✒️SAP FI - Control de Modificaciones y grupos de tolerancia

SAP FI Control de Modificaciones y grupos de tolerancia

Grupo de Tolerancia

En SAP se pueden definir los importes máximos que puede contabilizar cada empleado por medio de la creación de Grupos de Tolerancia. La moneda en la que se especifican los importes es la moneda local de la sociedad. Se pueden crear tantos grupos de tolerancia como sean necesarios. Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia. A los usuarios que no han sido asignados a ningún grupo de tolerancia especial se les aplican los valores del grupo de tolerancia "en blanco". Éste es el grupo de tolerancia por defecto.

Todas las sociedades tienen que tener el grupo de tolerancia por defecto, si no se crea este grupo no se podrán contabilizar movimientos.

En los grupos de tolerancia se pueden definir límites máximos para los siguientes conceptos:

  • Importe total por documento
  • Importe por posición de deudor/acreedor
  • Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia.

Transacción SPRO

IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Documento > Grupos de Tolerancia > Definir grupos de tolerancia para empleados.

Control de Modificaciones

Hay muchos campos en SAP que no son modificables luego de que se ha grabado un documento, como las cuentas de mayor, importes, fechas de documento y contabilización, clases de documentos, etc. Sin embargo hay muchos campos si se pueden modificar y dependiendo de las distintas reglas configuradas algunos campos podrán ser modificables. Éstas reglas pueden estar predefinidas por el sistema o pueden configurarse por usuario.

Para poder realizar los cambios mencionados es necesario parametrizar el Control de Modificaciones. Las modificaciones se dividen en datos de cabecera y datos de posición. En los datos de cabecera solo puede modificarse el texto de cabecera y la referencia.

Transacción SPRO

IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Documento > Reglas de modificación de documentos > Reglas modificación documentos, cabecera documento/posición documento.

Las reglas de modificación de documentos se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:

  • Clase de cuenta: permite definir reglas para qué clase de cuenta el campo será modificable. Si para deudores, acreedores o cuentas de mayor. Si se deja el campo en blanco será válidos para todas las clases de cuentas.
  • Clase de operación: Las clases de operación sólo se utilizan para operaciones especiales en cuenta de mayor, efectos y anticipos. (Operaciones con CME).

  • Sociedad: Si el campo está vacío, se aplica la regla de modificación a todas las sociedades.

El sistema trae predefinidos ciertas condiciones que pueden existir para modificar un campo:

  • El período contable este abierto, una vez que el periodo se haya cerrado el campo no será modificable.
  • La posición de documento no se haya compensado
  • La posición de documento es un cargo en una cuenta de deudor o un abono en una cuenta de acreedor.
  • El documento no debe ser un abono de una factura.
  • El documento no debe ser un abono de un anticipo

FB02

Una vez que se habilita el campo para ser suceptible de modificaciones se podrá acceder al documento por medio de la transacción FB02 y realizar las modificaciones pertinentes.

Log de las modificaciones

Todas las modificaciones que se realicen en los documentos para los campos habilitados se pueden visualizar con el informe RFBABL00 (Transacción SA38). En este informe, tiene opciones de selección incluyendo la sociedad, los números de documento, el ejercicio, la fecha de modificación y el nombre de usuario de la persona que realiza la modificación.

Cuando los usuarios realizan modificaciones en los documentos, se graba en el log la siguiente información:

  • El campo que se ha modificado
  • Los valores nuevos y antiguos
  • El usuario que ha realizado la modificación
  • El momento y la fecha de la modificación

Valores Propuestos

Existen varias opciones que permitirá que el sistema proponga ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos.

Parámetros en el usuario

Por medio de la transacción SU01 se administran los datos de un usuario. Se especifican sus datos de identificación como nombre, apellido, dirección, y se definen cuales son los roles y perfiles que se le asignan al usuario. Adicionalmente, se pueden especificar ciertos valores de propuesta. Por ejemplo, una Sociedad CO, todos ellos (y muchos otros objetos mas) pueden definirse como valores propuestos. De esta manera, al momento de contabilizar un documento o completar la pantalla de selección de un reporte el sistema le propondrá los valores que tenga almacenado en su usuario.

Para poder asignar estos valores se debe conocer el ID de Parámetro que representa al valor que deseamos proponer. Por ejemplo, el ID de Parámetro para sociedad FI es BUK.

Una vez que conozcamos el ID de Parámetro solo debemos asignarlo en el dato maestro del usuario e ingresarle un valor de propuesta. Esta tarea la realizan los consultores basis pero los consultores funcionales debemos conocer cuales son los ID de Parámetros que podemos asignarle a un usuario.

