✒️SAP S/4HANA FINANCE La configuración de Activos Fijos
SAP S/4HANA FINANCE La configuración de Activos Fijos
UNIDAD 3. LA CONFIGURACION EN SAP S/4HANA
LECCION 4. CONFIGURACION DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo: Conocer los cambios en la configuración de activos fijos y aspectos a considerar en la migración a la nueva versión de SAP S4/4HANA.
· Introducción a la Nueva Contabilidad de Activos Fijos.
Con la implementación de la funcionalidad Nueva Contabilidad Principal (New GL), disponible para SAP ECC 6 EHP 7 desde el 2013, es posible la implementación de la Nueva Contabilidad de Activos Fijos con la previa activación de algunas funciones empresariales, sin embargo, para poder hacer uso de la funcionalidad completa es necesario la migración a la nueva versión de SAP S/4HANA, dado con que la nueva base de datos HANA en memoria las velocidades de procesamiento son mas rápidas, y la simplificación e integración en S/4HANA Finance ha permitido aumentar la potencia y la eficiencia en la ejecución de los procesos.
Es por ello que, la Nueva Contabilidad de Activos fue beneficiada de la optimización del procesamiento, gracias a ello y a la nueva estructura de datos junto con la integración completa con Finanzas mediante el Diario Universal de documentos almacenado en la tabla ACDOCA, ha permitido la ejecución de la funcionalidad adicional.
A nivel de parametrización básica el módulo de activos fijos no sufrió muchos cambios, dado que se sigue asignando una sociedad FI a un plan de valoración local el cual tiene reglas para el cálculo de la depreciación, diferentes métodos de cálculo, la asignación de cuentas, el diseño de las pantallas y la vida útil predeterminada se vincula a la clase de activo fijo, en la que se agrupan activos fijos de naturaleza similar, y se continua utilizando las áreas de valoración para el registro de distintos valores según diferentes principios contables.
Algunas de las principales mejoras que incorpora esta nueva versión es la integración con la contabilidad general, así como los cambios referidos a la parametrización y migración de activos fijos desde un sistema legacy.
1. Cambios en la estructura de datos en la contabilidad de activos.
A continuación, algunas tablas cambiaron con respecto a la nueva versión de SAP S/4HANA:
· Los datos reales de las tablas ANEK, ANEP, ANEA, ANLP, ANLC pasan a almacenarse en la tabla ACDOCA.
· La información de los datos de cabecera de los movimientos de AF que se guardaban en la ANEK ahora se almacenan en la BKPF.
· Los datos estadísticos que se almacenaban en las tablas ANEP, ANEA, ANLP, ANLC ahora se almacenan en la tabla FAAT_DOC_IT.
· Los datos de valores planificados que se almacenaban en la ANLP y ANLC ahora se almacenan en FAAT_PLAN_VALUES.
· La Contabilidad de activos clásica pasa a ser la Nueva Contabilidad de activos fijos, mediante la ejecución de pasos obligatorios relativos al módulo de AF.
· La contabilización en diferentes periodos en distintos ledgers es posible con algunas restricciones en cuanto al inicio y fin del año fiscal, el cual debe ser igual.
2. Transacciones obsoletas
Con la implementación de la Nueva contabilidad de AF quedaron obsoletas las siguientes transacciones:
· ABST2 Reconciliación de cuentas: debido a la integración en tiempo real de los movimientos de activos fijos y la contabilidad general en las mismas tablas, ya no es necesario ejecutar la reconciliación.
· ASKBN Contabilización periódica: esta se utilizaba para contabilizar en el libro mayor los movimientos que se registraban primeramente en la contabilidad de AF en áreas paralelas.
· AJRW Cambio de ejercicio: esta tarea se unifico con la misma transacción utilizada para efectuar el arrastre de saldos de cuentas de mayor.
· OASV Asientos de ajustes: utilizada en la migración de los datos maestros de AF y sus valores (valor de origen, amortización acumulada y amortización del ejercicio) desde otro sistema, estos primeramente se registraban con la transacción AS91/AS92, sin embargo, esta no impactaba en la contabilidad, para ello se utilizaba la transacción OASV para registrar en contabilidad imputando en forma directa sobre las cuentas de mayor asociada a AF.
