✒️SAP FI El control de modificaciones y grupos de tolerancia
SAP FI El control de modificaciones y grupos de tolerancia
CONTROL DE MODIFICACIONES Y GRUPO DE TOLERANCIA
1) GRUPO DE TOLERANCIA
En SAP se definen los importes máximos que pueden contabilizar cada empleado por medio de la creación de Grupos de Tolerancia.
Se definen limites máximos por los siguientes conceptos:
Importe total por documento
Importe por posición de deudor / acreedor
Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con el grupo de tolerancia.
LA MONEDA DE LOS IMPORTES ES LA MONEDA LOCAL DE LA SOCIEDAD.
TRANSACCION SPRO
IMG / GESTION FINANCIERA (Nuevo) / PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA (Nuevo) / DOCUMENTO/ GRUPO DE TOLERANCIA/ DEFINIR GRUPO DE TOLERANCIA PARA EMPLEADOS
Se pueden crear los grupos de tolerancia que sean necesarios y a cada usuario asignar un grupo de tolerancia.
Los usuarios que no se les ha asignado ningún grupo de tolerancia especial se le aplican los valores del grupo de tolerancia "en blanco"
Todas las sociedades tienen que tener un grupo de tolerancia por defecto, Si no se crea este grupo no se pueden contabilizar movimientos.
2) CONTROL DE MODIFICACIONES
Hay campos en SAP que no se pueden modificar después de grabados como son las Cuentas de Mayor, Importes, Fechas de documento y contabilización, clases de documento, etc.
Otros campos si se pueden modificar de acuerdo a determinadas reglas predefinidas por el sistema o configurarse por usuario.
Para esos cambios se debe Parametrizar el CONTROL DE MODIFICACIONES
Las modificaciones se dividen en datos de cabecera (TEXTO DE CABECERA Y LA REFERENCIA) y datos de posición
TRANSACCION SPRO
IMG / GESTIÓN FINANCIERA (Nuevo) / PARAMETRIZACIONES BÁSICAS DE GESTIÓN FINANCIERA (Nuevo) / DOCUMENTO / REGLAS DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS / REGLAS DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS - CABECERA DOCUMENTOS / POSICIÓN DOCUMENTO
Las reglas de modificación de documentos se pueden diferenciar e función de:
CLASE DE CUENTA : Definir reglas para que clase de cuenta el campo será modificable. Si para deudores, acreedores o cuentas de mayor. Si el campo queda en blanco es válido para toda clase de cuentas.
CLASE DE OPERACIÓN: Se utiliza para operaciones especiales en cuentas de mayor, efectos y anticipos - OPERACIONES CON CME.
SOCIEDAD: Si el campo es vacío, se aplica la regla a todas las sociedades.
SAP Predefine ciertas condiciones para modificar un campo:
El periodo contable de estar abierto, si el periodo es cerrado el campo no será modificable.
La Posición de documento no se haya compensado.
La Posición de documento es un cargo en una cuenta deudor o un abono en una cuenta acreedor.
El documento no debe ser un abono en una factura.
El documento no debe ser un abono de un anticipo.
FB02
Habilitado el campo para ser posible las modificaciones se accede al documento con la transacción FB02
LOG DE MODIFICACIONES
Las modificaciones que se realicen se pueden visualizar en el INFORME RFBABL00 (TRANSACCION SA38). Este Informe tiene opción de incluir sociedad, números de documento, ejercicio, fecha de modificación, nombre de usuario que realizo la modificación.
El Log graba la siguiente información:
El campo que se ha modificado
Los valores nuevos y antiguos
El usuario que ha realizado la modificación
El momento y fecha de modificación.
3) VALORES PROPUESTOS
Opciones para agilizar la contabilización de documentos.
PARÁMETROS EN EL USUARIO
TRANSACCION SU01, Se administran los datos de un usuario (Nombre, apellido, dirección) , se le definen sus ROLES (Autorizaciones para que un usuario realice sus tareas dentro de SAP) y sus PERFILES (Conjunto de datos ingresados para cada usuario tales como información personal, parametros, roles, autorizaciones, para ejecutar tareas en SAP) y especificar Ciertos Valores de Propuesta.
Si un usuario, trabaja con una única sociedad, un único PUC, una Sociedad CO (SAP Controlling) pueden definirse valores propuestos. Al momento de contabilizar o completar la pantalla de selección de un reporte el sistema le propondrá los valores que tenga almacenados el usuario.
