✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
Si al registrar un asiento contable no contamos con la información necesaria para continuar o debemos interrumpir el proceso de contabilización, podemos GRABAR el documento de manera temporal sin que se contabilice en libro de mayor. Esto a través de las siguientes opciones:
- Retener documentos
- Documentos preliminares
RETENER DOCUMENTOS
Esta función permite grabar temporalmente los datos de un documento con el fin de continuar posteriormente con el ingreso de datos. Es útil en los diferentes módulos de SAP. El documento se graba como borrador. Entre las características de un documento retenido tenemos las siguientes:
- Los documentos retenidos no actualizan saldos de las cuentas contables.
- El sistema nos les asigna un número de documento a los documentos retenidos, por lo que al momento de seleccionar la opción de "Retener" debemos de ingresar de manera manual un número o código para poder identificar posteriormente nuestro documento.
- Los documentos retenidos pueden ser finalmente contabilizados o borrados.
- Mediante la transacción FB50 podemos elegir el icono RETENER para mantener el documento en borrador.
Una vez que deseamos retomar el proceso de contabilización de un documento retenido en la misma transacción FB50, mediante el icono "Modelo de Trabajo" podremos encontrar del lado izquierdo de la pantalla como "docum. apartado" la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar, estos documentos retenidos solo serán visibles para el usuario que retuvo el documento. Una vez contabilizado un documento retenido desaparece de la lista.
DOCUMENTO PRELIMINARES
Existen también los documentos preliminares que se identifica por ser una herramienta de control que cuenta con las siguientes características:
- El sistema les asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.
- Los documentos preliminares mientras no sean contabilizados no actualizan saldos de las cuentas contables.
- Estos documentos pueden verse en los reportes contables con un status de preliminar.
- Los documentos podrán modificarse, completarse, verificarse y contabilizarse incluso por otro usuario.
- Una vez contabilizados los documentos preliminares conservan el mismo número de documento que se le había asignado.
- El proceso de realiza a través de la transacción FV50 --> "Registrar de forma preliminar"
Tratamiento posterior de documentos preliminares
La mayor utilidad de un documento preliminar radica en realizar procesos más eficientes con doble control, por ejemplo revisar que el saldo del documento sea cero o que se hayan llenado todos los campos obligatorios:
Usuario 1 --> Crea documento 
Usuario 2 --> Controla
Registra documento preliminar Contabiliza
MODIFICACIÓN DE DOCUMENTO PRELIMINAR
Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario, podrán modificarse campos como fechas, imputaciones o importes, sin embargo la moneda y la clase de documento son campos que no se podrán modificar.
La modificación de los documentos preliminares se puede realizar como un documento individual o de manera masiva.
Para modificar documentos preliminares empleamos la transacción FBV2, una vez modificado el documento podemos elegir entre grabar y grabar completamente. La primera opción de grabar únicamente nos ayudará a guardar los cambios sin verificar si el documento está completo o no, sin embargo la opción de grabar completamente si será útil para que el sistema verifique que el documento tenga todos los datos obligatorios como si fuera a contabilizarse.
CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Al momento de contabilizar un documento preliminar automáticamente se actualizan los saldos de las cuentas contables.
En caso de que el documento preliminar requiera ser borrado, aparecerá en el sistema con status de anulado, conservando los datos de cabecera, pero las posiciones se eliminarán.
El proceso de contabilización se realiza mediante la transacción FBV0 donde podremos contabilizar de manera individual o masiva.
BORRAR DOCUMENTOS PRELIMINARES
Un documentos preliminar puede ser borrado mediante la transacción FBV0 con la siguiente ruta:
Transacciòn FBV0 -- > Ingreso de documento --> Menù --> Documento --> Borrar documento preliminar
FBV0 - modificar
- Borrar
- Contabilizar
VISUALIZACIÒN DE REPORTES
Para visualizar mis documentos preliminares en un reporte, en la pantalla de selección del reporte debemos elegir la opción : "Part. reg. forma preliminar "
Sobre el autor
Publicación académica de Sara Marcela Solares Peña, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Sara Marcela Solares Peña
Profesión: Licenciada en Contaduría Pública y - Mexico - Legajo: KN12J
✒️Autor de: 124 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: PartTime