3. Transacciones modificadas
En la Nueva Contabilidad de Activos las siguientes transacciones han sido modificadas:
· AFAB Amortizaciones: cambio el programa que se ejecuta, antes era RAPOST2000 ahora en SAP S/4HANA Finance pasa a ser DEPRECIATION_POST.
· AS91 Carga inicial: ya no permite ingresar los valores de activos fijos migrados desde esta transacción.
· AFAR Recalculo de amortizaciones: cambio el programa que lo ejecuta, ahora es FAA_DEPRECIATION_CALCULATE, el cual se recomienda ejecutar periódicamente para ajustar los valores planificados de depreciación en caso de ser necesario.
4. Transacciones nuevas
En la versión de SAP S/4HANA se crean nuevas transacciones con mejoras a las ya existes, sin embargo, siguen estando disponibles las dos puesto que ambas utilizan el mismo programa. La mayoría se diferencian por que se les ha agregado la letra L al final, algunas de ellas son:
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Tr. Antigua |
Tr. Nueva |
Descripción |
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AB01 |
AB01L |
Registrar movimiento de AF |
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ABAA |
ABAAL |
Registrar amortización no planificada |
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ABSO |
ABSOL |
Otros movimientos de AF |
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ABZON |
ABZOL |
Alta con contrapartida automática |
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ABMA |
ABMAL |
Amortización manual |
· Configuración
Puntos a considerar en la configuración de la Nueva Contabilidad de AF:
.1. Activación de Business Functions
Como primer paso, ingresando en la transacción SFW5 se procede a activar las siguientes funciones de negocio (Business Functions):
· ENTERPRISE_EXTENSIONS - EA-FIN
2. Definición de áreas de valoración
En SAP S/4HANA el concepto de áreas de valoración cambia en los siguientes aspectos:
· El área principal de la valoración inicial (antes área 01) y el área principal de valoración paralela se deben crear con las contabilizaciones en tiempo real.
· Es obligatorio la asignación de un principio contable o norma de presentación a cada área de valoración (incluyendo las que no contabilizan).
· Para cada moneda adicional definida en una sociedad FI es obligatorio configurar un área de valoración, tanto para el libro principal como para los ledgers paralelos.
· Las áreas de valoración derivadas (áreas de valoración delta) ya no son necesarias debido a la contabilización en tiempo real de la valoración principal y paralela, siento estas opcionales o con fines informativos.
· El indicador de contabilización para cada área de valoración se simplifico a las siguientes 4 opciones disponibles:
1. Área de contabilización en tiempo real
2. El área no contabiliza
3. Área solo contabiliza las amortizaciones
4. Área contabiliza simultáneamente inventarios y amortización.
2.3 Especificar traspaso de valores CAP
Consiste en definir las reglas de traspaso para los valores de contabilización de las áreas de valoración, para garantizar que determinadas áreas de valoración gestionen valores de capitalización uniformes.
Para ello se debe acceder a la siguiente ruta del customizing:
Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad de AF (nueva) -> Valoración general -> Áreas de valoración -> Especificar traspaso de valores CAP
Especificando lo siguiente:
· El área de referencia o área de valoración desde la cual el sistema toma el importe de contabilización al registrar movimientos relevantes para los costes de adquisición y producción.
· Si el traspaso debe ser obligatorio u opcional, en este último caso, al contabilizar podrá indicar valores de contabilización específicos de área mediante la función correspondiente.
Por ejemplo, para áreas de valoración de AF en moneda extranjera, aunque tenga bases de valoración iguales a la moneda local, se debe especificar en una transferencia obligatoria de valores de contabilización desde el área de referencia o desde el área a contabilizar de la norma de presentación respectiva.
Es importante tomar en cuenta lo siguiente para el traspaso de valores de Costes de Adquisición y Producción:
2.4 Área de valoración para actualización de cantidad
Esta parametrización es relevante si se utiliza bienes económicos de poco valor y determina cual es el área de valoración que se desea utilizar para la actualización de cantidades, las cuales se actualizan en el registro maestro solo en el caso de que se ha contabilizado en el área configurada en la siguiente ruta:
Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad de AF (nueva) -> Valoración general -> Áreas de valoración -> Fijar área de valoración para actualización de cantidad
Una vez ingresado se visualizan las áreas de contabilización en tiempo real, donde se tiene que elegir el área que gestionará la cantidad.
