✒️SAP S/4HANA FINANCE La contabilidad general
SAP S/4HANA FINANCE La contabilidad general
UNIDAD 3. LA CONFIGURACION EN SAP S/4HANA
Objetivo: Analizar los cambios en las parametrizaciones en la nueva versión de SAP S/4HANA Finance.
LECCION 1. LA CONTABILIDAD GENERAL
1. Las nuevas tablas y el Diario Universal
Con la tecnología HANA se elimina la redundancia de datos por la existencia de múltiples tablas que manejaban la misma información como son:
- Tablas índices de GL y de partidas individuales: GLT0, BSIS, BSAS, FAGLFLEXA, FAGLFLEXT, FAGLBSIS y FAGLBSAS.
- Tablade de totales y tablas de índice de aplicación de cuentas por cobrar y cuentas por pagar: KNC1, KNC3, LFC1, LFC3, BSID, BSIK, BSAD y BSAK,
- Tablas de partidas individuales y de control de control de totales de CO como COEP (para ciertos tipos de valor), COSP y COSS.
- Tablas de Libro Mayor de Materiales para valoraciones paralelas como MLIT, MLPP, MLPPF, MLCR, MLCD, CKMI1 y BSIM.
- Tablas de Contabilidad de Activo como ANEK, ANEP, ANEA, ANLP y ANLC.
La tabla ACDOCA pasa a ser la nueva tabla maestra que junto con la BKPF engloba todos los registros de los módulos FI-GL, FI-AA, CO, CO-PA, CO-PA-ACT, por lo que las tablas anteriores como la FAGLFLEXA y otras tablas utilizadas por el nuevo GL quedan obsoletas, siendo reemplazadas por otras tablas de customizing.
Sin embargo, no todo se ha perdido, los programas existentes y desarrollos personalizados seguirán funcionando dado que las tablas anteriores se combinan con la tabla ACDOCA, mediante vistas de compatibilidad que utilizan el prefijo V por ejemplo V_TABLE, lo que permite que las operaciones de lectura el código ABAP se redirija hacia la nueva vista por ej. V_TABLA, gracias a la configuración en la definición del diccionario de datos de la misma, por lo que no lee la tabla antigua física sino el nuevo Diario Universal y mapea los datos según la estructura de esta vista en la tabla ACDOCA utilizada por el Diario Universal.
1.1 El Diario Universal
Este integra todos los registros de la Contabilidad Financiera y Controlling, integrando los datos financieros en un solo lugar para eliminar la redundancia, eliminar los procesos de reconciliación entre Fi y CO, incrementando el nivel de rendimiento, transparencia y visión financiera, convirtiéndola en la una fuente verdadera de información para los diferentes módulos a los que sirve: Libro Mayor (FI-GL), Activos Fijos (FI-AA), Controlling (CO), Análisis de rentabilidad (CO-PA) a excepción de cálculo de costos, y por último el libro mayor de materiales (CO-PA-ACT)
2. Configuración de la Contabilidad General
La explicación acerca de la configuración se divide en una primera parte, en donde se distinguen los cambios respecto a la versión anterior, y en una segunda parte se explican los puntos de verificación previos a la migración de ECC a S/4HANA.
2.1. Configuración de Ledgers
El Diario Universal de SAP S4/HANA puede manejar hasta 10 campos de moneda, de los cuales dos son preconfigurados, como lo son la moneda de la sociedad y la moneda de Controlling, las cuales no pueden ser cambiadas, mientras que los 8 campos restantes de moneda pueden ser definidos libremente, estos se pueden utilizar para configurar otras monedas locales y para asignar precios de transferencia.
Es importante resaltar que la moneda de Controlling solo esa disponible si se utiliza el modulo CO, y que cada contabilización completara todos los campos de moneda según las reglas de conversión de moneda configuradas.
Definir la configuración para el Libro Mayor
Requisitos previos
- La sociedad FI debe estar configurada en su totalidad, incluyendo las monedas, variante del año fiscal y variantes de periodos contables.
- La sociedad FI debe estar asignada a la sociedad CO, esta última además debe estar totalmente configurada con tipos de moneda y variante del año fiscal.
- El libro mayor 0L debe estar configurado como principal.
