✒️SAP FI - Clases de Documentos y claves de contabilización

SAP FI Clases de Documentos y claves de contabilización

Clases de Documentos y claves de contabilización

los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructura poseen una dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control. Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asociada ni depende de una sociedad en particular.

Cada documento en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:

  • Número de documento
  • Sociedad
  • Ejercicio

Los datos de cabecera de un documento contiene información válida para todo el documento. En un documento FI los datos de cabecera mas importantes son los siguientes:

  • La Clase de Documento
  • Fecha Documento
  • Fecha Contabilización
  • Sociedad
  • Moneda
  • Tipo de cambio
  • Referencia

La clase de documento se utiliza también para clasificar los documentos contables por su naturaleza, controla qué tipo de cuentas se pueden imputar. Además es el dato que determina el rango de numeración de los documentos y Define otros datos de control, como por ejemplo, si permite operaciones intercompany, y los descuentos por pronto pago. los documentos contables se identifican con una clave de dos caracteres:

  • KR Factura de Acreedor,
  • KG Nota de Crédito Acreedor,
  • SA Documentos

Transacción OBA7

IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Documento > Definir Clases de documento

Clave de contabilizacion: es de dos caracteres que determina si una imputación corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta a imputar corresponde a cuentas de mayor (S), acreedor (K), deudor (D), activos fijos (A) o materiales (M).

Adicionalmente la clave de contabilización tienen las siguientes funciones:

  • Indicador Relevante para ventas: los documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.
  • Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.
  • Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.
  • Controlar el status campo de la imputación.
  • Posición con efecto sobre ventas: Este indicador hace que las posiciones de documento que se hayan entrado con esta clave de contabilización se tengan en cuenta en la determinación del volumen de operaciones.
  • Cuenta de mayor especial: indica si se trata de imputaciones con CME. Por ejemplo, claves 09 y 19 para deudores.
  • Clave de Contabilización de Anulación: se especifica con que clave se contabilizará una anulación. Por ejemplo, los registros contabilizados con clave 40 (Debe) se anulan con la clave 50 (Haber).
  • Operación de Pago: indica si se trata de posiciones relevante para pagos. Un clásico ejemplo es la clave 15 para deudores (Cobros) y clave 25 (Pagos).

Transacción OB41

IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Documento > Definir Claves de contabilización.

SAP trae definidas todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una compañía. Sin embargo, pueden crearse nuevas claves de contabilización.

En una clave de contabilización se definen los siguientes datos:

  • Si es una clave para el Debe o el Haber
  • La clase de cuenta que se imputará (solo se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización)

partidas individuales: Se refiere a cada uno de los movimientos que se registran en una cuenta o clase de coste. En los datos maestros de cuentas de mayor se define si una cuenta se visualizará por partidas individuales o no.

Numero de documento: Es el número con el cual se graba en SAP un documento o movimiento.

Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar: Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.

Ejercicio: Se refiere al ejercicio económico o año fiscal que posee una empresa. Los ejercicios contienen periodos contables y el periodo contable se determina en función de la fecha de contabilización de las operaciones.

Datos necesarios para la configuración de Clases de Documentos:

1) Identificación

  • Codificación: las clases de documento se pueden identificar con una clave de dos caracteres alfanuméricos.
  • Texto: Se ingresa un texto explicativo que permita identificar para qué operaciones se utilizará la clase de documento. Por ejemplo, Contabilizaciones de Caja, Asientos de Ajustes de Auditoria, Ventas de servicios, etc.

2) Propiedades

  • Rango: a cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeración que determinará el número de documento con el cual se registrará el documento en el sistema.
  • Clase de documento de Anulación: si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. En este campo se puede definir si ese documento de anulación se identificará con una clase de documento diferente. Por ejemplo, la clase de documento KR (factura acreedor) se anula con la clase de documento XK. Si el campo se deja vacío se anulará con la misma clase de documento original.
  • Grupo de Autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios Grupos de Autorizaciones de manera de limitar qué usuarios contabilizarán con qué clase de documento

3) Clase de cuentas permitidas

En este sector se marcan qué tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se pueden elegir diferentes tipos de cuentas.

