✒️SAP BI / BW BO BEx Broadcaster

1.- BEx Broadcaster

El BEx Information Broadcasting es una función flexible del Business Explorer que se encarga de facilitar la distribución de los resultados de los informes a distintos destinatarios tanto de usuarios SAP BI como usuarios externos.

BEx Broadcasting no está restringida a un solo método sino que se puede elegir la fuente de datos, el formato de los datos, la audiencia objetivo, el canal de difusión y, naturalmente, el momento de la difusión. Incluso puede emplear una combinación de todo lo anterior para una sola difusión.

Las difusiones se pueden definir como una distribución de una sola vez o se pueden configurar para distribuir los datos de resultados de forma regular en momentos predefinidos.

Los datos pueden ser tanto calculados previamente o la difusión puede consistir en un enlace a los datos online. Los usuarios pueden decidir si quieren suscribirse a difusiones o anularlas, en caso de ya pertenecer a alguna.

2.- Accediento a BEx Broadcast

Se puede acceder por medio de las siguientes herramientas:

- Query Designer

- Report Designer

- Web Analyzer

- Portal

El BEx Broadcasting se ejecuta en todo el BEx Suite y utiliza una interfase consistente para la creación de opciones de difusión con independencia de la herramienta con que se defina la difusión. Los datos de difusión pueden proceder de cualquier fuente de datos de SAP BI.

Los datos de fuente se pueden leer en tiempo real en el momento de la difusión.

3.- Opciones de Distribución

Primero es obtener los datos, los orígenes pueden ser los siguientes:

- Query

- Web Template

- Query View

- Report

- Workbook

Segundo: Tipos de Distribución:

Cuando se crea una nueva distribución, el sistema pide inmediatamente la clase de distribución, las cuales son las siguientes:

- Correo Electrónico de Distribución: Distribuye los resultados de un informe a las direcciones de correo electrónico o distribuya un enlace al informe en línea.

- Distribución en el portal: Distribuye los resultados de un informe en el portal para que sea fácilmente accesible a un grupo de personas que utilice las funciones de colaboración del knowledge warehouse.

- Difusión a la impresora: Distribuye los resultados de un informe a la impresora para que se puedan hacer copias impresas.

- Correo Electrónico de distribución (Bursting): El Broadcaster recupera los correos electrónicos de los destinatarios de los atributos de datos maestros de una característica de reporting.

- Distribuir según las excepciones: Distribuir el resultado de un informe sólo cuando las excepciones definidas en el query se hayan desencadenado.

- Difusión (multicanal): Se utiliza esta opción cuando se necesita una combinación de los métodos anteriores.

- Set de valores precalculados: Esta opción permitirá planificar una colección de valores de filtro para una característica ejecutand una consulta de control. Esta colección de valores de filtro se puede utilizar más adelante como parámetro de entrada en una consulta posterior, mejorando drásticamente el rendimiento online del query.

- Cumplimentar caché OLAP: Se utiliza esta clase de configuración de la distribución para iniciar el caché OLAP para mejorar el rendimiento del query en línea.

- Cumplimentar caché MDX: Se utiliza esta clase de configuración de la distribución para iniciar el caché MDX para mejorar el rendimiento del query cuando se utilice el reporting (posiblemente de terceros) que utiliza este método de extracción.

Tercero: Formato de los Datos

Las opciones del formato de salida dependen de la selección que haya realizado de clase de distribución. Este ejemplo del gráfico muestra que ha seleccionado distribuir correo electrónico como la clase de distribución y que solo se muestran los formatos relevantes de salida. Los formatos disponibles son los siguientes:

- HTML: Se utiliza esta opción cuando quiera enviar los resultados del informe como un archivo diferente en un correo electrónico. El usuario lo puede grabar independientemente.

- MHTML (HTML Compuesto): El HTML compuesto combina todos los objetos necesarios para el informe en un sólo archivo. Se utiliza esta opción cuando se quiere incrustar el informe BEx en el cuerpo del correo electrónico y no como archivo independiente.

- OnLine Links a datos actuales: El enlace en línea envía por correo electrónico la URL del query, que luego se puede acceder a través de un navegador de internet y navegar los datos en forma normal.

- PDF: Sirve para crear archivos en formato PDF y este contendrá los resultados del informe.

4.- Integración con SAP Portal

Una característica muy importante de BEx Broadcaster es su firme integración con SAP Portal. Las difusiones se pueden enviar al portal, donde los usuarios podrán aprovecharse de herramientas de knowledge management tales como:

- Feedback

- Discusión

- Estimación

- Suscripción

- Búsqueda

- Download

- Colaboración

Con SAP NetWeaver BI se suministra un rol que da acceso fácil a Broadcasts en el SAP portal. Cualquier usuario del portal que tenga este rol podrá acceder a sus difusiones de forma fácil a través del portal.

5.- Configurando BEx Broadcast

- Imagen de la parametrización: El menú contextual de cada opción permite lo siguiente:

-- Ejecutar el broadcasting inmediatamente

-- Planificar la ejecución.

-- Tratar para revisar o modificar las parametrizaciones de la distribución.

-- Borrar para eliminar la distribución.

- Etiqueta destinatario: Existen tres opciones para determinar quien recibe los correos electrónicos:

-- en la etiqueta destinatarios se pueden seleccionar uno o mas usuario SAP separados por punto y coma.

-- Usuario en rol, enviara archivos a los usuarios SAP asociados con el rol o roles seleccionados.

-- Ingreso directo de las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.

Para que los mensajes sean recibidos por los destinatarios los usuarios deberían teber configurados sus correos electrónicos en la transacción SU01.

Para la ejecución en proceso de fondo, se puede usar la opción "Usuario con autorización" para evaluar el formato de fecha y las autorizaciones OLAP. Deje el campo "Usuario con autorización" vación para que se use el usuario actual y sus autorizaciones al ejecutar las opciones.

- Etiqueta Texto: Puede escribir una línea manualmente o utilizar una variable de texto de "Anexar variable de texto". El texto puede tener un máximo de 50 caracteres.

- Etiqueta de cálculo preliminar general: Para la distribución a través del correo electrónico sólo existen dos opciones en esta etiqueta. El despliegue de temas permite seleccionar un aspecto preferido para los resultados del informe. si selecciona la casilla "solo si se modifican los datos", solo se mandará la distribución si los datos han cambiado desde la ultima distribución.

- Etiqueta de Filtro de navegación

- Planificación de una difusión: Existen cuatro opciones principales que determinan cuando una distribución se envía, y son las siguientes:

-- De inmediato: Al ejecutar la distribución será enviada de inmediato.

-- Ejecución con modificación de datos en el infoSitio: Solo se enviara la distribución cuando ha existido una modificación de los datos del InfoSitio.

-- Ejecución en un momento predefinido: Se puede asignar una parametrización de broadcasting a una fecha y hora de tal modo que los resultados se envíen en momentos predefinidos. El administrador del sistema debería configurar las fechas y horas por adelantado para que aparezcan en el cuadro de diálogo.

-- Planificación directa en proceso de fondo: Se puede especificar sus propias fechas y horas y determinar cuantas distribuciones se realizarán.

- Asistente de Broadcasting

El asistente de Brodadcasting permite guiarle a través de una serie de solicitudes en donde indica información clave para desarrollar una difusión, puede salir del asistente en cualquier momento y utilizar los diálogos estándar de parametrización que cuenta con mas opciones.