TIPS: La transacción para la parametrización del ledger es: FINSC_LEDGER y se encuentra en la ruta Gestión financiera -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera -> Libros -> Ledger -> Definir opciones para ledger y tipos de moneda. Seguidamente se muestra una serie de pasos para la configuración de ledgers y monedas:
- Tipos de moneda
- Parametrizaciones de conversión de moneda legal
- Parametrizaciones conversión moneda p.sociedades
- Libro
- Parametrizaciones de sociedad para el libro
- Normas de presentación cuentas p.libro y sociedad
- Parametrizaciones de sociedad para el libro
Tipos de moneda: SAP proporciona 8 tipos de monedas predeterminadas de manera estándar, pudiéndose definir nuevos tipos de moneda en función del uso y del nivel de definición que tendrá en el sistema, que puede ser Global en cuyo caso se define la configuración de conversión de moneda una vez para cada tipo de moneda, y la opción Especifico de sociedad o No mutisociedades en la que se define la configuración correspondiente para cada combinación de sociedad en sus propios tipos de moneda.
Parametrizaciones de conversión de moneda legal
- La parametrización estándar de la moneda legal no se puede modificar, al igual que en SAP ECC.
- El sistema toma por defecto para la moneda de la sociedad el tipo de cotización promedio y la fecha de conversión.
- Es posible agregar varias monedas.
Parametrizaciones de conversión de moneda para sociedades
- Se debe definir el tipo de cotización (promedio, vendedor, comprador) para la conversión de las monedas paralelas a utilizar en las distintas sociedades, así como la moneda desde la cual se realizará la conversión, por ejemplo, desde la moneda de documento (00) o desde la moneda de la sociedad (10).
- Se debe definir la fecha que se utilizará para efectuar la conversión, por ejemplo, la fecha del documento, la fecha de contabilización o la fecha de conversión, similar a como se realiza con la transacción OB22 en SAP ECC.
Los libros de contabilidad y las monedas
- En la versión anterior de SAP ECC se introdujeron los Libros o Ledgers paralelos con la Contabilidad Principal Nueva (New GL), en los cuales se realizan contabilizaciones a la par del libro de contabilidad principal.
- En la nueva versión de SAP S/4HANA se incorporaron libros adicionales denominados Libros de Extensión, los cuales obligatoriamente requieren un Ledger base, que puede ser principal o no, debido a que deben vincularse para realizar contabilizaciones delta. Estos libros no pueden usarse en la Contabilidad de Activos. Ejemplo: al ejecutar un informe para el Libro de extensión, se extrae información del libro base y del libro de extensión para mostrar la imagen global.
- Para cada ledger que se defina en el sistema es necesario especificar si es un ledger estándar o un ledger de extensión, en este último caso indicando el ledger de base al que corresponde.
Parametrizaciones de sociedad para el libro
- Se deben configurar los siguientes datos para cada sociedad por cada ledger definido en el sistema:
- Variante de ejercicio fiscal
- Variante de periodos contables
- Moneda local
- Segunda moneda local
- Monedas por definir libremente (pueden ser hasta 8 tipos de monedas).
- Se debe definir para cada moneda desde donde se realiza la conversión, por ejemplo, la moneda local se convierte desde la moneda de la transacción, y la segunda moneda desde la moneda local.
Presentación de cuentas paralelas por cuenta de mayor
El check box Parallel Accounting Using G/L Accounts que se muestra en la pantalla de configuración de ledger en la sociedad, se marca cuando se desee realizar una contabilización paralela por medio de cuentas de mayor en lugar de diferentes ledgers, en cuyo caso se debe asignar más de una norma de presentación de cuentas a la combinación de ledger-sociedad, por lo que el sistema suprimirá (solo en este caso) el mensaje de error que impide asignar diferentes normas de presentación de cuentas a la misma combinación de ledger y sociedad.
2.2 Desactivar un ledger para una sociedad
Solo es posible desactivar ledgers paralelos.
Para desactivar un ledger para determinada sociedad ir a la ruta:
Gestión Financiera Nuevo -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Libros -> Ledger -> Desactivar un ledger para una sociedad
Seguidamente, ingresar el ledger paralelo y marcar en las sociedades en donde se desea desactivar el periodo hasta donde estará activo.
Esta actividad evita registros redundantes en las tablas por ledger no útiles.
2.3 Definición de grupos de Ledgers
SAP permite combinar múltiples libros de contabilidad para formar un Grupo de Ledger o de libro mayor, con el fin de simplificar la aplicación de las funciones y procesos de contabilidad a todo un grupo de libros, permitiendo contabilizar simultáneamente en varios libros, como por ejemplo, al ejecutar la valoración de moneda extranjera, si varios libros utilizan el mismo criterio de valoración, al ejecutar se puede indicar el grupo de ledger y el sistema ejecutara la contabilización en todos los libros que conforman ese grupo de ledger.
Al crear un libro mayor en SAP, el sistema en paralelo crea un grupo de ledger con el mismo nombre, de manera que se puede visualizar y contabilizar el libro mayor mediante el grupo del libro mayor.
