✒️SAP BI / BW BO BEx Broadcaster

BEX BROADCASTER

1. Escenario Empresarial

El BEx Information Broadcasting es una función flexible del Business Explorer que se encarga de facilitar la distribución de los resultados de los informes a distintos destinatarios tanto si se trata de usuarios habituales de SAP BI como si no.

• Diferentes escenarios de distribución:

Tengo una reunión de equipo todos los miércoles por las mañanas, por lo tanto quiero que para esos días mis informes estén disponibles en el Collaboration Room de SAP Portal.

• Me gustaría tener alertas sólo si mis principales clientes están bajando el nivel de sus compras.

BEx Broadcasting no está restringida a un solo método. Puede elegir la fuente de datos, el formato de los datos, la audiencia objetivo, el canal de difusión y, naturalmente, el momento de la difusión. Incluso puede emplear una combinación de todo lo anterior para una sola difusión. Asimismo, dispone de un asistente que le ayudará con la configuración si no es un usuario habitual.

Las difusiones se pueden definir como una distribución de una sola vez o se pueden configurar para distribuir los datos de resultados de forma regular en momentos predefinidos.

Los datos pueden ser tanto calculados previamente o la difusión puede consistir en un enlace a los datos online. Los usuarios pueden decidir si quieren suscribirse a difusiones (o, incluso, anular la suscripción).

2. Accediendo a BEx Broadcast

• Query Designer
• Report Designer
• Web Analyzer
• Portal

El BEx Broadcasting se ejecuta en todo el BEx Suite y utiliza una interface consistente para la creación de opciones de difusión con independencia de la herramienta con que se defina la difusión. Los datos de difusión pueden proceder de cualquier fuente de datos de SAP BI.

Los datos de fuente se pueden leer en tiempo real en el momento de la difusión.

3. Opciones de distribución

• ¿De dónde obtiene los datos?

- Query

- Web template

- Query View

- Report

- Workbook

• Tipos de distribución

Cuando crea una nueva distribución, el sistema le pide inmediatamente la clase de distribución. Seleccione entre las siguientes opciones:

- Correo electrónico de distribución: distribuya los resultados de un informe a las direcciones de correo electrónico o simplemente distribuya un enlace al informe online.

- Distribución en el portal: distribuya los resultados de un informe en el portal para que sea fácilmente accesible a un grupo de personas que utilice las funciones de colaboración del Knowledge Warehouse.

- Difusión a la impresora: distribuya los resultados de un informe a la impresora para que se puedan hacer copias en papel.

- Correo electrónico de distribución (Bursting): el broadcaster recupera los correos electrónicos de los destinatarios de los atributos de datos maestros de una característica de reporting. Por ejemplo, la dirección de correo electrónico del jefe del centro de coste puede ser un atributo de la característica "Centro de coste".

- Distribuir según las excepciones: distribuir el resultado de un informe sólo cuando las excepciones definidas en el query se hayan desencadenado.

- Difusión (multicanal): utilice esta opción cuando necesite una combinación de los métodos anteriores.

- Set de valores precalculados: esta opción le permitirá planificar una colección de valores de filtro para una característica ejecutando una consulta de control. Esta colección de valores de filtro se puede utilizar más adelante como parámetro de entrada en una consulta posterior, mejorando drásticamente el rendimiento online del query.

- Cumplimentar caché OLAP: utilice esta clase de configuración de la distribución para iniciar el caché OLAP para mejorar el rendimiento del query online.

- Cumplimentar caché MDX: utilice esta clase de configuración de la distribución para iniciar el caché MDX para mejorar el rendimiento del query cuando se utilice el reporting (posiblemente de terceros) que utiliza este método de extracción.

• Formato de los datos

Las opciones del formato de salida dependen de la selección que haya realizado de clase de distribución. Este ejemplo del gráfico muestra que ha seleccionado Distribuir correo electrónico como la clase de distribución, y que sólo se muestran los formatos relevantes de salida.

- HTML: utilice esta opción cuando quiera enviar los resultados del informe como un archivo diferente en un correo electrónico. El usuario lo puede grabar independientemente.

- MHTML (HTML compuesto): el HTML compuesto combina todos los objetos necesarios para el informe en un sólo archivo. Utilice esta opción cuando quiera incrustar el informe BEx en el cuerpo del correo electrónico (y no como archivo independiente).

- Online Links a datos actuales: el "enlace online" envía por correo electrónico la url del query, que luego se puede lanzar y por la que se puede navegar de la forma habitual.

