cuales podemos destacar:
Accediendo a SAP WorkFlow
A través de la transacción SWLD/Funcionalidades en las carpetas/Transacciones
Las transacciones de SAP WorkFlow
SAP Business WorkPlace (correspondiente a la transacción SBWP): también llamada bandeja de entrada del usuario de SAP o Inbox, es una parte del entorno de ejecución de los SAP Business Workflows con el cual podremos:
WorkFlow Builder (correspondiente a la transacción SWDD): es la herramienta usada para crear y editar la definición de un workflow. El workflow builder permite definir entre otras cosas:
Business Object Builder (correspondiente a la transacción SWO1): desde esta transacción podemos administrar los objetos de negocio existentes en el sistema. Un objeto de negocio es un programa ABAP que tiene datos, métodos y eventos. Podemos usar los objetos de negocio estándar de SAP o el cliente puede crear sus propios objetos de negocio, copiando los objetos estándares.
Sobre el autor
Publicación académica de Ornella Mollani Norverto, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
SAP Senior
Ornella Mollani Norverto
Profesión: Ingeniera Química - Argentina - Legajo: MA29J
✒️Autor de: 38 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy ing. química (utn-frc, argentina). quisiera formar parte de una empresa dónde poder crecer en el ámbito it, integrando con mis conocimientos ingenieriles y mis aptitudes de liderazgo e innovación.
Certificación Académica de Ornella Mollani