FB00 - Opciones de tratamiento

Existe otra transacción que la administra el propio usuario donde puede completar ciertos datos o valores de propuesta. Parte de esta transacción ya la conocemos y la hemos visto en las Opciones de Tratamiento de las transacciones Enjoy. Dentro de la transacción FB00 encontraremos diversas opciones que puede seleccionar el usuario para visualizar documentos, partidas, valores propuestos al momento de contabilizar, estructura de líneas para los pagos y muchas otras opciones más. Para conocer las alternativas que presenta esta transacción solo hay que probarlas y operar en el sistema para ver como se comportan los cambios.

¿ Cómo conocer el Id de parámetro ?

El Id de parámetro se puede buscar en los datos técnicos de la ayuda del campo que deseamos proponer. presionamos F1 para visualizar la ayuda del campo y luego presionamos el ícono Herramientas. Si en los datos técnicos que nos muestra el ícono Herramientas se encuentra el ID de Parámetro entonces podremos ingresarlo en el dato del usuario.

Valores propuestos para clave de contabilización y clase de documento

En este punto del customizing se permite crear valores propuestos para clases de documentos y claves de contabilización, a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario al tratar operaciones contables. Estos datos de propuesta se especifican por código de transacción. Por ejemplo, al contabilizar facturas deudoras se utiliza la clase de documento "DR" y la clave de contabilización "01". Se pueden almacenar estos datos en el sistema y luego serán propuestos al acceder a la correspondiente transacción.

Transacción OBU1

IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Documento > Valores propuestos > Definir valores de propuesta.

Propuesta de ejercicio

Esta opción permite definir que se proponga un ejercicio para la función de visualización de documentos y para la función de modificación de documentos. Para ello el sistema usa el último año utilizado por el usuario en la sesión de trabajo. Esta opción sólo es lógica para las sociedades FI que trabajan con rangos de números de documento dependientes del año

Transacción SPRO

IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Documento > Valores propuestos > Permitir propuesta de ejercicio.

Propuesta de Fecha Valor

Durante el registro de posiciones de documento eventualmente será necesario introducir una fecha valor (habitualmente en las imputaciones relevantes para Tesorería). En esta opción de menú se podrá especificar, para cada sociedad FI, si debe proponerse la fecha de entrada de datos (CPU) como fecha valor.

Transacción SPRO

IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Documento > Valores propuestos > Proponer fecha valor.

Control de Mensajes

En muchas ocasiones, mientras estamos operando en el sistema hemos visto que SAP muestra mensajes de diferente tipo. Nos podemos encontrar con las siguientes clases de mensajes:

  • Informativos
  • Advertencia
  • Errores

Hay determinados mensajes que pueden cambiarse. Por ejemplo, un mensaje de advertencia puede convertirse en un mensaje de error o incluso desactivarse. Los mensajes están codificados con un área funcional (generalmente los primeros dos caracteres) y un número de mensaje. Podemos encontrar esta parametrización en varios puntos del customizing. La modificación de los mensajes no se puede aplicar siempre. Hay controles que son claves y que no se puede evitar el mensaje de error. Por ejemplo si un campo es obligatorio no se puede desactivar el mensaje.

Transacción OBA5

IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Documento > Valores propuestos > Modificar control mensajes para tratar documentos.

Tablas importantes

  • T043S: Es la tabla de que contiene las Tolerancias para grupos de cuentas de mayor.
  • T043: Es la tabla de que contiene la Asignación de los responsables a los grupo de tolerancia.
  • TBAER: Es la tabla de que contiene las Reglas de Modificación de documentos.


Sobre el autor

Publicación académica de Daniel Velasco Lara, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Senior

Daniel Velasco Lara

Profesión: Contador Público y Lic. en Sistemas - Mexico - Legajo: EK26W

✒️Autor de: 75 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado

🎓Egresado del módulo:

Presentación:

Hola, busco continuamente actualizar mis conocimientos y complementar mi experiencia sap banking para generar las mejores soluciones en los proyectos.

Certificación Académica de Daniel Velasco

 

:: Al igual que Daniel ¿Usted está dispuesto a aprender SAP FI?

El lunes 18 Octubre 2021 comenzamos la 🎓Carrera Consultor en SAP FI.
Juntos para realizar sus más grandes desafíos!

 Cargando presentación, aguarde unos instantes...

 

 

+Recursos Gratuitos en CVOSOFT:

¡Lo importante es aprender!, por eso en CVOSOFT la comunidad SAP más grande de habla hispana, ponemos a su alcance los siguientes recursos abiertos libres y gratuitos:

Buscador de Publicaciones:

 

 

Consultas y Soporte

👋Hola! Estamos listos para ayudarle con el soporte que su carrera merece.

Acceda sección contacto y seleccione canal de comunicación más cómodo para usted.

🤝Aguardamos su mensaje, ¡Éxitos!

 


 

👉Que las empresas tomen en serio sus estudios es muy importante para que su inversión educativa tenga sentido.
Las empresas líderes de United States y del Mundo confían a CVOSOFT su recurso más valioso, la formación de su gente.

¿Quieres conocerlas?