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✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
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Documento Contable Posterior
Hay dos formas de grabar temporalmente asientos sin generar contabilización en el Libro Mayor:
- Retener documentos
- Documentos Preliminares
Retener documentos
Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos
La opción de Retener documentos posee las siguientes características:
- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables
- Los documentos retenidos no se visualizan en reportes
- El sistema no le asigna ningún número de documento
- Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido
- Los docuementos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos
Cuando se retienen (apartan) documentos el sistema abrirá una ventana emergente que habilitará a ingresar un nombre que identifique al documento retenido.
Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos de abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar.
Nota: La lista de documentos retenidos del panel Modelos de Trabajo sólo se visualizarán en el usuario que creó el documento retenido.
En algunas transacciones se puede encontrar retener documento en Menu --> Documento --> Retener.
Para seguir trabajando en el documento retenido es en Menú --> Documento --> Traer documento apartado
Si queremos listar todos los documentos retenidos y no solo el de los usuarios que hizo la consulta, cuando elegimos la opción lista debemos completar un asterisco en el nombre del usuario.
Documentos Preliminares
Mediante la entrada preliminar podremos grabar documento inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
La función de entrada preliminar cuenta con las siguientes caracterpisticas:
- El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado
- Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables
- Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes
- Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados.
Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un número de documento. El número es el correlativo que corresponde según la clase de documento, No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número de documento.
Es posible verificar si el saldo de un documento ya esta completo, por ejemplo, se puede comprobar si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como número de cuenta, centro de costes, etc.
Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la moneda y la Clase de Documento. Un documento preliminar puede modificarse tantas veces sea necesario. Los documento preliminares pueden tratarse o modificarse masivamente a través de una lista de selección.
FBV2 - Modificar documento preliminar
La transacción permite la selección de un documento o presionando el icono "Lista de documentos" se abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios.
Existe una gran diferencia entre grabar y grabar completamente:
GRABAR: Implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento está completo o no.
GRABAR COMPLETAMENTE: Verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si el fuera a contabilizarse realmente.
FBV0 - Contabilización de documentos preliminares/Borrar
Los documentos preliminares pueden contabilizarse y borrarse.
- Si se contabilizan actualizan saldos contables e impactará en la contabilidad.
- Si se borra, quedará el númeor de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.
Una vez seleccionados los documento podrán realizarse modificaciones si correspondiere y finalmente contabilizarse como documentos reales que impactan en la contabilidad.
De la misma transacción FBV0 se puede borrar un documento preliminar si por algún motivo no correspondiese su contabilización. Para borrar se accede a la barra de Menú --> Documento --> Borrar documento preliminar
Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los número de documentos generados quedan intactos. Las consultas de estos documentos muestran los datos de cabecera del documento original con un status de anulado y sin posiciones.
Visualización en reportes
Cuando se visualizan los documentos en un reporte se puede diferencia un documento real de uno preliminar. El triángulo amarillo identifica a las partidas preliminares. Las esferas rojas representan a las partidas contabilizadas.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Daniel Galvez Bustos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Daniel Galvez Bustos
Profesión: Consultor Sap Jr / Consultor Testing - Mexico - Legajo: EN52L
✒️Autor de: 65 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Daniel Galvez