✒️La metodología ASAP

Unidad 1: Introducción a la Parametrización y Tips para el Consultor SAP.

Lección 6/8: Metodología ASAP

Tema 1: Definición de la Metodología ASAP

Nuevo Concepto: La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP) fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa. Es una metodología por fases, orientada a procesos y es el paraguas de herramientas de SAP. La misma fue diseñada para optimizar los proyectos de implementación y minimizar los riesgos.

ASAP sigue un proceso específico, apoyando a los equipos de proyectos con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y aceleradores.

Tema 2: Composición de la Metodología ASAP

ASAP está compuesto por una Metodología (Roadmap), que consta de un conjunto de Herramientas y una Base de Datos de Conocimiento que garantiza la eficiencia de la implementación. Las herramientas incluyen facilidades para la Gerencia del Proyecto, cuestionarios para ayudar a definir los requerimientos de los procesos, listas de verificación de cumplimiento de las actividades por fase y otros documentos pre configurados denominados Aceleradores. Los aceleradores pueden ser archivos de Microsoft Project, Word, Excel y PowerPoint.

En Resumen: Los aceleradores son puntos de partida que ayudan a la implementación del ERP, no significa que se deban utilizar al pie de la letra. Hay negocios particulares que se deben seguir pasos que SAP provee en las soluciones a medida.

Tema 3: Fases y Entregables de la Metodología ASAP

La Metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables:

A. FASE I. Preparación del Proyecto

· El equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP. Se complementará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema de hardware necesario.

· El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Dicha reunión incluirá al equipo del proyecto, consultores y miembros clave de la empresa. El objetivo es dar comienzo al proyecto oficialmente destacando la importancia de éste y su aportación a los objetivos futuros de la empresa.

B. FASE II. Planos del Negocio (Business Blueprint):

· El propósito en esta etapa es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Las reuniones de revisión ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores que realizan la implementación.

· Para confirmar que se entienden los requerimientos y que todo lo necesario ha de ser considerado durante la ejecución del proyecto, se preparará un Plano del estado futuro y será presentado a los ejecutivos de la empresa para su aprobación.

· El plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañía; los dos se presentarán de forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del Proyecto.

C. FASE III. Realización

· El equipo de del proyecto de la empresa y los consultores se separan para culminar las actividades asignadas.

· El equipo del proyecto de la empresa asistirá al entrenamiento de SAP de nivel 1 y 2.

· Entrenamiento Nivel 2: el equipo comenzará a modelar el sistema SAP ERP basándose en los requerimientos del caso de la compañía, entenderán las herramientas y ayudas de referencia del sistema y realizarán la integración de sus componentes.

· Entrenamiento Nivel 3: el equipo adquirirá conocimiento en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.

· En paralelo, los consultores estarán realizando los procesos de implementación y configuración del sistema definido en el plano de aprobación. El sistema configurado reflejará la organización de la empresa, y los catálogos maestros (conjunto de datos maestros a transportar y reflejar en la implementación como clientes, proveedores, deudores, acreedores, etc.). Asimismo el sistema deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos de la empresa.

· Definición: El Proceso de Negocio Medular consta de las tareas troncales y principales de la compañía u organización. Sin el correcto funcionamiento de las mismas en el ERP, ninguna otra actividad se podrá llevar a cabo.

· La configuración de cada proceso de negocio modular será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos son configurados en conjunto con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.

· El enfoque en ciclos proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucrar a toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

· Durante los ciclos, el equipo trabajará en conjunto con los consultores para definir escenarios específicos de negocio y condiciones de excepción. El equipo de proyecto del cliente completará el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos.

· Como una actividad paralela, son desarrollados y aprobados los programas de interfase y conversión, así como los reportes especiales.

D. FASE IV. Preparación Final

· El objetivo de esta fase es terminar las prueba finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos el sistema y el sistema a un ambiente de producción.

· Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará usuarios clave utilizando el método de entrenar al entrenador.

· El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.

E. FASE V. Arranque Productivo y Soporte:

· El sistema deberá ser revisado y ajustado con el fin de asegurar que el entorno del negocio está completamente integrado. Este proceso involucra el verificar la precisión de las transacciones del negocio y entrevistas informales a los usuarios para verificar si en efecto se ha cumplido a cabalidad con las necesidades y requerimientos previamente establecidos.

· A su vez, este proceso involucra el medir los beneficios obtenidos por el nuevo sistema implementado en el negocio.