Impacto de modificar la configuración de cantidades:
Si se modifica el área de valoración para la actualización de cantidades, no se modificará la información de cantidades en los registros maestros de activos fijos. Los documentos del libro auxiliar de AF que se han contabilizado antes de la conversión mantienen su información sobre cantidades y esta se refleja en el registro maestro de AF. Al anular algún documento contabilizado antes de la conversión se ajusta la cantidad, independientemente si se ha contabilizado el área de valoración utilizada para la actualización de cantidades.
2.5 Cuenta de compensación técnica
En la contabilidad integrada de un alta de AF se puede dividir la operación en una parte operativa y una parte a valorar.
En la parte operativa (contabilidad de acreedores), el sistema contabiliza un documento valido para todas las normas de presentación de cuentas contra la Cuenta de compensación técnica para el alta de AF integrada. Desde el punto de vista técnico, se crea un documento valido para todos los grupos de ledgers.
En la parte que valora (contabilidad de AF con capitalización), el sistema crea un documento separado que solo es válido para la respectiva norma de presentación de cuentas. Este documento se contabiliza contra la cuenta de compensación técnica para el alta integrada de AF. Desde el punto de vista técnico, se crea documentos específicos para grupos de ledgers por cada norma de presentación.
Con el procedimiento anterior el sistema asegura que, para cada norma de presentación de cuentas asignada en el plan de valoración y objeto de imputación, la cuenta de compensación técnica para el alta de AF integrada tenga saldo cero, para lo cual la cuenta no debe permitir contabilizaciones manuales. Esta cuenta no aparece en el balance sino en el anexo del cierre del ejercicio, ya que presenta saldo cero.
Para la configuración de la cuenta de compensación técnica acceder a la siguiente ruta del customizing:
Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad de AF (nueva) -> Valoración general -> Áreas de valoración -> Fijar área de valoración para actualización de cantidad
Condiciones que debe cumplir la cuenta de compensación:
2.6. Especificar clase de documento divergente para cada grupo de ledger
Como se explicó anteriormente al registrar un alta o algún otro movimiento de AF integrado, el sistema distribuye la operación contable en una parte operativa y otra a valorar.
La parte operativa contabiliza un documento valido para todas las normas de presentación de cuentas y todos los grupos de ledger, si se trata de una compra de AF lo más probable es que sea un documento de clase KR – Factura Acreedor.
La parte que valora crea un documento separado valido solo para el área de presentación de cuentas y se definen clases de documentos para separar los documentos de valoración de los documentos operativos y así facilitar su identificación en los reportes, lo cual se parametriza siguiendo la ruta:
Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad de AF (nueva) -> Integración con el libro mayor -> Operaciones integradas: Cl. Documento divergente p. documentos esp.gr.ledger -> Especificar clase documento diverg. p.documentos especif. grupo ledger -> Diferenciar cl. Doc. Divergente depend. sociedad
En esta configuración se especifica la clase de documento original y la clase de documento de AF para el Grupo de Ledger o norma de presentación.
Los tipos de documentos alternativos solo se pueden definir para los documentos específicos de las normas de presentación de cuentas y se definen para separar los documentos de valoración de los documentos operativos e identificarlos fácilmente en los reportes. Dependiendo de los requisitos del negocio, pueden definirse a nivel de mandante (valido para todas las sociedades) o a nivel de sociedad, es decir, una clase de documentos diferente para cada combinación de sociedad/documento original.
3. Amortizaciones:
En la versión de S/4HANA el cambio principal es el cuanto al programa que ejecuta las amortizaciones, con lo cual desaparece la opción de Distribución del valor neto, que determinaba como se debía comportar el sistema si la clave de amortización o la vida útil del activo cambiaba durante el transcurso del año fiscal, dando como resultado cambios en el valor de la depreciación bien sea en mayor o menor valor. En el caso de que esta función estuviera activada, la diferencia se distribuía equitativamente entre los periodos restantes del año fiscal en curso, de lo contrario, toda la diferencia se registraba en el siguiente mes a ejecutar la amortización.
Esta configuración de reglas de contabilización de la amortización se encuentra en el customizing en la siguiente ruta:
Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad de AF (nueva) -> Integración con el libro mayor -> Contabilizar operaciones en el libro mayor -> Especificar periodicidada/reglas contabilización
Se observa que en la configuración del ERP existe la opción Distribución valor neto, mientras que en HANA ya no está disponible en la Contabilidad de nuevos activos.
