✒️SAP S/4HANA FINANCE La configuración de datos maestros de deudores y acreedores

UNIDAD 3. LA CONFIGURACION EN SAP S/4HANA

LECCION 2. CONFIGURACION DE DATOS MAESTROS DE DEUDORES Y ACREEDORES

Objetivo: Aprender la configuración de los BP o interlocutores comerciales y su integración con deudores y acreedores.

1. Integración.

Aun cuando las transacciones para la creación y/o modificación de datos maestros de clientes y acreedores utilizadas en la anterior versión de SAP ECC ya no son válidas en la nueva versión de SAP S/4HANA, la mayor parte de la configuración de los mismos se mantiene.

Es por ello que, para la creación de Business Partners (BP) o interlocutores comerciales como deudores o acreedores se requiere realizar algunas configuraciones para integrar la parametrización de deudores y acreedores con las requeridas para crear un interlocutor comercial, partiendo como mínimo de los siguientes puntos:

• Grupo de cuentas de deudores y acreedores: se refiere a la configuración del estatus campo en la que se configuran los campos obligatorios, opcionales u ocultos para grupos de cuentas de interlocutor comercial, lo que define los campos que estarán disponibles y visibles durante la creación del mismo, para lo cual se requiere vincular el grupo de cuentas al rol del interlocutor comercial.
• Rango de números y su asignación: en esta actividad se define la configuración para la creación de los rangos de los números y su asignación según el rol que tenga el interlocutor comercial, si se requiere que cada rol tenga un numero independiente o si bien se requiere conservar el mismo número para cada rol.

IMPORTANTE: La funcionalidad para la integración de interlocutores comerciales con deudores y acreedores puede ser aplicada desde la versión de SAP ECC 6.70

2. Configuración inicial

A continuación, se detallan los pasos del customizing requeridos para la creación de interlocutores comerciales como deudores y acreedores.

2.1. Definir rangos de números

Para configurar los rangos de números a utilizar en la creación de interlocutor comercial se accede a la Transacción BUCF que se encuentra en la siguiente ruta:

Componentes multiplicaciones -> Interlocutor comercial central -> Interlocutor comercial -> Parametrizaciones básicas -> Rangos de números y agrupaciones -> Definir rangos de números

Luego se presiona el botón Modificar intervalos, se ingresa un numero para identificar el rango, se ingresan los valores desde - hasta en los campos De numero - A número, y se define si la numeración es interna dejando sin marca el Checkbox Ext, o si desea que sea externa marca el Checkbox.Ext.

2.2. Definir agrupaciones y asignar rangos de números

Una Agrupación es una clasificación que determina el rango de número bajo el cual se creara el interlocutor comercial. Para ello se definen agrupaciones mediante la vista V_TB001 que se encuentra en la siguiente ruta:

Componentes multiplicaciones -> Interlocutor comercial central -> Interlocutor comercial -> Parametrizaciones básicas -> Rangos de números y agrupaciones -> Definir agrupaciones y asignar rangos de números

En la vista se puede observar que el sistema SAP tiene preconfigurados las agrupaciones estándares 001 con asignación interna de números y la 002 con asignación externa de números. Sin embargo, se puede definir una nueva agrupación, presionando el botón Entradas Nuevas, ingresar una clave alfanumérica de hasta 4 caracteres, ingresar un texto breve y una denominación y asignar un rango de números creado según lo indicado en el punto anterior, finalmente indicar si la numeración será Externa marcando el Checbox, de lo contrario si será interna dejar sin marca.

3. Sincronización de datos maestros

A continuación, se explican los pasos del customizing necesarios para la vinculación de los datos maestros de acreedores y deudores con los interlocutores comerciales.

3.1. Activación del Postprocessing Office para procesos de sincronización

Esta tarea es muy técnica para lo cual se debe acceder a la ruta siguiente para activar el Postprocessing Office (PPO):

Componentes multiplicaciones -> Sincronización datos maestros -> Control de sincronización -> Control de sincronización -> Post-Processing Office: Activar ordenes p.obj.plataforrma

Luego debe ingresar una entrada con el objeto de sincronización BP y marcar el Checkbox PPO activo.

