✒️La metodología ASAP
La metodología ASAP
LECCION 6. LA METODOLOGIA ASAP
ASAP o Accelerated SAP es una metodología de implementación por fases orientada a procesos, la cual ha sido diseñada por SAP para proveer una herramienta que permita optimizar los proyectos de implementación y minimizar los riesgos que todo proyecto implica, de esta forma ayuda a sus clientes en la implementación rápida y exitosa de sus productos.
La metodología ASAP comprende una serie de modelos, herramientas, formularios, cuestionarios y listas de control así como técnicas que aceleran y potencian los proyectos de implementación, que sirven de guía o paso a paso a los equipos de proyecto, quienes con su apoyo conjuntamente con las herramientas que incluyen las Soluciones SAP, contribuyen a una exitosa implementación.
ASAP está compuesta por una metodología basada en un Roadmap. Esta comprende un conjunto de herramientas y base de conocimiento que representan la clave para cualquier proyecto de implementación de productos SAP, dado que maximizan los tiempos, la calidad y la eficiencia en el proceso de implementación, garantizando así su éxito.
Las herramientas consisten en facilidades para ayudar a la Gerencia de Proyecto a recabar información útil y necesaria para el desarrollo del mismo, como cuestionarios para ayudar a definir los requerimientos de los diferentes procesos, listas de verificación de cumplimiento de las actividades por fases, entre otros documentos preconfigurados los cuales SAP ha llamado Aceleradores, que pueden ser documentos Microsoft Project, Word, Excel y Power Point.
Los documentos, formularios y archivos llamados Aceleradores, provistos por la metodología ASAP se encuentran a disposición del equipo de proyecto como modelo de base que sirven para la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de las actividades, aprobación de casos entre otras actividades, los cuales han sido diseñados, probados y utilizados en otros proyectos de implementación exitosos.
Esta metodología es utilizada para la mayoría de los proyectos de implementación SAP, sin embargo, existen particularidades en los que se deben seguir los pasos que SAP provee en las soluciones a medida.
La metodología ASAP comprende las siguientes fases o etapas con sus entregables:
Mediante una Revisión Ejecutiva se discutirán las metas del grupo, así como también la estructura organizativa y los procesos de negocio de alto nivel, los requerimientos más detallados serán discutidos en reuniones de trabajo con cada uno de los procesos de negocio. Estas reuniones (Revisión Ejecutiva y de procesos de negocio) serán liderizadas por los consultores asignados al proyecto de implementación, los cuales prepararan un Plano del estado futuro, que consiste en un documento que presenta tanto en forma escrita y en diagrama la estructura de la empresa, así como un primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizaran.
Con este documento se finaliza el alcance detallado del Proyecto, además permite verificar que todos los presentes fueron involucrados y que estos entendieron los requerimientos del grupo. Dicho plan será presentado a los ejecutivos de la empresa para su aprobación.
El equipo de proyecto durante el entrenamiento nivel 2, iniciará con el modelaje del sistema SAP con base en los requerimientos de la empresa, proporcionándoles un mayor entendimiento de las herramientas y ayudas del sistema, así como se realizará la integración de sus componentes. Luego, el entrenamiento nivel 3 ayudara al equipo a adquirir conocimientos referidos a temas detallados dentro de los procesos de negocio.
Por su parte, los consultores encargados de la implementación realizan las configuraciones de los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. La configuración de cada proceso de negocio medular o principal de la empresa se divide en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocio relacionados. Los flujos de los procesos son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.
Cada ciclo proporciona indicadores al equipo de proyecto sobre el avance, además de que representan puntos clave para realizar pruebas y simular partes específicas del proceso global del negocio, facilitando la retroalimentación inmediata, así como la participación de toda la organización durante el ciclo de vida del proyecto.
Durante la ejecución de los ciclos, el equipo del proyecto del cliente trabajara conjuntamente con los consultores a cargo de la implementación para definir los escenarios especificados del negocio y las condiciones de excepción, durante el cual se garantiza la máxima transferencia del conocimiento al permitir al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para considerar procesos comunes de negocios, completando así el entrenamiento detallado de Nivel 3 el equipo de proyecto del cliente. Paralelamente son desarrollados y probados los programas de interfase y conversión, así como los reportes especiales.
Una vez configurado el sistema, este mostrará la organización del cliente, los catálogos maestros, y deberá soportar un flujo integrado de los procesos del sistema. Por lo tanto, es necesario efectuar una revisión de los procesos de negocio de la empresa con el equipo de proyecto y los usuarios clave de cada proceso para recibir la retroalimentación y conformación de los planos aprobados.
De igual forma, en esta fase el equipo de proyecto deberá entrenar a los usuarios finales utilizando el método de entrenar al entrenado, lo que ayuda a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como la creación de una base de conocimiento de soporte propio de los reportes en línea y para futuras mejoras al sistema.
Por último, esta fase tiene como fin crear una estrategia para la Puesta en Marcha, esto es, un plan para llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. El mismo debe especificar la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo de proyecto. Finalmente, se debe aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del sistema SAP.
Sobre el autor
Publicación académica de Ana Mar?a Molero De Medina, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP CO.
SAP SemiSenior
Ana Mar?a Molero De Medina
Profesión: Licenciada en Contadur?a P?blica - Venezuela - Legajo: BE53Q
✒️Autor de: 26 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP CO Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Contador p?blico, apasionada por la consultor?a sap. con 15 a?os de experiencia en sap fico, destaco por ser proactiva, organizada y anal?tica. emocionada por contribuir al ?xito y afrontar desaf?os.
Certificación Académica de Ana Molero
