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✒️SAP FI Las condiciones de pago y descuentos por pronto pago

SAP FI Las condiciones de pago y descuentos por pronto pago

SAP FI Las condiciones de pago y descuentos por pronto pago

CONDICIONES DE PAGO Y DESCUENTOS POR PRONTO PAGO

1. CONDICIONES DE PAGO (REPASO)

Son términos que se acuerdan los interlocutores comerciales en relación con el pago de facturas. Las condiciones definen la fecha de vencimiento y el descuento por pronto pago ofrecido para el pago de la factura dentro de un determinado período.

Mediante las condiciones de pago el sistema puede calcular el descuento por pronto pago y la fecha de vencimiento para el pago de la factura, para lo cual el sistema necesita los siguientes datos.

  • Ø Fecha Base: fecha a partir de la cual se cuentan las condiciones.
  • Ø Condiciones de descuento por pronto pago: condiciones bajo las cuales se concede descuento por pronto pago (días de plazo)
  • Ø Porcentajes de descuento por pronto pago: es el porcentaje utilizado para calcular el descuento por el pago anticipado.

Al registrar una factura de acreedor se puede especificar un importe de descuento fijo o un porcentaje de descuento por pronto pago. Es decir, el descuento por pronto pago se aplicará independientemente del período o de la fecha de pago.

Abonos referidos a facturas:

Los abonos se pueden relacionar con la factura original mediante la entrada del número de factura en el campo “Referencia a factura” durante el ingreso del documento o más adelante después de haber grabado. Las condiciones de pago se copiarán de la factura original, de modo que la factura y el abono vencen el mismo día.

Otros Abonos:

Si no se relacionan los abonos a facturas, estos se van a vencer en la fecha base. Si se desea activar las condiciones de pago de un abono que no tiene referencias a una factura, se debe introducir el valor “V” en el campo “Referencia a factura” al registrar el documento, así el sistema va a tomar en cuenta la condicion de pago que se ingrese en la nota crédito.

2. CONFIGURACIÓN

Transacción OBB8

IMG => Gestión Financiera (nuevo) => Contabilidad de deudores y acreedores => Operaciones Contables => Recepción de Facturas/Entrada de abonos => Actualizar condiciones de pago

Datos Generales

  • Ø Clave de condición de pago: se identifican con una clave alfanumérica de hasta 4 dígitos.
  • Ø Límite de días: es el día natural hasta el cual las condiciones de pago son válidas. Utilizando el límite de días se pueden almacenar condiciones de pago simples o múltiples en una misma clave de condición de pago.
  • Ø La descripción de las condiciones de pago incluye una explicación generada automáticamente por el sistema que se puede sustituir por la explicación que desee el usuario para identificar las condiciones de pago y un texto comercial para imprimirse en facturas.

1. Clase de Cuenta

La clase de cuenta define si las condiciones de pago se pueden utilizar en facturas de deudores o acreedores. Si las condiciones de pagos contienen porcentajes de descuento por pronto pago, lo ideal es definir condiciones de pago separadas para deudores y acreedores de manera que una modificación en el porcentaje que se le realice a los deudores no afecte a las condiciones establecidas para los acreedores.

No obstante, si las condiciones de pago no tienen descuentos por pronto pago y solo contiene los días de vencimiento, se podrían utilizar las mismas condiciones para ambas clases de cuentas.

2. Cálculo de Fecha Base

Hemos mencionado que uno de los pilares para calcular la fecha de vencimiento de un documento es la fecha base sobre la cual el sistema aplica los días de la condición de pago. En cada condición de pago se puede determinar que la fecha base sea un día fijo del mes o tantos meses después (adicionales).

3. Control de pago

4. Propuesta de Fecha Base

Desde la condición de pago se puede definir qué fecha se tomará como fecha base propuesta. Las opciones que nos brinda el sistema son las siguientes:

Ø Sin propuesta: si la condición tiene esta opción, entonces el usuario deberá ingresar la fecha base al momento de registrar el documento.

Ø Fecha de Contabilización: la fecha base se completará con la fecha de contabilización del documento.

Ø Fecha de Documento: la fecha se completará con la misma fecha de documento o factura.

Ø Fecha de entrada: la fecha base se completará con la fecha en la que se está ingresando el documento al sistema.

La fecha base es un dato modificable luego de haber contabilizado un documento.

5. Condiciones de Pago

Aquí es donde se define de qué manera se calculará el vencimiento de una factura. Tenemos varias opciones:

  • Ø Pago a plazos: una factura puede pagarse en cuotas, donde cada cuota posea un vencimiento diferente. Este tema lo veremos en el próximo punto.
  • Ø Para las Condiciones de Pago debemos completar los siguientes campos:
  • Ø Porcentaje: en este campo se completa el porcentaje de descuento por pronto pago si se paga antes del vencimiento indicado en esta condición.
  • Ø Días: cantidad de días que se sumarán a la fecha base para determinar el vencimiento de la factura.
  • Ø Días fijos /Meses adicionales: al igual que lo que hemos visto para el cálculo de fecha base podemos definir un día fijo y meses adicionales para el cálculo del vencimiento.

Hay que tener en cuenta que solo se debe elegir una opción, Días o Días fijos /meses adicionales.

3. CONDICIONES DE PAGO EN CUOTAS

SAP contempla la posibilidad de realizar pagos a plazos o en cuotas. Para estos casos se utilizan condiciones de pagos especiales que al utilizarlas en una contabilización dividen automáticamente el importe total de las facturas en importes parciales que vencen en fechas diferentes.

Para configurar las condiciones de pago a plazo debe marcarse el check de Pago a Plazos que vimos anteriormente y no asignar días de vencimiento ni descuentos por pronto pago.