3.2. Activar Opciones de sincronización.

Esta actividad consiste en especificar cuales objetos deben estar sincronizados, para lo cual deben estar activados el BP con el deudor y acreedor y viceversa. Esto se realiza en la siguiente ruta del customizing:

Componentes multiplicaciones -> Sincronización datos maestros -> Control de sincronización -> Control de sincronización -> Activar opciones de sincronización

Activar opciones de sincronización

3.3. Integración cliente

Esta actividad consiste en asignar al Grupo de cuentas de deudores el rol IC (Interlocutor Comercial) en el cual se debe crear durante el tratamiento como deudor.

Para ello es necesario que se cumplan las siguientes condiciones previas:

• En Gestión Financiera se deben hace configurado previamente los grupos de cuentas y los rangos de números asignados a los grupos de cuentas utilizados en la creación de cuentas de deudor.
• Se debe haber definido y parametrizado el rol de IC.

Para especificar función de IC en sentido Deudor ir a la ruta siguiente del Customizing:

Componentes multiplicaciones -> Sincronización datos maestros -> Integración cliente proveedor -> Parametrizaciones interlocutor comercial -> Parametrizaciones de integración de clientes / deudores -> Especificar función IC en sentido deudor según IC.

En el caso de ejemplo, se le asignaron funciones estándares de Interlocutores Comerciales que SAP trae predeterminados al grupo de cuentas deudor ZDBP para clientes en FI y en SD:

FLCU00: permite crear al deudor en la sociedad FI.

FLCU01: permite crear al deudor en el área de ventas (SD).

3.3.1. Asignación de números para la integración

En esta actividad se define como será la numeración de los interlocutores comerciales según cada rol si es igual o distinta según el rol. En el caso de que se desee que la numeración sea la misma, el Grupo de deudor debe ser configurado para permitir numeración externa y debe tener el mismo rango que el interlocutor comercial.

Para poder realizar esta actividad es necesario que se cumplan las siguientes condiciones previas:

• Se debe haber definido y parametrizado rangos de números y agrupaciones para el interlocutor comercial (IC).
• En el customizing de Gestión Financiera (FI) se deben haber especificado los grupos de cuentas y los rangos de números asignados a los grupos de cuentas utilizados para la creación de cuentas de deudor.

Para la asignación de números para la integración ir a la ruta siguiente del Customizing:

Componentes multiplicaciones -> Sincronización datos maestros -> Integración cliente proveedor -> Parametrizaciones interlocutor comercial -> Parametrizaciones de integración de clientes / deudores -> Asignación campos para integración de deudores -> Asignación de claves -> Especificar asignación de números p.direccion interloc. Comercial a deudor

Seguidamente, se asignan Grupos de cuenta del registro maestro de deudor a las Agrupaciones del IC con el fin de permitir la actualización simultanea del deudor al tratar el IC. Con esta asignación se determina si el registro maestro de deudor se crea con una agrupación de cuentas con asignación interna o externa, o con igualdad de números.

3.4. Integración acreedor

Esta actividad consiste en asignar al Grupo de cuentas de acreedores el rol IC (Interlocutor Comercial) en el cual se debe crear durante el tratamiento como acreedor.

Para ello es necesario que se cumplan las siguientes condiciones previas:

• En Gestión Financiera se deben hace configurado previamente los grupos de cuentas y los rangos de números asignados a los grupos de cuentas utilizados en la creación de cuentas de acreedor.
• Se debe haber definido y parametrizado el rol de IC.

Para asignar el Grupo de cuentas de Acreedor a la Agrupación IC (Vista V_TBC001) ir a la ruta siguiente del Customizing:

Componentes multiplicaciones -> Sincronización datos maestros -> Integración cliente proveedor -> Parametrizaciones interlocutor comercial -> Parametrizaciones de integración proveedores / acreedores -> Asignación campos para integración de acreedores -> Asignación de claves -> Especificar asignación de números para dirección IC a acreedor

Seguidamente, se asignan Grupos de cuenta del registro maestro de acreedor a las Agrupaciones del IC con el fin de permitir la actualización simultanea del acreedor durante el tratamiento del IC. Con esta asignación se selecciona si el registro maestro de acreedor se crea con una agrupación de cuentas con asignación interna o externa, o con igualdad de números.