- Pdf: Utilice esta opción para crear archivos pdf que contengan los resultados del informe. Este se adjuntará al correo electrónico.

4. Integración con SAP Portal

Una característica muy importante de BEx Broadcaster es su firme integración con SAP Portal. Las difusiones se pueden enviar al portal, donde los usuarios podrán aprovecharse de herramientas de Knlowedge Managemente como:

• Feedback
• Discusión
• Estimación
• Suscripción
• Búsqueda
• Download
• Colaboración

Con SAP NetWeaver BI se suministra un rol que da acceso fácil a Broadcasts en el SAP Portal. Cualquier usuario del portal que tenga asignado este rol podrá acceder a sus difusiones de forma fácil a través del portal.

5. Configurando BEx Broadcast

• Imagen de la parametrización

El menú contextual (clic con el botón derecho del ratón) de cada opción permite Ejecutar el Broadcasting inmediatamente, y Planificar permite planificar la ejecución. También puede utilizar la opción Tratar para revisar o modificar las parametrizaciones de la distribución. La opción Borrar le permite eliminar la distribución si ya no hace falta.

• Etiqueta Destinatario

Existen tres opciones para determinar quien recibe los correos electrónicos: en la etiqueta Destinatarios, se pueden seleccionar uno o más usuarios SAP separados por un punto y coma. O bien, "Usuario en rol" envía archivos a los usuarios SAP asociados con el rol o roles seleccionados. O bien, se pueden indicar direcciones de correo electrónico directamente.

Para que los mensajes sean recibidos por los destinatarios, los usuarios deberían tener configurados sus e-mails en la transacción SU01.

Para la ejecución en proceso de fondo, se puede usar la opción "Usuario con autorización" para evaluar el formato de fecha y las autorizaciones OLAP. Deje el campo "Usuario con autorización" vacío para que use el usuario actual y sus autorizaciones al ejecutar las opciones.

• Etiqueta Texto

Puede escribir una línea manualmente o utilizar una variable de texto de "Anexar variable de texto". El texto puede tener un máximo de 50 caracteres.

• Etiqueta de cálculo preliminar general

Para la distribución a través del correo electrónico sólo existen dos opciones en esta etiqueta. El despliegue de temas permite seleccionar un "aspecto" preferido para los resultados del informe. Si selecciona la casilla "Sólo si se modifican los datos", sólo se mandará la distribución si se han modificado los datos desde la última vez que se distribuyó con esta parametrización.

• Etiqueta de filtro de navegación

No hay ninguna opción de filtrado para los libros de trabajo.

El único "Formato de salida" que soporta el filtrado es "HTML", y debe utilizar la opción ZIP. El filtrado de una consulta que tenga ventas para seis sectores distintos, por ejemplo, daría como resultado seis archivos distintos por sector dentro del archivos ZIP.

Se puede "aplicar un filtro" a cualquiera de las características de la consulta pero no del filtro.

Si se selecciona "Añadir vista sin filtro", se realizará el cálculo preliminar de una vista que contenga la característica seleccionada.

• Planificación de una difusión

Existen cuatro opciones principales que determinan cuando una distribución se envía.

- De inmediato: simplemente utilice el botón Ejecutar para mandar la distribución de inmediato. La ejecución inmediata funciona para parametrizaciones que se han grabado o no.

- Ejecución con modificación de datos en el InfoSitio: si quiere enviar la distribución sólo si ha habido una modificación de los datos del InfoSitio que suministra los datos de distribución, marque esta opción.

- Ejecución en un momento predefinido: se puede asignar una parametrización de broadcasting a una fecha y hora, de tal modo que los resultados se envíen en momentos predefinidos.

El administrador del sistema debería configurar las fechas y horas por adelantado para que aparezcan en el cuadro de diálogo.

- Planificación directa en proceso de fondo: aquí puede especificar sus propias fechas y horas, y además determinar cuántas distribuciones se deben mandar.

• Asistente de Broadcasting

Del mismo modo que los programadores del importe definen las parametrizaciones de distribución como tiempo de diseño, los usuarios también pueden crear sus propias parametrizaciones de difusión en el tiempo de ejecución.

Para ayudar al usuario, especialmente el esporádico, disponen del Asistente de distribución. El asistente de Broadcasting le guía a través de una serie de prompts donde indica la informaación clave para desarrollar una difusión. Puede abandonar el Asistente en cualquier momento, y utilizar los diálogos estándar de parametrización que ofrecen más opciones.