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✒️SAP CO La distribución / valoración de costos
SAP CO La distribución / valoración de costos
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ACTIVIDADES DE CIERRE MENSUAL
1) DISTRIBUCION
la distribucion fue disenada para transferir contabilizaciones de COSTOS PRIMARIOS desde un centro de costo emisor hacia objetos CO. Solo centros de costos o procesos de negocio pueden ser utlizados como EMISORES de una distribucion.
Un objeto RECEPTOR puede ser un CENTRO DE COSTO, ELEMENTOS PEP, una ORDEN INTERNA, un objeto de costo o un proceso de negocio. Se puede restringir las categorias de receptores permitidos a traves del CUSTOMIZING de CO.
Otro detalle importante, y sobre todo no menor, que este tipo de accion de cierre permite la recontabilizacion de COSTOS PRIMARIOS UNICAMENTE.
Contabilizaciones primarias ( tales como costos de energia o electricidad) son recolectados o alojados en un centro de costo y luego distribuidos al final del periodo, por la definicion que el usuario le parezca conveniente.
En esta distribucion, como mencionamos anteriormente, se distribuyen costos primarios y los mismos se manatienen dentro de la MISMA CLASE DE COSTE, está por ningún aspecto varia hacia otra clase.
Se contabilizan PARTIDAS INDIVIDUALES, tanto en el emisor como en el receptor,, permitiendo que la distribución sea registrada en el detalle absoluto.
Es posible anular distribuciones las veces que sea necesario.
Se utiliza el método de los CICLOS DE SEGMENTOS, para definir las relaciones existentes entre emisores y receptores con sus caracteristicas de distribucion correspondientes.
2) Comparacion: RECONTABILIZACION Y DISTRIBUCION PERIODICAS.
Las diferencias que se radican entre la recontabilizacion y la distribucion, se deben al contenidos de la informacion y performance.
Para RECONTABILIZACION PERIODICA O TRASPASO, no se generan creditos de forma separada en el emisor para la clase de costos en el reporte general, lo que significa que el importe de debito original no puede ser controlado ahí mismo.
Sin embargo, en la distribución, el sistema contabiliza los totales de los registros de creditos. La contabilizacion en el receptor es la misma tanto en la contabilizacion como en la distribucion.
Durante la distribución, otro ventaja, es el registro del interlocutor de la operacion ( proveedores, clientes, etc) se transfiere en la operacion; no asi en la recontabilizacion periodica.
Esto significa que el interlocutor podra ser mostrado en el sistema de informacion en los totales de cada nivel si se lo desea cuando se haya usado, el metodo de distribucion.
En los terminos de PERFORMANCE, los registros ingresados por la recontabilizacion son menores que los almacenados durante el proceso de distribución, por lo que la ejecucion de un proceso de distribucion tiene peor performance que uno de recontabilizacion.
3) VALORACION O SUBREPARTO.
La valoracion fue creada para TRANSFERIR costos primarios y secundarios, desde un centro de costo emisor a objetos de contabilidad de gestión . Durante la valoracion, los centros de costo o procesos de negocios pueden ser usados como emisores.
Un RECEPTOR en este tipo de tarea puede ser un centros de costo, elemento pep, ordenes internas, objetos de costos o procesos de negocio. De todas maneras, es factible realzar una limitacion de categorias a ser incluidas mediante el CUSTOMIZING de CO.
Las contabilizaciones de costos primarioss y secundarios son REASIGNADAS al final de un periodo gracias a la definicion de claves o parametros definidos por el usuario.
Durante la valoracion, las clases de costos originales son AGRUPADAS en CLASES DE COSTOS DE VALORACION O SUBREPARTO ( categoria de clase de costos = 42). Por lo tanto, el sistema registra pocas cantidades de registros haciedo que la valoracion tenga un desempeno aun mas optima que la recontabilizacion o la distribucion.
Las partidas son contabilizadas tanto en el emisor como en el receptor, haciendo que la reasignacion de los saldos sea homogenea y trazable en total detalle. El sistema , no muestra las clases de costos originales en los recepctores.
Por lo tanto, es importante destacar que el uso de este metodo implica que la reasignacion de los saldos al receptor no se quiere hacer el DRILLDOWN sobre las clases de costos componentes que se teneian en el emisor sino que esa informacion es absolutamente irrelevante.
