✒️SAP S/4HANA FINANCE La contabilidad general

UNIDAD 2: LOS IMPACTOS EN FINANZAS EN SAP S/4HANA

LECCION 1. LA CONTABILIDAD GENERAL

Objetivo: Identificar los principales cambios que afectan a la contabilidad general y a los datos maestros de cuentas mayor.

1. Introducción.

Uno de los principales cambios técnicos que trae consigo la nueva versión de SAP S/4HANA Simple Finance es la arquitectura de las tablas, ya que facilita el trabajo en memoria acelerando los tiempos de procesamiento de la información.

Algunos de los cambios técnicos que impactan en el módulo de finanzas se detallan a continuación:

1.1. Las antiguas tablas de datos

En la versión tradicional de SAP ERP, los movimientos en la contabilidad se almacenaban principalmente en dos tablas, la BKPF en donde se almacenan los datos de cabeceras de los documentos, y la BSEG en donde se almacenan las posiciones de los respectivos documentos. Ambas tablas se relacionan mediante tres campos clave que son: sociedad, numero de documento y ejercicio. De la tabla BSEG se derivan otras tablas como la BSID donde se almacenan los movimientos de partidas abiertas de deudores y BSIK para las partidas abiertas de acreedores, mientras que la BSAD contiene las partidas compensadas de deudores y la BSAK en el caso de partidas compensadas de acreedores.

Entre las tablas donde se almacenan los totales de los movimientos acumulados esta la FAGLFLEXT, que totaliza los movimientos por sociedad, cuenta de mayor, ejercicio y periodo, esta tabla es utilizada para obtener balances o reportes de sumas y saldos. En cambio, para generar los reportes de partidas individuales se consultan las tablas de detalle, como la BSEG.

Debido a la cantidad de tablas que se manejan en la versión tradicional del ERP para el módulo FI, es necesario ejecutar algunas transacciones de reconciliación, debido a que pudiera resultar que algunos de los movimientos de las tablas de detalle no se reflejen en las tablas de totales, sin embargo, con la unificación en una sola tabla de movimientos en la nueva versión de SAP S/4HANA Simple Finance, se eliminan los datos redundantes y el sistema se vuelve más eficiente, puesto que en una misma tabla se unifican varias.

1.2 La tabla ACDOCA - Diario Universal

El Diario Universal es la base de la contabilidad integral en SAP S/4HANA Simple Finance, este diario deja atrás los procesos de reconciliación ya que integra las estructuras de datos de los diferentes submodulos como: contabilidad general (G/L), contabilidad de gestión/control (CO), contabilidad de activos (AA) y gestión de materiales (MM) en una única tabla con elementos de línea combinada, eliminando la redundancia de datos y mejorando la transparencia, la navegación fluida y el reconocimiento de los datos financieros.

Cabe destacar que, en SAP S/4HANA Finance ofrece acceso transparente a las tablas de detalle obsoletas como la BSEG, BSID, BSAD, entre otras, las cuales no dejaran de existir, debido a que las mismas conservan los datos de vista de entrada que se siguen guardando en estas. Algunas tablas como la BSEG en ECC eran tablas cluster, que es una tabla de base de datos que contiene varias tablas, pero a partir de la versión SAP S/4HANA pasan a ser tablas transparentes.

En resumen, las tablas principales de Finanzas en S/4HANA son BKPF, BSEG, ACDOCA y ACDOCP.

1.3 La integración FI/CO.

En lo que se refiere a la relación entre los módulos FI y CO en SAP ECC cada movimiento en FI impacta a CO mediante un objeto de costo. El módulo CO tiene sus propias tablas de cabecera, detalle y totales, por lo que algunos de los datos se repiten en ambos módulos como la fecha, sociedad, moneda, centro de costo, cuenta de mayor, entre otros, debido a esta redundancia de datos se genera mayor cantidad de datos que ocupan mayor espacio en disco y requieren mayor tiempo de procesamiento, además de requerir la ejecución de actividades de reconciliación a fin de garantizar la integridad de los datos entre ambos módulos y que no se hayan perdido movimientos durante la actualización.

Con la nueva arquitectura del Diario Universal de SAP S/4HANA Finance, basada en una nueva tabla universal que integra los datos de la contabilidad general (FI), con los datos logísticos (MM) y de controlling (CO), se optimiza el tiempo de procesamiento eliminando los procesos de reconciliación de datos durante el periodo de cierre entre ambos módulos, proporcionando flexibilidad para un mejor análisis de los datos.

2. La creación de cuentas de mayor

En SAP ECC la cuenta de mayor es un dato propiamente del módulo financiero, que forma parte de un Plan de Cuentas asociado a la sociedad financiera. Por su parte, en el módulo de CO a nivel organizacional se define una sociedad CO la cual puede estar asignada a una o varias sociedades FI, y la relación entre ambos módulos es la cuenta de mayor en FI y la clase de costo en CO.

En el módulo CO la Clase de costo representa los costos reales o planificados, es por ello que, a fin de garantizar la conexión entre ambos módulos, la Clase de Costo primaria se debe crear en CO bajo el mismo código asignado a la Cuenta de mayor en FI, para lo cual esta última debe haber sido creada con previamente. Posteriormente, cada vez que se utiliza una cuenta de mayor que a su vez este creada como Clase de Costo el sistema solicita sea imputado a un objeto de costos (centro de costo, centro de beneficio u orden de costos), ya que se trata de una cuenta que ha sido definida como relevante para la contabilidad de costos.

En la nueva versión S/4HANA Finance se unificaron la Cuenta de Mayor y la Clase de Costo, en la transacción FS00 utilizada para la gestión de datos maestros de la cuenta mayor, con algunos campos adicionales que son relevantes para el módulo CO.

