✒️SAP FI El cobro / pago automático
SAP FI El cobro / pago automático
1) Datos Maestros
Programa de pagos automaticos nos permite emitir pagos masivos.
Acreedor
Si un deudor es tambien acreedor, o al reves, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos.
Solapa Datos generales
-- Cuentas Bancarias.
-- Pagador/ Receptor alternativo.
Se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel sociedad.
La entrada en el segmento sociedad tiene prioridad.
Si se marca el tilde Especificaciones Individuales se puede ingresar el receptor del pago al momento de ingresar la factura, con esta opcion no es necesario que el receptor del pago creado como dato maestro en SAP
Solapa Datos de Sociedad- Gestion de cuenta.
En algunas empreas, los clientes realizan ordenes de compra localmente ( mediante subsidiarias), pero pagan sus facturas en forma centralizada ( a traves de la central). Existe una diferencia entre el flujo de mercaderias y el flujo de pagos.
Para estos casos las partidas contabilizadas en la cuenta subsidiaria, se transfieren automaticamente a la cuenta central.
Si se selecciona el campo Gestion descentralizada en el registro de dato maestros de la central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.
Solapa de Datos de sociedad- Pagos
-- Clave de bloqueo
-- Tiempo previsto hasta cobro de cheque.
Se refiere a la cantidad de dias que transcurren usualmente antes de que el banco efectue el debito resultante del pago por el cheque.
Fecha de valor = Fecha de contabilizacion del pago tiempo hasta cobro del cheque.
--Via de pago
Determina la lista de vias de pago.
Pagar todas las partidas individualmente
Para pagar por separado cada partida abierta del acreedor.
Banco Propio
Con la clave de banco propio se determinan todos los datos bancarios con los cuales se pagara.
2) Repaso de partidas Abiertas
Programa de pagos automaticos.
El programa de pagos nos permite realizar las siguietes operaciones.
-- Selecionar facturas pendientes que deban pagarse.
--- Contabilizar documentos de pago.
-- Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electronicos.
El proceso de pago consiste en cuatro pasos:
a) Fijar los parametros.
b) Generar la propuesta
c) Planificar la ejecucion del pago.
d) Imprimir los medios de pago: Luego de haber contabilizado se planifica los programas de impresion para la creacion de los medios de pago.
En la propuesta de pago si una partida esta bloqueda para el pago lo que hay que hacer es eliminar la propuesta de pago y desbloquear la partida. Si la partida esta habilitada para el pago, se puede bloquear desde la propuesta.
Si hay que hacer una anulacion se hace por la transaccion FBRA ( si no corre el programa de cheques), si corre el programa de cheques se hace la anulacion por la tranaccion FCH8
Impresion y soporte de datos
La ejecucion de imprecion inicia el programa de impresion, que realiza las siguentes tareas:
- Transferir los medios de pago, los aviso de pago y la lista adjunta a la gestion de impresion.
- Generar los archivos EDI ( intercambio de datos electronicos).
Para ejecutar el programa de imprecion debe tener por lo menos na variante cada programa de imprecion de las vias de pago utilizadas. Para ver la impresion se puede acceder mediante la transaccion SP01.
Particularmente, el programa de impresion de cheques realiza los siguientes pasos:
- Asigna los numeros de cheque a los documentos.
- Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la informacion de cheques.
- Imprime cheques y documentos adjuntos.
Hola Juan Pablo,
Te paso las respuestas a tus consultas:
-Si en el maestro del proveedor tengo mas de un metodo de pago, ejemplo C,A,I y no indico el metodo de pago en la factura y en f110 pongo vias de pago C,A,I,X, etc. Que logica usa SAP para determinar de que manera le va a pagar a ese proveedor, ya que tiene configurado 3 vias de pago?
En ese caso el programa no podrá determinar la vía de pago. La propuesta quedará como excepción y habrá que indicarlo en los pagos. Lo ideal es realizar una modificación masiva en la transacción FBL1N asignando la vía de pago con la cual se realizará el pago.
-En la f110, cuando reviso la propuesta de pago, el boton reasignar es el que me va a permitir modificar los valores para que una partida que aparece en rojo el programa de pago me la tome? Es lo mismo si tengo una partida que me acepte y NO quiero que la pague?
Sino querés pagar una partida que esta en verde, en la ventana donde tenes disponible el botón reasignar, tenes la opción de bloquear la partida. Si la bloqueas no será incluida en el pago.
-Por otro lado, cuando hablas de las cuentas transitorias, podrías explicarme un poco más acerca de eso? En mi trabajo, sé que por ejemplo la cuenta de un banco es 10000 donde cero es la base, luego 10002 la usan para pagos por cheque, la 100004 para pagos manuales y asi sucesivamente. Las cuentas que no terminan en 0, como la 10002 y la 10004 tienen cuenta asociada la 10000 o no manejan cuenta asociada?