4) Control

Clase de documento neto: el impacto de este control lo desarrollaremos en las próximas lecciones cuando veamos los descuentos por pronto pago. Este control determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.

Un solo Deudor/ Acreedor: este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor. Las clases de documento que posean este tilde solo podrán tener o un deudor o un acreedor. Lo que si esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor.

Contabilizaciones negativas permitidas: en SAP existen reportes de Cifras de Movimiento, es decir, cuanto se contabilizó en aumentos y disminuciones. Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa.

Multisociedades GL: las clases de documentos que poseen este tilde permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación. Si bien todos los documentos son por sociedad, en una misma operación podemos registrar más de un documento al mismo tiempo.

Sociedad GL asociada introducible: Este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS Consolidación empresarial. El modulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada.

5) Necesario para entrada de documentos

Desde la clase de documento se puede definir que los campos Referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el número de comprobante del interlocutor comercial.

6) Solo BI

SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer carga masivas de documentos. Las clases de documento que posean el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input

7) T/C Documento en Moneda Extranjera

En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. Por ejemplo si registramos facturas en moneda extranjera, se puede especificar que la clase de documento para pagos considere el tipo de cotización Vendedor.

Rangos de Numeración

Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:

  • Con asignación interna: es decir que el sistema generará el número de documento. En este caso, solo podrá ser numérico y la numeración será consecutiva.
  • Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica: en este caso el usuario que registre el documento será quien le asigne un número al documento que se generará. Esta asignación de números no guarda una correlatividad. Este tipo de numeración habitualmente se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el número es asignado por un sistema externo.

Transacción FBN1

IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Rangos de números de documento > Documentos en vista de registro > Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos.

Pantalla de Ingreso

  • Sociedad: Los rangos de números de documentos siempre son por sociedad. Por lo tanto pueden existir dos documentos con el mismo número pero que pertenecen a distintas sociedades.
  • Visualizar Intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.
  • Modificar Intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.
  • Status: permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema. Hay que tener especial cuidado de no pisar el número con número ya grabado. Es decir, no se debe volver hacia atrás el contador de números.

Creación de Rangos de números

  • Rango: Clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento. Muchas clases de documento pueden tener asignados el mismo rango.
  • Año: Los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto significa que cada año los números volverán a comenzar desde el inicio. Si en año se completa con 9999 entonces los rangos serán únicos y no por años.
  • Desde: Número con el cual comenzará el rango.
  • Hasta: Número donde finaliza el rango.
  • Número actual: último número emitido. Se puede dejar en blanco y el sistema comenzará a numerar desde el inicio del rango. Si se se completa con algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el número siguiente al ingresado en número actual
  • Externo: es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango, por ejemplo Desde A Hasta ZZZZZZZZZZ si es alfanumérico.

Se pueden copiar los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro (Transacción OBH1) pero Los rangos no pueden solaparse. Cada número solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.

Tablas importantes

  • BKPF Es la tabla de que contiene los datos de cabecera. La clase de documento la encontramos en esta tabla en el campo BLART.
  • BSEG Es la tabla de que contiene las posiciones de un documento. Las claves de contabilización las encontramos en el campo BSCHL.


Sobre el autor

Publicación académica de Daniel Velasco Lara, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Senior

Daniel Velasco Lara

Profesión: Contador Público y Lic. en Sistemas - Mexico - Legajo: EK26W

✒️Autor de: 75 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado

🎓Egresado del módulo:

Presentación:

Hola, busco continuamente actualizar mis conocimientos y complementar mi experiencia sap banking para generar las mejores soluciones en los proyectos.

Certificación Académica de Daniel Velasco

 

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