Como en la distribucion, tambien se mantiene el interlocutor en las partidas que se transfieren del emisor al receptor.
Todas la actividades de valoracion pueden ser anuladas las veces que sea necesarias y al igual que todos los procesos de distribucion o recontabilizacion, se utiliza el metodos de los ciclos con segmentos para establecer las relaciones entre emisores y receptores.
SEGMENTO: describe una cantidad de emisores y receptores correspondientes . Todos se tratan segun la misma norma de distribucion.
5) VISION GENERAL: RECONTABILIZACION, DISTRIBUCION Y VALORACION (SUBREPARTO) PERIODICA.
A continuación, detallaremos aspectos generales de cada una de las tres formas que tenemos para la reasignacion de saldos entre receptores y emisores dentro de la contabilidad de gestion.
Es importante tener en cuenta las diferencias entre ellos y las posibilidades que ofrecen para determinar el optimo para el caso del negocio.
Tanto la recontabilizacion como la distribucion periodica, son utilizadas con CLASES DE COSTOS PRIMARIAS. Los costos son transferidos a los receptores utilizando las MISMAS CLASES DE COSTOS, por lo tanto, transfieren completamente los costos primarios a los elementos de imputacion que se tengan como receptores. Las clases de COSTOS SECUNDARIOS se mantienen en los RECEPTORES.
La VALORACION O SUBREPARTO, por el contrario de las dos anteriores, permite la resignacion de saldos correspondientes a clases de costos PRIMARIOS Y SENCUNDARIOS. La informacion del costo primario se pierde en la valoracion, puesto que los costos son alocados utlizando clases DE COSTO DE VALORACION ( CATEGORIA 42).
Por lo tanto, los costos primarios y secundarios se agrupan en clases de costos de valoracion usandose la cantidad que se necesite .
En cuanto a la performance, es recomendable el uso de recontabilizaciones periodicas antes que la distribucion, como el sistema no registra la relaciones emisor /receptor en los registros de forma total, tenemos mejor rendimiento en la ejecucion a este nivel,.
La valoracion tiene, por otra parte, la mejor performance para los que respecta a alocacion de costos primarios y secundarios. Ya que pueden ser totalizados en una sola contabilizacion hacia la clase costos de valoracion.
6) CICLOS E ITERACIONES
Existe una relacion mutuo entre dos centros de costos en el ciclo A, asi como tambien entre los centros de costos del ciclo A Y B . Debido a que los cc pueden tener reasignaciones de saldo entre ellos, los saldos en la contabilidad de estos no esta completamente acreditada.
Las relaciones de segmentos dentro de un ciclo puede ser definida de tal manera que las recontabilizaciones , reasignaciones o distribuciones de un centro de costos con diferentes segmentos tenga lugar ( un centro de costo es tambien un receptor de costos). Los centros de costso que ya han sido acreditados pueden sufrir reacreditaciones durante el procesamiento del ciclo.
Para garantizar que se finalice la acreditacion en la contabilidad de un centro de costo en SAP, el sistema procesa las relaciones entre los receptores y emisores que fueron definidos en un CICLO ITERATIVO. Los segmentos son procesados hasta que todos los emisores son acreditados de acuerdo a los valores que los mismos contienen.
Para realizar este tipo de actividad, la de iteracion, el indicador correspondiente deber ser activado con un FLAG EN LA CABECERA DEL CICLO, el sistema procesará los segmentos de acuerdo a la secuencia y en forma iterativa. Si el indicador esta desactivado se procesará de acuerdo a la secuencia del ciclo, lo cual la performance es mejor que de forma iterativa.
7) CABECERA DEL CICLO
La funcion de la VERIFICACION FORMAL nos permite controlar y validar si los datos volcados en el ciclo son correctos para el momento de correrlo en el futuro, en tal caso , que haya error lo podemos verificar en el LOG y corregir las relaciones dadas entre los segmentos correspondientes.
El sistema controla, por ejemplo, si el porcentaje total llega al 100% , o si el valor fijo determinado es igual tanto en el emisor como en el receptor.
La busqueda de objetos : el sistema la utiliza para mostrar un ciclo utilizando valores fijos que usuario puede ingresar ( centros de costos, clase de actividad, demás) y además para mostrar los segmentos para los cuales los valores fueron registrados.