Se puede crear un grupo de ledgers siguiendo la ruta:
Gestión Financiera Nuevo -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Libros -> Ledger -> Definir grupo de ledgers
Características principales de los grupos de ledgers:
NOTA: Es importante resaltar que, a cada norma de presentación de cuentas se le asigna un grupo de ledger. Por otro lado, en la parametrización de la valoración en moneda extranjera se debe asignar a cada área de valoración una norma de presentación, esto define en que ledger se contabilizara la valoración.
Otro aspecto importante a considerar es que, si no se especifica el grupo de ledger al contabilizar un documento, el sistema en forma predeterminada lo realiza en todos los libros disponibles.
Para registrar un documento de libro mayor a un grupo de ledger se puede acceder utilizando la transacción FB01L Contabilización Gral. para grupo de ledgers o la transacción FB50L Registrar documento cuenta mayor para grupo de ledgers.
2.4. Definir y asignar normas de presentación de cuentas.
Cada norma de presentación de cuentas o principio contable puede contar con distintos criterios de valuación.
La asignación del principio contable aplicable al libro mayor se realiza en función de los requisitos del negocio para presentar sus estados financieros, como son las NIIF y las US GAAP. Según esta asignación, los documentos contabilizados bajo un principio u otro, también se contabilizan en el resto de los libros de contabilidad asignados, y si no se especifica el libro, el documento se contabiliza en todos los libros.
Los pasos para la definición y asignación de la norma de presentación de cuentas a un grupo de ledgers se realiza a través de la siguiente ruta del customizing siguiendo el orden indicado:
Gestión Financiera Nuevo -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Libros -> Presentación de cuentas paralelas -> a. Definir normas de presentación de cuentas -> b. Asignar norma de presentación de cuentas a grupos de ledgers.
2.5. Integración del Controlling con al Gestión Financiera
Para la configuración de la integración FI-CO en SAP ECC se definen las operaciones que deben ser integradas y aquellas que se realicen con clases de costos secundarias, se realiza una determinación de cuentas para mapear la clase de costo con la cuenta mayor.
En SAP S/HANA Finance la integración FI-CO unifica e integra los datos maestros de las clases de costos con las cuentas de mayor y todos los movimientos pasan a registrarse en el Diario Universal, lo que requiere unas configuraciones adicionales que se indican a continuación:
Definición de tipos de documentos para la contabilización de Controlling: esto facilita la identificación de los documentos propios de CO con una clase de documentos especifica, por ejemplo, se puede crear una clase de documento para traspaso o asignación de costos primarios. Para ello se debe ingresar en la misma transacción utilizada para la creación de clases de documentos en FI que es la OBA7, o acceder mediante la siguiente ruta:
Gestión Financiera Nuevo -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Libros -> Integración del Controlling con la gestión financiera -> Definir tipos de documento para contabilizaciones en Controlling
El sistema SAP propone de manera estándar la clase de documento CO-Contabilización CO, sin embargo, se pueden crear nuevas clases de documentos según sea requerido, utilizando como modelo la clase de documento estándar.
+Todas las clases de documentos utilizados en CO se le debe seleccionar el indicador Costes Secundarios en la sección Tipos de cuenta permitidos.
2.6 Definición de la variante de mapeo de tipo de documento
En Controlling pueden definirse distintas clases de documento de acuerdo a los requisitos de la organización para efectos de un mejor análisis interno y emisión de informes, por ejemplo, se pueden asignar una clase de documentos para los subrepartos o distribuciones y otra para los traspasos. Esta actividad se define en la siguiente ruta del customizing:
Gestión Financiera Nuevo -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Libros -> Integración del Controlling con la gestión financiera -> Definir variantes de asignación de tp.documento p. oper, empresariales de CO
Allí se define la variante para asignar transacciones empresariales de CO a clases de documentos mediante una clave y un texto descriptivo. Luego, seleccionar la variante y acceder a la carpeta Mapping of CO business transacción (Asignación de Operaciones Empresariales a tipos de documentos).
Seguidamente se despliega la pantalla de mapping o asignación, donde se debe ingresar las operaciones de CO y asignarles una clase de documento que puede ser diferente si se trata de una operación multisociedad.
2.7. Definición de valores por defecto para contabilizaciones en Controlling
Esta actividad se configura para que el sistema asigne los valores predeterminados para contabilizar transacciones empresariales de CO en las que no permite ningún tipo de documento o grupo de ledgers como entrada durante la contabilización.
