✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
Documento Contable posterior
Introducción:
Cuando contabilizamos podemos tener 2 opciones para guardar un documento
1-Retener documento:
Esta Funcionalidad que permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la carga de datos .Se guardan como un documento "borrador".
Se trata de un recurso muy útil de SAP al momento de registrar un documento y que por desconocer alguno de sus datos, especialmente obligatorios, el sistema impide su registro definitivo. De esta manera se guardan los datos ingresados y se completan en un futuro próximo.
Características:
- No actualizan saldos de los mayores contables ( no impactan en un saldo)
- no se visualizan en reportes
- no se les asigna número de documento
- Se denominarán para identificarlo luego para contabilizarlos o borrarlos. El sistema abrirá una ventana emergente para ingresar el nombre que identifique al documento retenido ( apartar documento es sinónimo de Retener documento)
En la opción " Modelo de trabajo en" : podremos ver todos los documentos retenidos , ( sólo en el usuario que los creo), Si deseamos listar todos los documentos , cuando elegimos la opción lista, debemos completar un * en el nombre del usuario.
En las operaciones clásicas como F-02, para grabar un documento retenido, en la barra de herramientas : MEnú >> Documento >> Retener
Si ya esta grabado, para acceder a él : Menú >> Documento >> Traer documento apartado
3-Documentos preliminares
2- Documentos . Preliminares:
Mediante la entrada preliminar se pueden grabar documentos inconclusos aunque hayan datos obligatorios pendientes.
Características :
El sistema le asigna un número de documento
No actualizan los saldos de los libros mayores
- se visualizan en reportes
- estos se pueden completar, contabilizarse, borrar, etc incluso por otro usuario.
- Se genera un número de documento correlativo según la clase de documento y que conserva , una vez contabilizado .
4- Tratamiento posterior de documentos preliminares.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control . Ej uno carga el documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza.
Modificaciones de documentos preliminares:
Se pueden modificar los datos todas las veces que quieren , excepto la moneda y la clase de documento.
Pueden tratarse en forma individual o masivamente a través de una lista de selección.
Transacción FBV2
Finanzas >> Gestión Financiara>> Libro Mayor >> Documento >> documentos preliminares >> Modificar
Se hacen las modificaciones y luego se vuelve a grabar en forma preliminar. Hay dos formas de guardar :
Grabar : implica guardar los cambios sin que el sistema verifique si el documento está completo o no.
Grabar completamente : verifica que el documento contenga los datos obligatorios completos y quede listo para ser contabilizado.
Contabilización de documentos preliminares
- Si los documentos preliminares se contabilizan, los saldos impactan en la contabilidad.
- Si se borra, queda el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado.
- Transacción FBV0
- Finanzas >> Gestión Financiara>> Libro Mayor >> Documento >> documentos preliminares >> Contabilizar / borrar
Allí podemos seleccionar un documento preliminar o una lista de documentos.. Y finalmente contabilizarse
Nota de voz: una de las principales funciones de los documentos preliminares es realizar un doble control . Sap tiene una funcionalidad llamada wallflow que permite diseñar procesos de autorizaciones y liberaciones en múltiples procesos de negocios , que incluyen operaciones de diferentes módulos de SAP ( MM, FD,FI,etc) . Se establece que, quién, cuándo y cómo realiza una tarea en el sistema.. Participan también los documentos preliminares,donde luego de haberse registrados se disparan en forma de emails a los usuarios liberadores que serán los responsables en seguir con la operación .
Borrar documentos preliminares
Desde la misma transacción de contabilizar FBV0, en la barra de Menú >> Documento>> Borrar Documento preliminar.
Una vez borrados , se pueden consultar porque los números generados no se eliminan. Se muestran los datos de cabecera del documento original, pero con un status Anulado.
5- Visualización de reportes
En la pantalla de selección del reporte seleccionar el tilde de visualizar partidas preliminares.
El resultado de la selección nos muestra los mismos datos para un documento real y otro preliminar, pero se diferencian por el status.
Un triángulo amarillo >> partidas preliminares
Un círculo rojo >> partidas contabilizadas.
La entrada preliminar de documentos es más eficiente que la retención de documentos: permite el control por más de dos personas asignando claramente responsabilidades.
Sobre el autor
Publicación académica de Clider Scott, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Senior
Clider Scott
Profesión: Lic en Turismo - Argentina - Legajo: ED17L
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
