✒️SAP WorkFlow

Work Flow (flujo de trabajo)

Son herramientas Cross. Impactan a todos los módulos del sistema SAP. Consiste en la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día de tal forma que las tareas y la información pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y reglas o patrones establecidos con anterioridad. Permite la implementación técnica de procesos de independientemente del tiempo y el lugar .

El sistema workflow cubre todos los aspectos del proceso. El flujo de trabajo es controlado y coordinado en sus pasos de trabajos individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.

Características comunes a todos los workflows:

• Incluyen un número finito de actividades;
• Las actividades se llevan a cabo siempre de la misma manera;
• Los workflows involucran a diferentes personas y departamentos;
• Requieren un alto grado de coordinación;
• Los workflows residen en la memoria de los sistemas, por lo que si se corta la luz eléctrica se cae el workflow
• La mayoría de los workflows que se caen o no funcionan es por falta de información.
• Los workflows se pueden configurar por roles o puestos de trabajo dentro de la empresa, en lugar del nombre y apellido de un empleado en particular, pero para eso se debe mantener la estructura del organigrama de los recursos humanos de la empresa.
• Es posible crear un workflow para realizar cualquier cosa, excepto lo que tiene que ver con dar permisos y autorizaciones a los empleados.
• Los problemas de autorizaciones son los más comunes particularmente cuando se va una persona y entra otra en su puesto de trabajo.

Controlan los procesos basándose en un modelo y son particularmente útiles en organizaciones estructuradas.

Ejemplos de workflows

• Contratación de empleados:

1. Paso 1: una vez aprobado en el proceso de selección, se envía un correo electrónico de bienvenida al empleado nuevo;
2. Paso 2: se procede a ingresar la información de personal de este empleado en la base de datos de la empresa
3. Paso 3: se realizan todos los procedimientos legales
4. Paso 4: se realiza la presentación del nuevo empleado a los otros miembros del equipo de trabajo
5. Paso 5: se realiza la preparación de los materiales de trabajo que el nuevo empleado necesitará, tales como la computadora, la cuenta de e-mail, el acceso al software, etc
6. Paso 6: se procede a capacitar al empleado para que pueda llevar a cabo sus tareas laborales .

La aprobación de facturas también es una aplicación interesante para automatizar mediante un workflow.

Qué no es un workflow?

• Un sistema de gestión de documentos;
• Un sistema de e-mail
• Un sistema de distribución de datos entre sistemas
• Una transacción para secuenciar pantallas
• La administración de datos temporales
• Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de Workflow tampoco lo hará).

Las ventajas de utilizar un sistema de workflow

• La comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, volviéndose más ágil, más sencilla y considerablemente más segura;
• Se optimizará la circulación de la información;
• El proceso interno de toma de decisiones también se verá mejorado;
• Uno de los beneficios más importantes será que para todos los departamentos de la empresa la división del trabajo estará más definida y será más fácil de comprender;
• Se conseguirá ahorrar tiempo, así como que la productividad del negocio experimente una considerable subida.
• Se conseguirá que la atención del cliente pase a otro nivel.
• Se optimizará la realización de trabajos y labores de forma corporativa;
• Se afianzará entre los empleados el sentimiento de pertenencia a la empresa, con todos los beneficios que esto reporta para las empresas;
• Los trabajadores se sentirán mejor valorados y reconocidos en su entorno laboral, lo cual no solo redundará en beneficio de la empresa, sino también, en el del propio profesional.
• Aseguran el cumplimiento de los estándares de calidad y los procedimientos;
• Proporcionan el estado real de los procesos en cada momento;
• Mejoran la productividad de cada empleado;
• Detectan los cuellos de botella y posibles incumplimientos;
• Reducen el uso de papel

La terminología de Workflow

En el proceso de implementación de workflow, 5 preguntas has de ser respondidas para cada parte de un proceso de negocio:

• En qué orden? Workflow:

1. Controla el flujo del proceso;
2. Consiste en un conjunto de pasos;
3. Puede ser lanzado mediante eventos.

Cada worflow se compone de una serie de pasos enlazados. cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer y se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del workflow y debe estar activamente relacionado a él.

• Qué? Actividad/ Tarea:

1. Una actividad puede ser: ejecutar una transacción; ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local;
2. La generación y envío de documentos;
3. La toma de decisiones;
4. El control del flujo.

Las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos y pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona.

El tiempo de ejecución de la actividad o tarea se denomina WorKitem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como la información necesaria para ejecutar la actividad.

• Con qué objeto? Business Object

Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves. se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.

Los componentes de un objeto son:

1. Atributos: son los campos que identifican el objeto;
2. Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto;
3. Eventos: indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, entre otros.

En el workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar actividades. a su vez, se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el workflow.

• Quién? Determinación de agentes

Los agentes posibles cuya definición es requerida por todas las tareas son aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.

Para las tareas generales no existen restricciones en cuanto a las personas que pueden recibirla.

Luego se definen los agentes responsables, que son los que recibirán la tarea en su Business Workplace y siempre son también agentes posibles.

• Cuándo? Evento

Informan al workflow que algo ha sucedido. El workflow puede reaccionar al evento si la relación entre ambos está activada.

Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los workflows.

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos. De esta manera el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.

Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos.

Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:

1. Por programa (mediante funciones específicas de workflow)
2. Mediante documentos de cambio (Change documents)
3. Mediante es sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)
4. Mediante la gestión de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc)
5. Mediante el sistema de información logística (alertas)
6. Mediante documentos de cambio del módulo HCM

Los perfiles ideales para aprender SAP Workflow

• Ingenieros industriales o Ingenieros en procesos cuya responsabilidad sea automatizar los procesos de las empresas;
• Consultores ABAP que deseen especializarse técnicamente en el desarrollo de workflows
• Consultores funcionales que deseen interiorizarse sobre cómo implementar WorkFlows en SAP;
• Programadores en general que deseen especializarse en SAOP WorkFlow
• Público en general que busque iniciar una carrera exitosa de gran salida laboral.

Accediendo a SAP WorkFlow

A través del menú correspondiente a la transacción SWLD. Dentro de cada una de las carpetas Herramientas definición, Herramientas tiempo ejecución, Reporting, Utilidades, Presentación, Entorno y Gestión vamos a encontrar todas las funcionalidades asociadas a los workflows en SAP.

Las transacciones de SAP WorkFlow

• SAP Business WorkPlace (correspondiente a la transacción SBWP): también llamada bandeja de entrada del usuario de SAP o Inbox, es una parte del entorno de ejecución de SAP Business Workflows con el cual podremos:

1. Procesar los workitems
2. Recibir y enviar mensajes
3. Almacenar documentos

• WorkFlow (correspondiente a la transacción SWDD): es la herramienta utilizada para crear y editar la definición de un workflow. El workflow Builder permite definir entre otras cosas:

1. Los pasos del workflow
2. Los disparadores de los eventos
3. La interface de los datos

• Business Object Builder (correspondiente a la transacción SWO1): desde esta transacción podemos administrar los objetos de negocio existentes en el sistema.

Un objeto de negocio es un programa de ABAP que tiene datos, métodos y eventos.

Podemos utilizar los objetos de negocio estándar existentes en el sistema SAP o el cliente puede crear sus propios objetos de negocio, copiando los objetos estándares.