✒️SAP FI - Clases de Documentos y claves de contabilización

SAP FI Clases de Documentos y claves de contabilización

UNIDAD 3 - LECCIÓN 1 CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

1- DOCUMENTOS CONTABLES

Los documentos en SAP están estructurados en:

- Datos de Cabecera, cuyo dato de control es la clase de documento.

- Datos de Posición, cuyo dato de control es la clave de contabilización.

Estos datos de control se definen a nivel mandante, ni depende ni se asocia a una sociedad.

2- CLASE DE DOCUMENTOS

Su objetivo funcional es permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa, sobre todo al sacar el informe de partidas individuales o un mayor contable. También tienen las siguientes funciones:

  • Controlar que tipo de cuentas se pueden imputar.
  • Determinar el rango de numeración con el que se generará cada documento.
  • Otros datos como permitir operaciones intercompany o si los DPP se contabilizan por el neto.

SAP ya trae configurado una gran cantidad de clases de documento pero se pueden definir nuevas clases.

Los datos necesarios para la configuración de clases de documentos:

1. Identificación

  • Codificación: clave de 2 caracteres alfanumericos
  • Texto: para explicar para qué operaciones se utilizará

2. Propiedades

  • Rango: determinará el número de documento con el cual se registrará en el sistema
  • Clase de doc de anulación: si un doc se anula el sistema reversa la operación con un contra asiento y este campo define si ese documento se identifica con una clase de documento diferente. Si se deja en blanco se anulará con la misma clase de doc original.
  • Grupo de autorizaciones: campo necesario para roles y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios para delimitar si contabilizarán con una clase de doc u otra.

3. Clases de cuentas permitidas

  • Aquí se marcan qué tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento.

4. Control

  • Clase de documento neto: Determina en qué momento se realiza un DPP, si en la fra o en el pago.
  • 1 Deudor/Acreedor: impide que se contabilice a más de un deudor o acreedor.
  • Contabilizaciones negativas permitidas
  • Multisociedades GL: permite que se contabilicen documentos para más de una sociedad en una única operación
  • Sociedad GL asociada introducible: está vinculado al módulo de consolidación empresarial

5. Necesario para entrada de documentos

  • Numero de referencia y texto de cabecera: Se define si van a ser datos obligatorios o no. Lo ideal es que el nº de referencia si lo sea.

6. Solo BI

  • Es para cargas masivas de documentos. Los que posean este tick solo podrán registrarse a través de Batch Input

7. T/C Documento Moneda Extranjera

  • Se especifica si para esta clase de doc se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los doc que se generen en moneda extranjera.

3- RANGOS DE NUMERACIÓN

Los documentos se pueden numerar con asignación interna, el sistema genera el número de doc. o asignación externa, que lo determina el usuario, puede ser numérica o alfanumérica.

Para crear rangos de números nos encontramos con dos pantallas.

  1. Pantalla de ingreso. Sociedad (pueden existir dos documentos con el mismo nº pero en distintas sociedades), Visualizar intervalos, Modificar intervalos y Status, que permite la modificación del nº actual.
  2. Creación de Rangos de números. Rango (identifica el rango que estamos creando), Año, Desde - Hasta, Nº actual (último número emitido) y Externo.

** Los rangos no pueden solaparse, cada número solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.

Se pueden copiar los intervalos de rangos de números de doc de una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro (transacción OBH1)

Cada doc en SAP se identifica por los siguientes datos:

- Número de documento

- Sociedad

- Ejercicio

4- CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

Son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. También qué tipo de imputación estamos realizando, si es a un deudor, acreedor, cuenta de mayor, etc. Además pueden servir para:

  • Indicador relevante para ventas: Si llevan este tick se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados informes.
  • Indicador relevante para pagos: Indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos
  • Indicador Cuenta Mayor especial: con este tick todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.
  • Controlar el status campo de la imputación

SAP trae definidas las claves de contabilización necesarias pero pueden crearse nuevas. Se definen los siguientes datos:

  • Si es para el debe o el haber
  • La clase de cuenta que se imputará
  • Posición con efecto sobre ventas
  • Cuenta de mayor especial
  • Clave de contabilización de anulacion
  • Operacion de pago

** Grupo de Status Campo: En las claves de contabilización determina que campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición.


Sobre el autor

Publicación académica de Ana Cristina Perez Herrera, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Senior

Ana Cristina Perez Herrera

Profesión: Administrativo Contable - España - Legajo: DE62S

✒️Autor de: 56 Publicaciones Académicas

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Técnico superior en administración y finanzas con experiencia de administrativo contable, actualmente buscando una oportunidad de empleo para demostrar y afianzar los conocimientos adquiridos.

Certificación Académica de Ana Perez

 

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