Para poder utilizar la condición de pago a plazo debemos configurar un paso más, que es la determinación de las cuotas.

Transacción OBB9

IMG => Gestión Financiera (Nuevo) => Contabilidad de deudores y acreedores => Operaciones Contables => Recepción de facturas / Entrada de abonos => Definir condiciones de pago para plazos

En esta transacción se crean las cuotas y se deben ingresar los siguientes datos:

Ø Condición de pago a plazos: se ingresa la condición de pago que se define en el primer paso. Se deben crear tantas entradas como cuotas vayamos a crear (si son 3 cuotas son tres entradas)

Ø Numero de cuotas: se debe definir cuantas cuotas tendrá el pago a plazos. Para cada cuota indicada, el sistema creará una partida individual al contabilizar el documento.

Ø Porcentaje de cada cuota: Los porcentajes indicados en cada cuota deben sumar el 100% del total (la cuota 1 es el 30% del total de la factura, la cuota 2 es el 20% y la 3 el 50%)

Ø Condición de pago simple: a cada cuota creada se le asigna una condición de pago simple. Por ejemplo, la primer cuota tendrá un vencimiento de 30 días, la segunda cuota vencerá a los 60 días, etc.

Nota

Las condiciones de pago que creamos en el customizing se pueden utilizar en los módulos de FI como en las operaciones concretadas en los módulos de MM y SD, sin embargo en estos módulos el sistema muestra un mensaje de advertencia de que no puede utilizarse condiciones de pago en cuotas ya que no se tienen en cuenta para el cálculo de vencimiento tanto en los reportes de pedidos de compras como de ventas, esto no quiere decir que no se pueden utilizar, ya que al momento de contabilizar la factura de compra o venta el sistema realizará el desglose de los importes en función de las cuotas que posea la condición, el problema o mejor dicho la advertencia., es para aquellos reportes que tienen que ver con compras o ventas dentro de los módulos de SD O MM, en esos casos cuando se utiliza una condición que es en cuota el reporte se visualiza como si fuera al contado.

Nota

La condición de pago es un dato que se puede modificar luego de haber contabilizado un documento pero si necesitamos cambiar una condición simple por una condición en cuotas debemos anular el documento, porque una condición en cuotas implica que se generen varias posiciones con el importe desglosado en cada cuota, y una vez que se ha contabilizado el documento los importes y las posiciones no se pueden modificar, es por ello que es preciso anular y contabilizar con la condición de cuotas correspondiente.

4. DESCUENTO POR PRONTO PAGO

Existen dos formas de contabilizar los descuentos por pronto pago: se pueden contabilizar en el momento del pago o se pueden contabilizar por adelantado al momento de registrar la factura.

La forma en la que se contabiliza el descuento dependerá de la clase de documento. En la configuración de las clases de documento se define mediante el check Clase de documento neto.

Ejemplo de una contabilización estándar de descuentos

La factura se contabiliza de manera habitual y se elige la condición de pago con descuento por pronto pago. La factura se contabiliza por el total con imputación a la cuenta de resultado que corresponda y como contrapartidas la cuenta de acreedores.

Si la factura se cancela en el periodo en el que aún se encuentra vigente el descuento por pronto pago, entonces el sistema reconocerá el descuento, se cancelará la cuenta del acreedor por el total, se registra un cargo a resultados por el descuento y se paga la diferencia.

Si la factura se cancela en un momento en que el descuento ya no es válido, simplemente se paga el total de la factura.

Ejemplo de contabilización con el Procedimiento Neto

Si se contabiliza una factura de acreedor con una clase de documento para el procedimiento neto, el importe de descuento se deduce del importe que se contabiliza en la cuenta de gastos y se contabiliza en ese mismo momento en una cuenta de compensación de descuento.

Si se utiliza el procedimiento neto para acreedores, el importe de descuento se contabiliza automáticamente al contabilizar la factura.

Al pagar la factura, si el pago se realiza en el periodo válido del descuento, el sistema realiza una contabilización en la cuenta de compensación de descuento, se da de baja el acreedor por el total y se paga la diferencia.


Si la factura se paga después del periodo de validez del descuento, la pérdida del descuento se contabiliza en una cuenta separada.

La cuenta de compensación de descuento se ha de tratar en la Gestión de partidas abiertas para compensar los saldos registrados.

La mayor ventaja de utilizar el procedimiento neto es que el descuento se netea en la cuenta de gastos que corresponde.

Tablas Importantes

T052: contiene las condiciones de pago.

T052S: contiene las condiciones para pagos a plazos.

BSEG: Es la tabla de posicion en la cual se pueden encontrar los datos de condiciones de pagos para las partidas. Campos relevantes:

KOART: Clase de cuenta (las condiciones de pago se encuentran en las clases de cuenta K o D)

ZTERM: Clave de condición de pago.

ZFBDT: Fecha Base

ZBD1T: Días del descuento por pronto pago 1

ZBD2T: Días del descuento por pronto pago 2

ZBD3T: Plazo para condición de pago neto.

ZBD1P: % de descuento por pronto pago1

NOTA: La fecha de vencimiento es un cálculo que realiza el sistema sumando los días de la condición de pago a la fecha base. Dado que es un cálculo, el valor no se guarda en una tabla.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Cesar Aicardo Tapias Gomez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Master

Cesar Aicardo Tapias Gomez

Profesión: Ingeniero Informatico - Colombia - Legajo: VV46B

✒️Autor de: 115 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Ingeniero informático con 20 años de experiencia de los cuales 9 años de estos como analista de pruebas en ambientes qa de los modulos fi, hcm y crm.

Certificación Académica de Cesar Tapias

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "Las condiciones de pago y descuentos por pronto pago" de la mano de nuestros alumnos.

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Creado y Compartido por: Pablo Ignacio Bonilla

 


 

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