✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
IV. Documento contable posterior.
Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. el sistema no obliga a el usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos, cuenta con una opción de grabar temporalmente el asiento sin que genere una contabilización en el Libro Mayor.
Estas opciones son:
1. Retener documentos: Permite grabar temporalmente los datos ingresados, para continuar posteriormente con la entrada de datos.
Posee las siguientes características:
1. Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.( no impacta en un saldo).
2. Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
3. El sistema no le asigna ningún número de documento.
4. Luego de seleccionar la opción de retener documentos, el sistema solicita una denominación para identificar el documento.
5. Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos.
*Podemos observar que en la transacción Enjoy FB50 en el ícono Retener, que permite grabar un documento en un estado borrador, para continuar después con su tratamiento. ( en casos de no tener todos los datos necesarios).
*Cuando deseamos retomar el tratamiento de un documento retenido, abrimos el panel Modelos de Trabajos en. saldrá los documentos retenidos pendientes de contabilizar.( solo se visualizará en el usuario que creó el documento).
* En la transacción F-02. Menú-Documentos-Retener. o Traer documento apartado.
2.Documentos Preliminares.
*Con la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos, aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Posee las siguientes características:
1. El sistema asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.
2. Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
3. Los documentos preliminares podrá visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos preliminares).
4. Los documentos podrán completarse, verificarse y contabilizarse después por otro usuario.
En la transacción Enjoy FV50. podemos encontrar el ícono Registra de forma preliminarn que permite grabar un documento previo a la contabilización.
* Cuando se graba el documento se genera un Número de Documento.
3. Tratamiento posterior de documentos preliminares.
Gracias a esta registración preliminar es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP, sin necesidad de verificar todas las entradas, se puede verificar, el saldo, numero de cuenta, centros de costos.
Modificaciones de documentos preliminares.
Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de documento. Los documentos preliminares se pueden modificar cuantas veces sea necesario.
*Con la transacción FBV2. Documentos preliminares- Modificar.
Permite modificar la selección de un documento.
** Existe una diferencia muy importante entre grabar y grabar completamente.
Grabar: Implica guardar los cambios que el sistema haya guardado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no.
Grabar Completamente: verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el documento queda en un estado en el cual estaría listo para contabilizarse a menos que se detecte un error.
Contabilización de documentos preliminares.
Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse.
1. Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.
2. Si se borra, quedará en número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado.
* Transacción FBV0. DOCUMENTO PRELIMINAR- CONTABILIZAR/ BORRAR.
Borrar Documentos preliminares.
Transacción FBV0. un documento preliminar se puede borrar si por algún motivo no correspondiere su contabilización. (Borrar Documento Preliminar).
Los documentos preliminares borrados se pueden consultar,. ya que los números de documentos generados no se eliminan.
4. Visualización en reportes.
Veremos la diferencia entre un documento preliminar y un documento contabilizado en el libro mayor en un reporte de partidas individuales.
**Partidas preliminares (el triangulo amarillo).
** Partidas contabilizadas (circulo rojo).
Sobre el autor
Publicación académica de Alejandra Jaramillo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP SemiSenior
Alejandra Jaramillo
Panama - Legajo: UR27N
✒️Autor de: 54 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Alejandra Jaramillo
Disponibilidad Laboral: FullTime 
