✒️SAP FI El libro caja

1. LIBRO CAJA.

El Libro Caja es una herramienta esencial para la gestión eficaz de los movimientos de fondos de una empresa. Permite un registro detallado de todas las transacciones financieras, tanto ingresos como egresos, incluyendo el manejo de efectivo y cheques.

Funcionalidades del Libro Caja:

• Creación de un libro de caja específico para cada moneda.
• Registro contable en cuentas de deudores, acreedores y mayor.
• Posibilidad de gestionar múltiples libros de caja dentro de una misma sociedad.
• Identificación única de cada libro mediante una clave personalizada.

2. OPERACIONES.

El Libro Caja facilita la realización de operaciones contables a través de la transacción ENJOY, que permite procesar, visualizar y modificar transacciones en una sola interfaz.

TRANSACCIÓN FBCJ:

SAP Easy Access -> Finanzas -> Gestión Financiera -> Bancos -> Entradas -> Libro de caja

Estructura de la Interfaz del Libro de Caja:

• Selección de Datos: Define el periodo de tiempo para el cual se desea operar el libro de caja, ya sea un día específico o un rango de fechas.
• Visualización de Saldos: Muestra un resumen del saldo inicial, total de ingresos, gastos y el saldo final tras cada operación registrada.
• Solapa Ingreso de Movimientos: Dispone de 3 solapas específicas para categorizar y registrar las operaciones financieras.

Categorías de Operaciones Contables y sus Registros:

• Gastos (E): Se registran como Gastos/Caja.
• Ingresos (R): Se registran como Caja/Ingresos.
• Transferencias de Fondos:

• De libro de caja a banco (B) se registran como Banco/Caja.

• De banco a libro de caja (C) se registran como Caja/Banco.

• Deudores (D):

• Entrada de pagos se registran como Caja/Deudor.

• Pagos efectuados se registran como Deudor/Caja.

• Acreedores (K):

• Emisión de pagos se registran como Acreedor/Caja.

• Pagos recibidos se registran como Caja/Acreedor.

Características Adicionales:

• Registro Local: Las transacciones pueden ser registradas directamente en el Libro Caja de manera local, lo que permite un seguimiento inmediato de las operaciones financieras.
• Flexibilidad de Operaciones: Las transacciones registradas pueden ser grabadas para su conservación, copiadas para su reutilización o borradas si ya no son necesarias. Estas entradas se trasladan al libro mayor para su contabilización definitiva en un momento posterior, como al cierre del día, asegurando así la integridad de la información financiera.
• Impresión de Recibos: Es posible imprimir los recibos de las transacciones que han sido registradas en el Libro Caja. La selección de los formatos de impresión se realiza a través de la configuración del sistema (Customizing), permitiendo personalizar los documentos según las necesidades de la empresa.
• Visualización de Documentos Contables: Los documentos contables que resultan de las transacciones del Libro Caja pueden ser visualizados, proporcionando una clara trazabilidad y control sobre las operaciones financieras.
• Gestión de Cheques: El Libro Caja también permite la introducción y gestión de cheques, facilitando así el manejo de diferentes formas de pago.
• Documentos con Partición de Documento en SAP: En el sistema SAP, se puede introducir un documento de Libro Caja que contenga varias cuentas con distintos indicadores de impuestos y/o asignaciones relacionadas con la contabilidad de costos. Esto significa que un solo documento de Libro Caja puede incluir múltiples detalles financieros, lo cual, al ser procesado por la Gestión Financiera, resultará en la creación de un único documento contable consolidado.

3. CONTABILIZACIÓN CON DEUDORES / ACREEDORES CPD: Manejo Efectivo de Transacciones Ocasionales

En la Unidad 2: Datos Maestros, aprendimos que los grupos de cuentas pueden ser designados como CPD, lo que indica que son deudores o acreedores eventuales o de uso único. Esto implica que, al realizar una imputación, es necesario introducir los datos reales del deudor o acreedor.

• Creación de Datos Maestros CPD:

  Para emplear un deudor o acreedor CPD, es preciso crear primero el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. Este dato maestro debe contener la información mínima requerida. Un aspecto crucial a considerar al crear el dato maestro es que, en la pestaña de Control, se debe seleccionar un Grupo de Cuenta que determinará el status de los campos que estarán disponibles al ingresar los datos del deudor o acreedor durante las operaciones contables.

• Uso Práctico de CPD:

  Cada vez que se utilice un deudor o acreedor CPD en cualquier transacción (como F-02, FB60, Libro Caja, etc.), se mostrará una pantalla adicional que solicitará el ingreso de los datos pertinentes al deudor o acreedor.

Utilidad de los CPD:

Los deudores/acreedores CPD son especialmente útiles para registrar operaciones esporádicas, como las relacionadas con cajas chicas o ventas al por menor, donde no es necesario mantener un estado de cuenta detallado.

4. CONFIGURACIÓN DEL LIBRO DE CAJA

4.1 Creación de una Cuenta de Mayor para el Libro de Caja:

Para configurar un nuevo libro de caja dentro de una sociedad, es necesario crear una cuenta de mayor específica para este propósito. Esta cuenta debe estar configurada para contabilizar únicamente de forma automática (para ello debemos marcar la Tilde Solo contabiliza automáticamente), lo que restringe su uso a las operaciones realizadas exclusivamente a través de la transacción del libro de caja.

