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✒️SAP FI El control de modificaciones y grupos de tolerancia
SAP FI El control de modificaciones y grupos de tolerancia
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Control de Modificaciones y grupos de tolerancia
En SAP se pueden definir los importes máximos que puede contabilizar cada empleado por medio de la creación de Grupos de Tolerancia.
Se pueden definir límites de tolerancia para los siguientes conceptos:
Importe total por documento
Importe por posición de deudor/acreedor
Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia.
Transacción SPRO: IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Grupos de Tolerancia – Definir grupos de tolerancia para empleados
Cada usuario puede asignarse a un grupo de tolerancia.
A los usuarios que no han sido asignados a ningun grupo de tolerancia especial se les aplican los valores del grupo de tolerancia “en blanco”. Este es el grupo de tolerancia por defecto.
Todas las sociedades tienen que tener el grupo de tolerancia por defecto, si no se crea este grupo no se podrán contabilizar movimientos.
Muchos campos en SAP no son modificables luego de que se ha grabado un documento, como las cuentas de mayor, importes, fechas de documento y contabilización, clases de documento etc. Sin embargo hay muchos campos que si se pueden modificar.
Para poder realizar dichos cambios es necesario parametrizar el Control de Modificaciones.
Las modificaciones se dividen en datos de cabecera y datos de posición. En los datos de cabecera solo puede modificarse el texto de cabecera y la Referencia.
Transacción SPRO: IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Reglas de modificación de documentos – Reglas modificación documentos, cabecera documento/posición documento
Las reglas de modificación de documentos se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:
*Clase de cuenta: definir reglas para que clase de cuenta el campo será modificable, ya sea de deudor, acreedor o cuenta de mayor. Si se deja el campo en blanco será válido para todas las clases de cuentas.
*Clase de operación: solo se utilizan para operaciones especiales en cuenta de mayor, efectos y anticipos. (Operaciones con CME)
*Sociedad: si el campo esta vacio, se aplica la regla de modificación a todas las sociedades.
El sistema trae predefinidos ciertas condiciones que pueden existir para modificar un campo:
*El período contable este abierto, una vez que el período se haya cerrado el campo no será modificable.
*La posición de documento no se haya compensado.
*La posición de documento es un cargo a una cuenta de deudor o un abono en una cuenta de acreedor.
*El documento no debe ser un abono a una factura.
*El documento no debe ser un abono de un anticipo.
FB02: transacción mediante la cual podemos realizar las modificaciones de los documentos.
Log de Modificaciones: Todas las modificaciones que se realicen en los documentos para los campos habilitados se pueden visualizar a través de:
Informe: RFBABL00
Transacción: SA38
El sistema tiene varias opciones que permiten proponer ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos:
Parámetros en el usuario
Por medio de la transacción SU01 se administran los datos de un usuario. Adicionalmente se pueden especificar ciertos valores de propuesta. Por ejemplo si un usuario trabaja habitualmente con una única sociedad, un único plan de cuentas, una sociedad CO, todos ellos y muchos objetos más pueden definirse como valores propuestos.
Para poder asignar estos valores se debe conocer el ID de Parámetro, que representa el valor que deseamos proponer. Ejemplo el ID de parámetro para sociedad FI es BUK.
El ID de Parámetro lo podemos ubicar en los datos técnicos de la Ayuda del campo que deseamos proponer.
Una vez que conozcamos el ID de Parámetro debemos asignarlo en el dato maestro del usuario e ingresarle un valor de propuesta. Esto es función de los consultores basis pero los consultores funcionales debemos conocer cuáles son los ID de Parámetro que podemos asignarle a un usuario.
FB00 – Opciones de Tratamiento
Esta transacción la administra el propio usuario donde puede completar ciertos datos o valores de propuesta. Parte de esta transacción ya la conocemos y la hemos visto en las Opciones de Tratamiento de las transacciones Enjoy.
En este punto de customizing se permite crear valores propuestos para clases de documentos y claves de contabilización, a fin de facilitar la carga de datos que realiza el usuario al tratar operaciones contables. Estos datos de propuesta se especifican por código de transacción.
Ejemplo: al contabilizar facturas deudoras se utiliza la clase de documento “DR” y la clave de contabilización “01” , se pueden almacenar estos datos en el sistema y luego serán propuestos al acceder a la correspondiente transacción.
Transacción OBU1: IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Definir valores de propuesta
Propuesta de ejercicio
Esta opción permite definir que se proponga un ejercicio para la función de visualización de documentos y para la función de modificación de documentos. Para ello el sistema utiliza el último año utilizado por el usuario en la sesión de trabajo.
Esta opción solo es lógica para las sociedades FI que trabajan con rangos de números de documentos dependientes del año.
Transacción SPRO: IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Permitir propuesta de ejercicio
Propuesta de Fecha Valor
Durante el registro de posiciones de documento eventualmente sera necesario introducir una fecha valor (imputaciones relevantes para Tesorería). En esta opción de menú se podrá especificar , para cada sociedad FI si debe proponerse la fecha de entrada de datos (CPU) como fecha valor.
Transacción SPRO: IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Proponer fecha valor
Control de Mensajes
Mensajes que nos podemos encontrar en el sistema
Informativos
Advertencia
Errores
Hay determinados mensajes que pueden cambiarse. Los mensajes están codificados en un área funcional (generalmente los dos primeros caracteres) y un numero de mensaje. Podemos encontrar esta parametrizacion en varios puntos del customizing.
Transacción OBA5: IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Modificar control mensajes para tratar documentos
Primero debemos identificar el código del mensaje ej. F5192
Luego accedemos al customizing y completamos con el area funcional que corresponda. Ej F5.
Si el mensaje que necesitamos modificar no se encuentra en la lista, debemos ingresar con Entradas Nuevas.
Por ultimo se modifica el mensaje completando con el status que deseamos. Al modificar el status podremos determinar si será valido solo para un usuario o para todos (campo en blanco) y además podremos seleccionar el status del mensaje en una transacción de dialogo o en un batch input.
La modificación de los mensajes no se debe aplicar siempre. Hay controles que son claves y que no se puede evitar el mensaje de error. Por ejemplo si un campo es obligatorio no se puede desactivar el mensaje.
Tablas importantes
T043S: contiene las Tolerancias para grupos de cuentas de mayor
T043: contiene la Asignacion de los responsables a los grupos de Tolerancia.
TBAER: contiene las Reglas de Modificacion de documentos.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Ana Maria Garzón Villamil, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Ana Maria Garzón Villamil
Profesión: Auxiliar Contable - Colombia - Legajo: WZ56P
✒️Autor de: 119 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Ana Garzón