RESUMEN DE SEGMENTOS: muestra todos los segmentos utlizados en un ciclo. Si lo que se necesita es visualizar un segmento particular, puede utilizar la función de busqueda para encontrar el segmento respectivo dentro del ciclo.
Además se puede utilizar la funcion de mantenimiento para mover segmentos en la lista de resumen de segmentos. Tenemos que considerar la importancia de la lista de segmentos en el resumen, puesto que alterar el cambio en modo mantenimiento puede afectar la forma en la que se lla a cabo la ejecucion de la reasignacion de saldos.
Se puede ordenar y agregar segmentos, en un ciclo, de acuerdo a los requerimientos deseados.
8) Resumen del ciclo
El resumen de ciclo provee un repaso de todos los ciclos de una misma categoria, incluyendo todos los segmentos que sean relevantes.Los ciclos seleccionados para una distribucion son mostrados en un arbol principal, Los segmentos son asignados a un nivel inferior de jeraquia , en cada caso.
Dentro de la etiqueta de los criterios de seleccion se determina la informacion adicional y los ciclos seran informados en el arbol. En cuanato a la definicion de segmentos nos es posible definir delimintaciones que atañen a los mismos: como, informacion sobre definiciones del emisor o del receptor.
La funcion de verificacion habilita al usuario a controlar un ciclo individual antes de realizar la ejectucion en real de la distribucion.
DEBEMOS ACTIVAR EL INDICADOR DE LOG de ejecucion , para poder visualizar este detalle luego del procesamiento de la distribucion.
9) VALORACION SUBREPARTO ESQUEMA DE IMPUTACIONS
para una clara vision de los costos que seran valorizados, podra agrupar CLASES DE COSTOS de forma individual o en intervalos que apunten a una clase de costo de valoracion o subreparto.
Se puede determinar en cada segmento, si se asigna a una unica clase de costos de valoracion o aun esquema de imputacion
En el esquema de imputacion debera definir cuales clases de costos seran la que se distribuyan sobre ciertas clases de costos de valoracion. Por lo tanto, esto se hace que sea innecesario la creacion de mas de un segmento, uno solo seria suficiente para obtener la informacion de las fuentes de costos a las que se asignara los gastos.
Para mantener el esquema de imputacion se debe realizar mediante la modificacion del segmento correspondiente, donde podremos, visuzalizar, modificar o crear estructuras de distribucion.
10) DISTRIBUCION ACUMULATIVA
Los procesos de valoracion, distribucion y recontabilizacion periodica son frecuentemente ejecutados por periodo, Esto significa que los valores contabilizados en un emisosr de los costos para un periodo, son alocados o distribuidos por el sistema en base a las CLASES DE CUOTAS que fuero ingresadas en ese mismo periodo.
Si las CLASES DE CUOTAS O VALORES contenidos en el emisor estan sujetos a fuertes fluctuaciones, y se encuentran utilizando el procesamiento basado en el periodo, no se podra asignar distribucion de costos de acuerdo a la estructura de la fuentes.
En cambio, el proceso de distribucion acumulativa permite suavizar las desviaciones desviaciones dadas por la fluctuaciones en las clases de cuotas o valores del emisor. Esto se realiza mediante la distribucion repartidas sobre los periodos.
Dentro de la que respecta al maestro del ciclo, en la cabecera se define si el ciclo lleva a cabo DISTRIBUCION ACUMULATIVA o no para el procesamiento.
Si un cliclo con el indicador de distribucion acumulativa es ejecutado, el sistema distribuira los valores contenidos en el emisor que se han contabilizado hasta el momento de la distribucion, incluyendo el periodo en curso, basandose en la clase de cuota, acumulados desde el PERIODO 1 EN ADELANTE.
SAP ademas acumula los valores de distribucion que determino y contabilizao en el periodo actual, menos los valores distribuidos en periodos anteriores. Esto asegura que la contabiizacion en los periodos anteriores se mantengan sin cambios.
La distribucion acumulativa es un proceso que puede ser activado tanto en la distribucion, valoracion y recontabilizacion periodica.
EL PROCESO DE DISTRIBUCIONES ACUMULATIVAS SE RECOMIENDA SOLAMENTE SI LA RELACION DADA ENTRE EMISOR Y RECEPTOR SON ESTABLES DEL MISMO EJERCICIO. EL SISTEMA CONTROLA SI ESTO SE CUMPLE CUANDO SE EJECUTA EL PROCESO.