Esta actividad se configura siguiendo la ruta del customizing:
Gestión Financiera Nuevo -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Libros -> Integración del Controlling con la gestión financiera -> Verificar y definir valores por defecto p. contabilizaciones en Controlling
Se define para cada sociedad una fecha de vigencia, un grupo de ledger y una variante de mapeo, en caso de no indicar un grupo de ledger predeterminado, todas las transacciones de CO se contabilizarán en todos los ledgers disponibles.
2.8. Definición de ledger para versión CO
En esta actividad se asignan ledgers a versiones de Controlling para que este módulo lea los datos o las contabilizaciones reales de los ledgers que se especifican en esta configuración. Esto se define en la siguiente ruta:
Gestión Financiera Nuevo -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Libros -> Integración del Controlling con la gestión financiera -> Definir ledger para versión CO
Se debe asignar cada versión real de la sociedad CO a un ledger, tomando en cuenta las siguientes restricciones:
3. Tareas previas a la migración.
Si lo que se esta implementando es una migración de SAP ECC a S/4HANA se deben ejecutar unas actividades adicionales relacionadas a la migración.
3.1. Activar el nuevo IMG
Se debe activar ejecutando el programa RFAGL_SWAP_IMG_NEW mediante la SE38, luego seleccionar la opción Activar New IMG, para poder visualizar el nuevo menú.
3.2. Pasos a ejecutar previo a la migración.
En la ruta siguiente se indican los preparativos para la migración:
Conversión de Finanzas a SAP S/4HANA -> Preparaciones y migración de Customizing -> Preparaciones y migración de Customizing para libro mayor
Paso 1. Verificar y tomar variantes de ejercicio
Se comparan las variantes de ejercicio de las sociedades CO y las sociedades FI asignadas mediante la ejecución del programa FINS_MIG_CHECK_FYV el cual verifica las variantes del año fiscal de área de Controlling y de todas las sociedades FI asignados a esa área de Controlling, las cuales técnicamente deben ser la misma, si existe alguna inconsistencia se crea una propuesta para la modificación de la configuración.
Paso 2. Definir parametrizaciones de moneda para migración
Paso 3. Migrar Customizing de ledger general
Este paso consiste en migrar el customizing del libro mayor a la nueva configuración de S/4HANA para lo cual el sistema verifica lo siguiente:
Posterior a la ejecución del programa se muestra un log con los errores detectados que deben ser corregidos.
Paso 4. Definir opciones para ledger y tipos de moneda
Este paso se explico anteriormente en el punto 2.1. al inicio de la lección. (Transacción FINSC_LEDGER)
Paso 5. Revisar asignación de libro y sociedad a norma de presentación de cuentas
Este paso se explico anteriormente en el punto 2.3 al inicio de esta lección, se encuentra en la ruta indicada del customizing:
Conversión de Finanzas a SAP S/4HANA -> Preparaciones y migración de Customizing -> Preparaciones y migración de Customizing para libro mayor
Aquí se muestra una tabla con la asignación de Ledger / Sociedad / Norma de presentación de cuenta: FINSC_LD_CMP_AP >> Ledger + Sociedad + Norma present.ctas.
Paso 6. Parametrizaciones para integración en tiempo real de CO-FI
Este paso se desarrollo en la segunda parte de la lección donde se explicó la integración CO-FI, y también es necesario parametrizar antes de realizar la migración por tratarse de un cambio incorporado en la nueva versión de SAP S4/HANA. Para ello deben cumplirse los siguientes pasos:
Paso 7. Definir ledger fuente para migración de saldos
Consiste en definir el libro mayor de origen de los balances (incluyendo su tabla de datos de origen) para la contabilidad de libro mayor general, para lo cual se deben ingresar:
Ledger fuente: en caso de migrar desde la contabilidad clásica se indica 00
Sociedad: puede ingresar * para que aplique a todas las sociedades.
Ejercicio de inicio: si ingresa el año 0001 se aplican las opciones a todos los ejercicios.
Ledger destino: es el libro al cual se migrará.
Paso 8. Verificar y definir configuración de área de controlling
En este paso se realiza una verificación de las configuraciones de la sociedad CO.
Paso 9. Ejecutar verificación de consistencia de parametrizaciones de libro mayor.
En esta actividad se realiza una última comprobación para personalizar a configuración, mediante la ejecución de la transacción FINS_CUST_CONS_CHK, la cual sebe ejecutarse antes de la migración de los datos de transacción, sin arrojar ningún error luego de su ejecución, debiendo mostrar un mensaje de Verificación aprobada una vez ejecutado, en caso contrario se deben tomar las medidas para corregir los errores para poder continuar con el proceso de migración.