2.1 La transacción KA01 - Clases de costo

En la versión tradicional de SAP ECC para crear una Clase de Costo se accede a la transacción KA01, en la cual se ingresa el mismo código de la cuenta de mayor y una fecha de validez desde - hasta, seguidamente se selecciona el Tipo de Clase de costos entre las siguientes opciones, dependiendo de la naturaleza de la cuenta que se trate:

1 - Costes primarios/ingresos: cuentas de costos que originan pérdidas, como los gastos.

11 - Ingresos: cuentas de ingresos o ganancias, como las ventas.

12 - Reducción de ingresos: conceptos que reducen a los ingresos como los descuentos o bonificaciones en ventas.

Finalmente se procede a guardar, para dar por finalizada la creación de la Clase de Costos.

Vale destacar, que en SAP ECC también se puede acceder al Tratamiento de Clases de Costes desde la transacción FS00 para la gestión de datos maestros de cuentas de mayor, o bien accediendo a la ruta Finanzas - Controlling - Contabilizaciones de Clases de Coste - Datos maestros - Clase de Coste - Tratamiento individual.

TIP: Las Clases de costo secundarias son también objetos de costo dentro del módulo de Controlling que no necesariamente se encuentran identificadas con una cuenta de ingresos o de gastos, sino que son propias del módulo de Controlling para la ejecución de determinadas contabilizaciones como parte de la gestión de contabilidad interna, que sirven como cuentas puentes para la distribución entre varios centros de costos u ordenes, las contabilizaciones que se hayan imputado a un centro de costo u orden erróneo o bien genérico. En SAP ECC las clases de costos secundarias no formaban parte del Plan de cuentas, estas se creaban dentro de un rango de numeración de cuentas reservado para estas clases. En SAP S/4HANA las Clases de costos secundarias también se crean desde la transacción FS00, sin embargo, estas no pueden ser utilizadas para la contabilización de documentos en FI dado que el sistema arrojará un error.

2.2 La transacción FS00 - Cuenta mayor

En la versión de SAP S/4HANA la transacción FS00 fue ligeramente modificada para incorporar los datos correspondientes al Tipo de Clase de costo en el segmento Plan de Cuentas. En SAP ECC la FS00 en la pestaña Tipo/Denominación se dispone de 2 radio button para seleccionar si se trata de una Cuenta de beneficios o una Cuenta de balance.

En SAP S/4HANA en esta transacción (FS00) se reemplazaron los radio button Cta. beneficios y Cuenta de balance por una lista desplegable en el campo Clase cuenta mayor, con las siguientes opciones:

N - Gatos e ingresos no empresariales: cuentas de resultados (antes cuentas de beneficio) no relevantes para la contabilidad de costos.

P - Costos primarios o ingresos: cuentas de resultados que también son clases de costo.

S - Costes secundarios: clase de costo secundario que sólo existía en el módulo CO utilizada para realizar distribuciones y subrepartos de costos.

X - Cuentas de balance: cuentas patrimoniales.

2.3 Las transacciones de Clases de costo

Como dato adicional, en el árbol de transacciones del módulo Controlling en la nueva versión de SAP S/4HANA, ya no se visualizarán las antiguas transacciones para tratamiento de Clases de Coste (KA01, KA02, KA03, KA04, KA05, KA06) que se visualizan en esa misma ruta en la antigua versión SAP ECC, sino que estas han sido reemplazadas por la FS00 - Tratar clase de costes, como una transacción que centraliza la administración de los datos maestros de cuentas de mayor y clases de coste.

Visualización de datos maestros de Cuentas de mayor y Clases de Costos en ECC en comparación con la integración de Cuentas de Mayor y Clases de Costos en S/4HANA.

En ECC la transacción FS00 utilizada para crear, modificar o visualizar cuentas de mayor, en la pestaña Tipo/Denominación se observa que la cuenta mayor No. 400000 es una Cta. de beneficios (cta. de resultados), podemos tratar las clases de costo desde allí y visualizar que se trata de un Tipo de Clase de Costo 1 primario, esta misma información se encuentran en el árbol de Controlling - Contabilidad de clase de costo - Datos maestros - Clase de coste - Tratamiento individual - KA03 Visualizar clase de coste.

En SAP S/4HANA en la FS00 el campo referido a la Clase Cta. mayor cambio, dejó de ser un radio button y ahora pasa a ser un campo de lista desplegable con las opciones N Gastos e ingresos no empresariales, P Costes primarios o ingresos, S Costes secundarios y X Cuenta balance. En el caso de la cuenta consultada No. 400000 está clasificada como tipo P que significa que es una cuenta de resultados que impacta en la contabilidad de costos, por tanto, al imputar pide obligatoriamente ingresar algún objeto de costo como un centro de coste, Elemento PEP o una orden CO. A diferencia de la clase de cuenta N Gastos no empresariales que puede ser imputada sin objeto de costo porque no es relevante para la contabilidad de costos. Por otro lado, la clase de cuenta S Costos secundarios es utilizada para aquellas cuentas que se utilizan solo en el módulo de costos, no permiten contabilizaciones en el módulo FI.

En resumen, con la nueva tabla de diario universal que engloba todos los movimientos de los módulos FI y CO se eliminan todos los procesos de reconciliación que en la versión anterior eran necesarios, así como también la unificación de los datos maestros de las cuentas de mayor y las clases de costos en una única transacción, lo cual simplifica las actividades a ejecutar en el sistema, además de garantizar la confiabilidad e integridad de la información financiera e incrementar la rapidez en el procesamiento de los datos.