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✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
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Retener Documentos:
Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos
La opción de Retener documentos posee las siguientes características:
- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
- El sistema no le asigna ningún número de documento.
Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
En la Transacción FB50 en el botón Retener, Ingresar nombre de documento retenido y dar clic en apartar documento
Para Retomar el documento, se debe abrir el panel de modelos de trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar, aparecerán en la pestaña Documento apartado
En la Transacción F-02 encontramos la opción en Menú/Documento/Retener y la opción en Menú/Documento/Traer Documento Apartado. Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos.
Documentos Preliminares
Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un Número de Documento. El número es el que corresponde según la clase de documento. No hay un rango especial para preliminares y el documento conserva el mismo número cuando se contabiliza.
Tratamiento posterior de documentos preliminares
Con el registro preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas. También, es posible verificar si un documento preliminar ya está completo.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.
Modificaciones de documentos preliminares
Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos susceptibles de modificaciones.
Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección.
- Transacción FBV2
- Seleccionar un documento
- Acceder a la transacción de modificación de documentos
- Moneda y numero de documento no son modificables
- Grabar implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento está completo.
- Grabar Completamente verifica que el documento contenga los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si fuera a contabilizarse realmente.
Contabilización de documentos preliminares
Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse.
- Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.
- Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.
- Transacción FBV0
- Seleccionar la lista de documentos a contabilizar
- Realizar modificaciones necesarias
- Hacer la contabilización real
Borrar documentos preliminares
Desde la Transacción FBV0, un documento preliminar se puede borrar si por algún motivo no correspondiere su contabilización, esto desde: Menú/ Documento/ Borrar Documento Preliminar. Los documentos preliminares borrados se pueden consultar.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Mario Alberto Rodriguez Soto, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Mario Alberto Rodriguez Soto
Profesión: Contador Publico - Mexico - Legajo: QT63H
✒️Autor de: 52 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Inicial
Certificación Académica de Mario Rodriguez