Para el procesamiento de este metodo, siempre los valores que se consideran son los que se encuentran desde el periodo 1 del EJERCICIO EN CURSO.
11) CANCELAR Y RECONTABILIZAR EL SEGMENTO.
Muchas organizaciones tiene que cambiar las distribuciones de las realizadas en los periodos anteriores. Correcciones de auditorias, informacion que haya sido recibida luego del cierre del periodo , y errores comunes que implican correcciones que son necesarias hasta para distribuciones que fueron realizadas y finalizadas.
El procedimiento de cancelar y recontabilizar en el segmento permite tomar los segmentos de un periodo anterior y contabilizar a una nueva distribucion en el periodo actuall .( usando la informacion corregida del periodo anterior)
La cancelacion de un segmento elimina la distribucion contabilizada para el segmento seleccionado mediante la recontabilizacion de resultados con el signo contrario ( ya sea negativo para positivo, y viceversa). La informacion del periodo actual para el cierre no es modificada.
La cancelacion y recontabilizacion de un segmento elimina la distribucion pero mantiene la informacion del componente. Si lo requiere, puede corregir informacion de un periodo anterior para un segmento en particular. Ademas, puede modificar los valores estadisticos, intercambiar signos, seleccionar receptores, y hacer la correccione que vea conveniente. Puede utiliar la funcion de recontabilizacion solo cuando es en combinacion de la cancelacion, es decir, que no existe una funcion separada de recontabilizacion.
Aunque el periodo que se revertira esta generalmente cerrado, esto no tiene implicancia puesto que netearemos los resultados con la cancelacion y la recontabilizacion. Sin embargo, las distribucione realizadas en periodos anteriores deben haber usados los ciclos y segmentos que se usan para el periodo en curso que no encuentra cerrado. No se debe repetir la actividad de cierre de periodos para los periodos anterioresl, puesto que puede generar inconsistencias de reporting para los periodos en asunto.
Este ajuste realizado por segmento es posible realizarse en alocaciones tales com: valoracion, distribucion y recontabilizacion periodica. Lo importante destacar es que los segmentos individuales son cancelados y recontabilizados, pero no el ciclo en su totalidad. Es decir, que las relaciones de iteracion entre ciclos no se entran incluidos en este proceso. Por tanto puede causar posibles errores el no anular y recontablizar segmentos iterativos al mismo tiempo.
12) Distribucion manual de costos.
Los procesos de distribucion manual le permite al usuario contabilizar CLASES DE COSTOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS de forma manual.
A diferencia de la recontabilizacion de costos, la cual reduce la partida original del debito en el centro de costo, un registro creditico separado se contabiliza en el emisor.
La distribucion manual nos permite AJUSTAR ERRORES posibles en la distribucion, en clases de costos primarias y secundarias a traves de importacion de informacion de sistemas externos. Permitiendo la realizacion de ajustes que no involucran anulaciones, sino una nueva distribucion.
La distribucion manual puede utilizarse para todas las categorias de clases de costos. La unica excepcion es la categoria de clase de costo 43 la cual solo puede ser utilizada cuando es en distribucion en base a clases de actividad. Los emistores y receptores incluye a: centros de costo, ordenes internas ,elementos pep ,procesos de negocio, redes, actividades, ordenes de clientes y objetos de costos.
Es importante destacar que la distribucion manual de costos pueden ser utilizada solo en valores REALES, no asi en valores plan.
Si llega a cabo la distribucion en base al periodo por medio de la distribucion manual , debera asegurarse que todos las clases de costo utlizadas en la contabilizacion manual estan contenidas en el esquema de distribucion para la distribucion automatica.
Los costos que son debitados en un centro de cost por la distr manual de costos no pueden ser luego debitados utlizando recontabilizacion periodica. Las recontabilizaciones periodicas son en si mismas correcciones a las contabilizacione spor lo que deben llevarse a cabo antes de las distribuciones , ya sean manuales o automaticas.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Myriam Stella Castro Jurado, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP CO.
Myriam Stella Castro Jurado
Profesión: Jefe de Costos y Almacenes - Colombia - Legajo: MK63D
✒️Autor de: 38 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Myriam Castro