Con esta configuración es posible crear IC en su rol general y ampliar a sus roles de deudores y acreedor en FI, SD y MM.

4.1. Definir función de Interlocutor Comercial

Si se desea crear una nueva función de IC, aparte de las que ya trae predeterminadas SAP, se debe acceder a la ruta siguiente en el customizing:

Componentes multiplicaciones -> Interlocutor comercial central -> Interlocutor comercial -> Parametrizaciones básicas -> Funciones interlocutor comercial -> Definir funciones IC

Una vez que ingrese en la ruta, se puede crear una nueva función copiando una estándar o bien creando una entrada nueva, para lo cual debe completar los siguientes datos:

• Función IC: ingrese una clave alfanumérica de hasta 6 caracteres.
• Título: Nombre breve de la función IC.
• Denominación: indique un nombre o descripción para la función IC.
• Tipo de Función: se refiere al tipo de función con la que los programas pueden acceder directamente a las funciones de IC asignadas a un IC.

• Vista IC: mediante este dato se determina el control de dynpros o pantallas en la creación de un IC.

4.2. Tipo de función IC

Como se indicó en el paso anterior al crear una función IC es necesario indicar un Tipo de función IC, el cual es un dato parametrizable e indica dos cosas:

• Tipo de diferenciación: es un dato que se utiliza internamente para especificar las características para distinguir objetos iguales. Ejemplo: datos generales, de sociedad, del área de ventas, etc.
• Tipo de interlocutor posible: para definir si un IC puede ser creado como organización, persona o grupo. Si se marcan varias opciones al crear el IC solicitará indicar el tipo, sin embargo, si solo se marca una opción especifica, el usuario no tendrá la posibilidad de elegir el tipo, por lo que será creado automáticamente según el tipo asignado.

4.3. Definir transacciones de aplicación:

Consiste en definir las transacciones utilizadas para el tratamiento de IC con base en la actividad deseada y las funciones de IC asignadas, a través de la siguiente ruta del customizing:

Componentes multiplicaciones -> Interlocutor comercial central -> Interlocutor comercial -> Parametrizaciones básicas -> Funciones interlocutor comercial -> Definir transacciones de aplicación

Las transacciones no estándar de SAP, que llamamos zeta, se les puede asignar tanto funciones IC como tipos de funciones IC, mientras que las transacciones estándar de SAP solo tienen asignados tipos de funciones IC.

Al ejecutar una transacción de aplicación se selecciona y trata la función de IC asignada a ese tipo de función IC y marcada como asignación estándar, adicionalmente, el usuario cuenta con todas las funciones IC asignadas a ese tipo de función IC.

Para crear una transacción se deben seguir los siguientes pasos:

• Definir una transacción y un texto
• Asignar el tipo de función IC o función IC

4.4. Control de pantallas o status campo.

Esta actividad consiste en definir mediante la asignación a una función IC los datos que se desean visualizar en modo interactivo para un interlocutor comercial.

La vista de interlocutor comercial se define en el Business Data Toolset (BDT) el cual sirve para controlar las dynpros mediante la asignación a una función IC en la siguiente ruta del customizing:

Componentes multiplicaciones -> Interlocutor comercial central -> Interlocutor comercial -> Parametrizaciones básicas -> Modificaciones de campo -> Configurar atributos campo p.función IC

Una vez ingresado en la pantalla se encuentran disponibles todas las funciones IC estándares, sin embrago, pueden agregarse otras funciones según lo explicado anteriormente en el punto 4.1. Seguidamente al posicionarse sobre una Función IC y presionar el botón Modificación de campo se despliega una pantalla donde se muestra en el lado izquierdo un set de datos BDT con un grupo de campos, y del lado derecho la lista de opciones disponibles para el set de datos: suprimir (oculto) entrada obligatoria, entrada opcional, solo visualización o no especificado.

5. Tablas relevantes

Algunas de las tablas utilizadas en SAP ECC para IC siguen vigentes tales como la KNA1, KNB1, LFA1, LFB1, etc.

En SAP S/4HANA las tablas más importantes para la integración ente IC y deudores y acreedores se especifican a continuación: