✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
Los documentos contables pueden ser grabados de forma temporal sin afectar la contabilidad, por ejemplo cuando se tiene un error o no se tiene toda la información pero no se quiere borrar lo que ya se capturó. Para esto se cuenta con 2 opciones: Retener documentos y Documentos preliminares.
Retener documentos. Permite grabar temporalmente para continuar posteriormente con la entrada de datos. No se actualizan saldos ni se visualizan en reportes. No se asigna número de documento. Se les asigna una denominación para identificarlos. Posteriormente pueden procesarse o borrarse. Se utiliza el icono “Retener” para este fin.
En el panel de Modelos de trabajo se pueden visualizar los documentos retenidos, pero sólo los del usuario a no ser que se indique “*” en el dato del usuario. Una vez finalizado desaparece de dicha lista.
En las transacciones clásicas esta opción se encuentra en Menú > Documento > Retener.
Documentos preliminares. Permite grabar documentos inconclusos aún y cuando se tengan validaciones pendientes. El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento seleccionado (el correlativo que le corresponde). Estos documentos no actualizan saldos pero sí se muestran en reportes con un estatus que los identifica como documentos preliminares. Los documentos podrán completarse o borrarse posteriormente aún por parte de otro usuario. Se utiliza el icono “Registrar de forma preliminar” para este fin.
Los documentos preliminares permiten un tratamiento posterior creando procesos con un doble control donde un usuario registra de forma preliminar y otro controla y contabiliza. Este doble control se puede complementar con la funcionalidad de worfkflows para definir flujos de autorización y notificaciones vía mail en base a ciertos criterios.
En los documentos preliminares pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera a excepción de la moneda y la clase de documento, y se pueden tratar de forma individual o masiva mediante criterios de selección.
La TRX FBV2 se utiliza para el tratamiento de documentos preliminares. Se tienen las opciones de Grabar y la de Grabar completamente, la primera sólo graba sin verificaciones en tanto que la segunda realiza todas las verificaciones y lo deja listo para su contabilización a menos que se detecte algún error.
Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse, si se borran se mantiene la información de cabecera con un estatus de borrado y las posiciones se eliminan.
La TRX FBV0 contabiliza documentos preliminares. Con esta misma transacción se puede borrar.
La entrada preliminar es más eficiente que la retención de documentos pues permite un doble control.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Ra?l Ren? Gonz?lez Guerra, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Ra?l Ren? Gonz?lez Guerra
Profesión: Ingeniero Administrador de Sistemas - Colombia - Legajo: XH88X
✒️Autor de: 48 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Ra?l Gonz?lez