Las cuentas de banco no se manejan como cuentas asociadas, lo que tienen en común las cuentas de un mismo banco (principal, pagadora, cobradora y otras) es que poseen el mismo banco propio e ID de cuenta en el maestro de la cuenta (Solapa Entrada/banco / intereses).
Igualmente en la configuración de los bancos se determina para cada banco propio y vía de pago en qué cuenta contabiliza (Pagadora cheques o pagadora transferencias, etc).
Cuando el banco manda la reconciliacion bancaria, ¿cómo es el proceso de ajuste? Es hacer asientos de compensacion entre las cuentas ?
Cuando se procesa un extracto bancario, el sistema contabiliza en la cuenta principal y en la cuenta transitoria que corresponda. Respecto a la compensación hay dos formas, uno es que se compense al mismo tiempo que se contabiliza el extracto, pero para esto tiene que haber algún campo que haga unívoca la compensación. Por ejemplo, el importe y el número de cheque, si el sistema encuentra estas coincidencias, contabiliza y compensa. La otra opción es que el extracto haga simples asientos contables y en un proceso posterior se realice la compensación, ya sea manual o automática. Esta última es la opción que mas se utiliza ya que la primera puede frenar las contabilizaciones sino encuentra con qué compensar.
-Por ultimo, al respecto de los alternative payees, en que parte del documento de factura de proveedor indicas a cual hay que pagarle?
Ejemplo, tengo un proveedor 010 y tiene 3 alternative payees asociados. En el documento de la factura, en que campo lo indico?
En la transacción FB60, en la solapa Pagos se habilita el campo Receptor Alternativo. En este campo indicas a cual de los tres receptores le realizarás el pago (te adjunto una imagen).
Hola Sixmara,
El problema es que en el campo Siguiente fecha de contabilización, le habías colocado una fecha muy próxima, 01/09/2012. El sistema revisa las fechas de vencimiento y se fija si aun puede pagarlas en el próximo pago, entonces como es una fecha cercana no considera las facturas, ya que las incluirá en la corrida de pagos del 01/09.
Adicionalmente, hay una configuración en la sociedad pagadora que determina los días de tolerancia en los plazos de pagos en la cual puede superarse el vencimiento de una factura. En este servidor dicho campo tiene un valor de 8 días. Por lo tanto, si tienes una factura que vence el día 31/08 con condición de pago contado, el sistema considerará que debe pagar esa factura antes del 08/09. Si le indicas en los parámetros que la próxima vez que tienes previsto pagar es el 01/09 no incluirá esa factura en la propuesta. Si le indicas que el próximo pago previsto es el 09/09 entonces la considerará.
Modifique la fecha del próximo pago en tus parámetros y ahora funciona correctamente.
Saludos
Respuesta Instructor:
Hola Laura,
Disculpa, me había quedado pendiente esta pregunta. Te amplío la utilidad de los dos conceptos que me preguntas:
Pagador Alternativo:
Se utiliza básicamente para pagarle a alguien que no es quien emitió la factura. Hay varios ejemplos que aplican en estos casos, supongamos que un proveedor posee un embargo judicial, entonces el pago de sus facturas debe depositarse en la cuenta de un juzgado y no en la cuenta bancaria del proveedor. También esta el caso de los proveedores que ceden sus facturas a sus acreedores. Para estos casos lo que se hace es contabilizar la factura en el proveedor que corresponda y por medio del pagador alternativo se especifica a quien se le debe realizar el pago.
Contablemente, el asiento del pago da de baja la cuenta del proveedor que facturó pero los datos para la emisión del cheque o el número de cuenta bancaria corresponden al pagador alternativo.
Cuentas Transitorias de Banco:
SAP tiene como recomendación utilizar cuentas de mayor transitorias para bancos. Lo ideal son 3 cuentas, una que represente el saldo real del extracto, una que represente los pagos emitidos y otra cuenta para las cobranzas recibidas. Con este circuito la empresa registra todos sus pagos y cobranzas en las dos cuentas transitorias (Pagadora y Cobradora) y luego cuando se procesa el extracto bancario todo imputa en la cuenta saldo.
Ejemplo de los asientos que realiza este circuito:
---------Pago----------
Proveedor
a Banco Pagador
--------Extracto--------
Banco Pagador
a Banco Saldo
--------------------------
De esta manera, la cuenta saldo siempre tendrá el saldo real del extracto y la las cuentas transitorias reflejarán las partidas pendientes de débito o crédito.
Saludos
Nancy
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Luciano Capua, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Luciano Capua
Profesión: Economista (analista Funcional Sap Fi) - Argentina - Legajo: ZU55P
✒️Autor de: 88 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Luciano Capua