Esta actividad consiste en activar las siguientes funciones de negocios necesarias para la migración a SAP S/4HANA Finance, mediane la transacción SFW5:
Video demostrativo Lección 1 Unidad 3.
Utilidad del Ledger de Simulación: este es un tipo de ledger de extensión disponible en S/4HANA el cual tiene mucha utilidad, en especial en la ejecución de la Valoración de moneda extranjera.
Primero accedemos a la configuración de Ledgers (transacción FINSC_LEDGER), donde se observa que se tiene configurado un Ledger A2 el cual esta marcado como un Ledger de simulación y está asociado al libro principal 0L. Los ledgers de simulación se utilizan en la valoración de moneda extranjera, permitiendo ejecutar la valoración en modo test guardando los resultados en ese ledger, y facilitando la comparación de balances (ledger principal versus ledger de simulación) para analizar el impacto de la ejecución de la valoración.
Al igual que el resto de los ledgers, el ledger de simulación se configura igual, se le debe asignar una sociedad y las diferentes monedas.
Para comprender el funcionamiento del ledger de simulación, se ejecutó la transacción de la valoración en moneda extranjera FAGL_FCV, donde se ingresan sociedad, fecha clave y área de valoración, se marca la opción en la solapa de Partidas abiertas las opciones valorar deudores y acreedores, luego en la solapa de Contabilidad se ejecuta en modo Test, el resultado muestra dos ajustes uno para deudores y otro ara acreedores, para guardar estos resultados se regresa a la pantalla de selección y se marca en la solapa de Contabilidad el modo de ejecución Simulación, adicionalmente se ingresa el Ledger de Simulación y se procede con la ejecución de la valoración, el log de resultado indica que se generaron dos documentos, presionando sobre el log se observan los documentos creados los cuales se identifican con la S al inicio seguido de un numero de documento correlativo, estos se guardan en el Ledger de Simulación, desde aquí se pueden visualizar haciendo clic sobre el botón Visualizar documentos, el cual se podrá visualizar a detalle ingresando en la transacción GD22.
Los documentos creados se pueden visualizar también en la tabla ACDOCA mediante la transacción SE16H o SE16N, filtrando por el ledger de simulación y por la sociedad. Se observan los documentos creados en simulación que comienzan por S, al hacer doble clic sobre una de las líneas se observan los datos campos de la tabla ACDOCA, entre ellos el Ledger el cual no esta disponible en la BSEG solo se veía en la BKPF o en la FAGLFEXA, el numero de item tiene una longitud más larga (antes solo permitía hasta 999 posiciones), se visualiza las monedas del documento y de la sociedad, la cuenta de mayor, imputación de centro de costos, centro de beneficios, áreas funcionales, se observan los campos donde se almacenan hasta 8 monedas adicionales. Los resultados de la ejecución de la valoración también se pueden visualizar en la tabla FAGL_BSBW_HISTSM, filtramos por sociedad.
Para ejecutar un balance comparativo entre el Ledger principal y el ledger de simulación, se puede ejecutar desde la transacción FGI0, en Fiori desde el rol Reportes Generales, Balances Ledgers Comparativos, ingresar tipo de moneda, sociedad, la estructura de balance, ingresar el ledger principal y el de simulación con su ejercicio y periodo, luego presionar ejecutar. El resultado se observa en la columna del ledger de simulación un saldo que corresponde a las cuentas de diferencia en tipo de cambio positivo y negativo, mientras que en el ledger principal muestra saldo cero.
Ahora bien, existe una nueva aplicación en Fiori para la actividad que en la versión anterior de SAP se realizaba para la determinación de cuentas por la transacción OB09, en Fiori se puede realizar desde una aplicación que se denomina Determinación de cuentas, en el primer paso se selecciona Área Gestión Financiera, Sub área Contabilidad general, Proceso Valoración en moneda extranjera, en el paso 2 Parámetros se elige el tipo de operación KDF, el plan de cuentas y finalmente en el último paso se pueden observar las cuentas de diferencias en tipo de cambio en caso de pérdida o de ganancia y la cuenta de corrección balance para partidas asociadas deudores o acreedores o partidas abiertas.
Saludos.
Sobre el autor
Publicación académica de Ana María Molero De Medina, en su ámbito de estudios para el Máster Accounting en SAP S/4HANA FINANCE.
SAP SemiSenior
Ana María Molero De Medina
Profesión: Licenciada en Contaduría Pública - Venezuela - Legajo: BE53Q
✒️Autor de: 17 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Contador público, apasionada por la consultoría sap. con 15 años de experiencia en sap fico, destaco por ser proactiva, organizada y analítica. emocionada por contribuir al éxito y afrontar desafíos.
Certificación Académica de Ana Molero