Para asignarlos se debe conocer el ID DE PARÁMETRO, correspondiente al valor que se desea proponer. El ID de Parámetro para la sociedad FI es BUK.
Como conocer el ID DE PARÁMETRO
Se puede buscar en los datos técnicos de la ayuda del campo, por ejemplo posicionados en un campo Sociedad, en cualquier transacción se presiona F1 para la ayuda y luego el Icono Herramientas, ubicado el ID de Parámetro se puede ingresar en el dato maestro de usuario e ingresar un valor de propuesta.
Esto se realiza por los consultores BASIS (Recursos SAP y equipo de trabajo que se encarga del mantenimiento técnico del sistema) y los consultores funcionales deben conocer los ID Parámetros que se pueden asignar a un usuario.
FB00 - OPCIONES DE TRATAMIENTO
Es otra transacción que la administra el propio usuario y completar ciertos datos o valores de la propuesta, como las Opciones de Tratamiento de las TRANSACCIONES ENJOY
Dentro de las transacción FB00 el usuario tiene diferentes opciones para visualizar documentos, partidas, valores propuesto para contabilizar, estructura de líneas para los pagos,etc.
3) VALORES PROPUESTOS DE CUSTOMIZING
VALORES PROPUESTOS PARA CLAVE DE CONTABILIZACION Y CLASE DE DOCUMENTO
El Customizing permite crear valores propuestos para clases de documentos y claves de contabilización, para facilitar la carga de datos en operaciones contables y se especifican por códigos de transacción.
Contabilizar Facturas Deudoras -Clase de documento DR - Clave de Contabilización "01". Estos datos almacenados en el sistema, serán propuestos al acceder a la respectiva transacción.
TRANSACCIÓN OBU1
IMG / GESTION FINANCERA (Nuevo) / PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA (Nuevo) /DOCUMENTO / VALORES PROPUESTOS/ DEFINIR VALOR DE LA PROPUESTA
PROPUESTA DE EJERCICIO
Permite definir que se proponga un ejercicio para la visualización de documentos y la función de modificación de documentos, el sistema utiliza el último año utilizado por el usuario en la sesión de trabajo.
Esta opción es lógica para las sociedades FI con rangos de números dependientes del año.
TRANSACCION SPRO
IMG / GESTIÓN FINANCIERA (Nuevo) / PARAMETRIZACIONES BÁSICAS DE GESTIÓN FINANCIERA (Nuevo) /DOCUMENTO / VALORES PROPUESTOS / PERMITIR PROPUESTA DE EJERCICIO.
PROPUESTA DE FECHA VALOR
Introducir una fecha valor que habitualmente se utilizan en imputaciones relevantes para la Tesorería, en esta opción de menú se especifica para cada sociedad FI si se propone como fecha de entrada de datos (CPU) como fecha de valor.
TRANSACCION SPRO
IMG / GESTION FINANCIERA (Nuevo) / PARAMETRIZACIONES DE GESTION FINANCIERA (Nuevo) /DOCUMENTO/ VALORES PROPUESTOS / PROPONER FECHA VALOR
CONTROL DE MENSAJES
Informativos
Advertencia
Errores
Los mensajes están codificados con un área funcional, con dos caracteres y número de mensaje.
TRANSACCIONES OBA5
IMG / GESTION FINANCIERA (Nuevo) / PARAMETRIZACIONES BÁSICAS DE GESTIÓN FINANCIERA (Nuevo) / DOCUMENTO / VALORES PROPUESTOS / MODIFICAR CONTROL MENSAJES PARA TRATAR DOCUMENTOS.
Como modificar un mensaje
Identificar el código del mensaje F5192
Acceder al customizing y completar el área funcional que corresponda F5
Si el mensaje que se necesita modificar no esta en la lista, se debe ingresar en el botón Entradas Nuevas
Modificar el mensaje con el status que se desee, determinar si es válido para un usuario o todos, el status del mensaje en una transacción de diálogo o en un batch input.
Las modificaciones de los mensajes solo se pueden aplicar cuando hay controles que son claves y que no se puede evitar el mensaje de error
TABLAS IMPORTANTES
T043S
Contiene las tolerancias para grupos de cuentas de mayor.
T043
Contiene la asignación de responsables del grupo de tolerancia.
TBAER
Tabla que contiene las reglas de modificación de documentos
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Samanda Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Samanda Garcia
Profesión: Contadora - Colombia - Legajo: CR71W
✒️Autor de: 57 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Samanda Garcia