4. Migración desde un sistema Legacy
Esta actividad se refiere a la migración de datos desde un sistema anterior que incluyen datos maestros, saldos y movimientos, ejecutada antes de la salida en productivo en los proyectos de implementación de SAP.
Para las migraciones comúnmente se utilizaba la transacción AS91 que permitía crear el dato maestro del AF con la fecha de capitalización anterior a la fecha de salida en productivo, y al mismo tiempo asignar los valores mediante el botón Valores de Traspaso, que permitía ingresar para cada área de valoración y concepto de valor (ya sea el valor de origen, las amortizaciones acumuladas, amortización del ejercicio, etc.) el importe que tenia en el sistema anterior, sin embargo, estos valores no se reflejaban en los saldos contables de las cuentas de mayor, sino solo en los reportes de AF. Para completar el ciclo en la contabilidad, se debía crear un documento por el valor total de los AF utilizando la transacción OASV.
4.1. Transacción ABLDT
En la nueva versión de SAP S/4HANA Finance no se crean maestros de activos y sus valores juntos para luego contabilizar un asiento resumen, sino que en forma similar a lo que ocurre en los submódulos de cuentas por pagar y cobrar, primero se crean los datos maestros y luego se contabiliza por separado el valor del AF, al tiempo que se registra en el libro mayor. Esto se realiza accediendo a la transacción ABLDT, en la cual primero se ingresa el área de valoración y luego el valor que corresponde para cada concepto (valor de origen, amortización acumulada, amortización del ejercicio, amortización no planificada, revalúos, etc.), finalmente al grabar se genera un documento contable.
4.2. Parametrizaciones para la migración
Para poder utilizar la transacción ABLDT se deben realizar unas configuraciones previas siguiendo la ruta del customizing:
Gestión financiera (nuevo) -> Contabilidad de AF (nueva) -> Parámetros para la transferencia -> a) Especificar cuenta de contrapartida para transferencia de datos existentes; b) Especificar clase de documento para transferencia de datos existentes; c) Definir clases valoración para traspasar partidas abiertas
Transferencia de datos de AF
Para que la transacción ABLDT pueda generar un documento contable se debe definir lo siguiente:
a) Especificar cuenta de contrapartida para transferencia de datos existentes: en toda migración suelen utilizarse cuentas puente para cada tipo de cuenta sea partidas abiertas de acreedores, deudores, materiales y activos fijos, la suma de todas las cuentas puentes debe resultar en saldo cero a fin de garantizar que se haya migrado íntegramente el balance.
b) Especificar clase de documento para transferencia de datos existentes: en esta actividad se define la clase de documento con la cual se generarán los documentos de migración de AF.
c) Definir clases valoración para traspasar partidas abiertas: es importante definir la clase de movimiento para el armado del cuadro de AF. SAP tiene configurado por defecto la clase de movimiento 970 para las migraciones, sin embargo, puede definir una clase de movimiento especifica para la migración inicial de cualquier movimiento que se realice en el AF.
4.3. Transacción LSMW – Legacy Sistem Migration Workbench
La transacción LSMW es una herramienta muy utilizada en todo tipo de migraciones, ya que permite realizar cargas masivas, sin embargo, para el traspaso de valores de activos no pueden utilizarse grabaciones, dado que la transacción ABLDT utiliza una cuadricula ALV habilitada para entradas manuales y no permite ser utilizada en entradas masivas o por lotes.
Para grandes volúmenes de datos se puede utilizar la BAPI_FIXEDASSET_OVRTAKE_CREATE. También puede utilizarse una Bapi en combinación con la transacción LSMW con el método CreateInclValues para el Business Object BUS1022 (ver Nota OSS 2208321)
Saludos.
Sobre el autor
Publicación académica de Ana María Molero De Medina, en su ámbito de estudios para el Máster Accounting en SAP S/4HANA FINANCE.
SAP SemiSenior
Ana María Molero De Medina
Profesión: Licenciada en Contaduría Pública - Venezuela - Legajo: BE53Q
✒️Autor de: 17 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Contador público, apasionada por la consultoría sap. con 15 años de experiencia en sap fico, destaco por ser proactiva, organizada y analítica. emocionada por contribuir al éxito y afrontar desafíos.
Certificación Académica de Ana Molero