Ruta en el sistema:

TRANSACCIÓN FS00

IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro Caja -> Crear cuenta mayor para libro caja

4.2 Determinación del Importe Límite:

Se debe establecer un límite máximo para las operaciones que se manejarán a través del libro de caja. Cualquier operación que exceda este importe no será permitida, asegurando así un control efectivo sobre las transacciones financieras.

Ruta en el sistema:

TRANSACCIÓN SPRO IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro Caja

4.3 Definición de Clases de Documento para el Libro de Caja:

Es necesario definir las clases de documento que se utilizarán en el libro de caja. Estas pueden ser clases ya existentes o nuevas clases creadas específicamente para su uso en el libro de caja, permitiendo así una mayor flexibilidad y organización en las operaciones contables.

Ruta en el sistema:

TRANSACCIÓN OBA7 IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro Caja -> Definir clases documento para documentos libro de caja

4.4 Definición de Rango de Números para Operaciones del Libro de Caja:

Las operaciones del libro de caja se registran con un número único, que difiere del número de documento utilizado en la contabilidad principal. En este paso, se define el rango de números que se asignará a los movimientos generados dentro del libro de caja.

Ruta en el sistema:

TRANSACCIÓN FBCJC1 IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro Caja -> Definir intervalo rango números p.documento libro caja

4.5 Creación del Libro de Caja:

Para establecer un nuevo Libro de Caja en una sociedad, es esencial seguir una serie de pasos que nos permitirán tener todos los componentes necesarios para su creación. A continuación, se detalla el proceso y los parámetros que deben completarse en la transacción FBCJC0:

Ruta en el sistema:

TRANSACCIÓN FBCJC0 IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro Caja -> Instalar libro caja

Parámetros a Completar:

• Sociedad: Se refiere a la entidad empresarial para la cual se está creando el Libro de Caja.
• Número de Libro: Es el identificador único alfanumérico asignado al Libro de Caja.
• Cuenta de Mayor: Representa la cuenta contable principal asociada al Libro de Caja.
• Moneda: Define la moneda en la que se realizarán las operaciones dentro del Libro de Caja.
• Nombre del Libro: Es el descriptor textual que facilitará la identificación del Libro de Caja.
• Libro Caja Cerrado: Este parámetro se marca cuando el Libro de Caja ya no está en uso, lo que resulta en su bloqueo para futuras transacciones.
• Clases de Documentos: Se deben especificar las clases de documentos para operaciones tales como:

Contabilizaciones de cuenta de mayor.

Salida de pagos para acreedores.

Entrada de pagos de los acreedores.

Salida de pagos para deudores.

Entrada de pagos de los deudores.

4.6 Definición de Operaciones del Libro de Caja:

Para definir las operaciones del Libro de Caja, se pueden seguir dos rutas: la primera es crearlas directamente desde el punto de customizing actual, y la segunda es a través del Libro de Caja mismo, accediendo al menú, seleccionando 'Detalles' y luego 'Modificar Operaciones Contables'. La transacción correspondiente en el sistema SAP para esta configuración es la FBCJC2.

Ruta en el sistema:

TRANSACCIÓN FBCJC2 IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro Caja -> Crear, modificar, borrar operaciones contables

Parámetros para Crear una Operación Contable:

• Sociedad: Indica la empresa en la que se utilizará la operación contable.
• Número de Operación Contable: Es un identificador único al que se le asignará una clase de operación. Es posible tener varios números de operación bajo la misma clase.
• Clase de Operación Contable: Seleccionar de entre las clases ya definidas la que corresponda a la operación:

ÿ C: Pago de cuenta bancaria (Extracciones)

ÿ B: Pago a cuenta bancaria (Depósitos)

ÿ R: Ingresos

ÿ E: Gastos

ÿ D: Contabilizaciones deudor

ÿ K: Contabilizaciones acreedor

• Clasificación de la Operación Comercial: Cada operación debe tener una clasificación que determinará en qué pestaña del Libro de Caja se ingresará:

1 Gastos efectivo

2 Ingresos efectivo

3 Ingresos cheques

4 Ingresos en efectivo/cheques

• Cuenta de Mayor: Especificar la cuenta de mayor en la que se contabilizará la operación. Para las categorías E, R, C y B, se puede permitir la modificación de la cuenta de mayor al registrar el documento.Para las operaciones D y K, no se ingresan cuentas de mayor.
• Indicadores de Impuestos: Para las operaciones E (Gastos) y R (Ingresos), se pueden especificar indicadores de impuestos, aunque no es obligatorio. Si no se define un indicador, se deberá especificar uno al crear el documento si la cuenta lo requiere.
• Texto Identificativo de la Operación: Un descriptor para identificar la operación dentro del sistema.
• Indicador de Contabilización: Se puede establecer un indicador que restrinja la realización de más contabilizaciones para la operación.

Al completar estos pasos, el Libro de Caja estará listo para su uso, permitiendo una gestión contable organizada y eficiente.

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