✒️SAP FI El cobro / pago automático
SAP FI El cobro / pago automático
COBRO / PAGO AUTOMÁTICO
Repaso Datos Maestros:
Datos Maestros de Deudores y Acreedores
Pestaña Datos Generales - Control:
Recordemos que a nivel de datos maestros un código de cliente se puede asociar con un código de proveedor si es que corresponde.
Pestaña Datos Generales - Pagos:
- Cuentas Bancarias
- Pagador / Receptor Alternativo: Si se marca el check de Especificaciones Individuales se podrán ingresar datos al momento de registrar facturas(Esto sirve por ejemplo para documentos de caja chica)
Si el receptor /pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el número o números de cuenta de deudor/acreedor podrán introducirse en el registro maestro como receptor o pagador permitido.
Pestaña de Datos Sociedad – Gestión de Cuenta:
- Central y Subsidiaria: para algunas industrias que realizan órdenes de compras a través de las subsidiarias y luego pagan mediante su central, se puede manejar mediante el campo Central, así todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. En este caso en la cuenta subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos .
Pestaña de Datos Sociedad – Pagos:
- Clave de Bloqueo: Clave para bloquear una partida abierta o una cuenta par el proceso de pagos.
- Tiempo previsto hasta el cobro del cheque: Número de días antes de que el banco efectúe el débito por el pago con cheque.
- Vías de Pago: Si la partida a pagar indica explícitamente una vía de pago, esta manda sobre el dato maestro.
- Pagar todas las partidas individualmente: Sirve para indicar que se pague por separado cada partida al acreedor.
- Banco Propio: Clave para determinar los datos bancarios para efectuar el pago.}
Programa de Pagos Automáticos:
Este programa permite realizar lo siguiente:
- Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse.
- Contabilizar Documentos de Pago
- Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos
El Proceso de Pagos consta de 4 pasos:
Fijar Parámetros: Aquí se responde:
- ¿Qué se quiere pagar?
- ¿Qué vías de pago se usarán?
- ¿Cuándo se pagará?
- ¿Qué sociedades se tendrán en cuenta?
- ¿Cómo se les va a pagar?
Generar una Propuesta: Luego de ingresar los parámetros, el sistema devuelve una lista con de los deudores / acreedores con facturas vencidas pendientes de pago. Se pueden bloquear o desbloquear facturas para el pago.
Planificar Ejecución de Pagos: Una vez verificada la propuesta, se planifica la ejecución. Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas de mayor.
Imprimir Medios de Pago: Luego de la contabilización se planifican los programas de impresión para los pagos.
- Fecha de Ejecución: Lo ideal es que sea la misma fecha real de ejecución del pago.
- Identificación: Sirve para diferenciar distintas ejecuciones de programas con la misma fecha.
Datos relevantes para crear una propuesta:
- Fecha de Contabilización
- Todos los documentos ingresados hasta la fecha “Documentos creados hasta” se incluirán.
- Se ingresan las sociedades. Si hay más de una, se deben separa con una coma. Si se desea ingresar un rango, se coloca la primera y la última entre paréntesis.
- Se ingresan las vías de pago. Puede ser una o varias.
- El campo “Siguiente fecha de contabilización” se refiere a la próxima fecha en la cual se volverá a ejecutar un pago.
- Se seleccionan los acreedores y clientes a los que se realizarán los pagos.
Sobre las Pestañas:
- Selección Libre: Permite seleccionar documentos a cancelar por algún criterio adicional como la fecha de contabilización. Se pueden agregar hasta 3 filtros adicionales.
- Log Adicional: Permite seleccionar la información a visualizar en el log de la propuesta de pagos.
Propuesta:
Una vez ingresados los parámetros se debe planificar la propuesta de pago.
Al ejecutar, el programa selecciona documentos y cuotas con posiciones pendientes de pago según los criterios ingresados. Luego el programa agrupa las posiciones por pagos y asigna las vías de pago y datos bancarios correspondientes. Si el sistema no puede encontrar una vía de pago, dato bancario válido o existen documentos bloqueados para pago, los marcará como excepciones.
Ejecución:
Hasta este punto, no se ha registrado una contabilización, los documentos seleccionados en la propuesta se han bloqueado para evitar pagos manuales o en otra programación y duplicidad de pago.
Recién al ejecutar se generan los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el Libro Mayor.
Como parte de la metodología SAP, es recomendable el uso de cuentas transitorias para la contabilización de entradas y salidas de pagos.
Impresión y Soporte de Datos:
Este último paso dependerá de las vías de pagos seleccionadas y la necesidad de la empresa.
Esta ejecución realiza:
- Transferencia de medios de pago, avisos de pago y la lista adjunta a la gestión de impresión.
- Generar archivos EDI (Intercambio de Datos Electrónico)
- Para que el sistema pueda ejecutar el programa de impresión, deberá existir como mínimo una variante por cada programa de impresión de las vías de pago permitidas y usadas.
- Si un programa tiene diversas variantes el sistema ejecutará el programa una única vez por variante.
El programa de impresión de cheques realiza los siguientes pasos:
- Asigna los números de cheque a los documentos de pago.
- Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de los cheques.
- Imprime cheques y documentos adjuntos.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Alexander Alberto Torres Delgado, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Alexander Alberto Torres Delgado
Profesión: Contador P?blico - Chile - Legajo: PS16F
✒️Autor de: 24 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Contador auditor egresado de la universidad de carabobo - venezuela, experiencia laboral en el ?rea contable y auditor?a con conocimientos (niif-ifrs). an?lisis de datos.
Certificación Académica de Alexander Torres