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✒️SAP FI El libro caja
SAP FI El libro caja
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Libro de Caja
El libro de caja es una herramienta para la gestión de caja y movimiento de fondos. Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.
Con esta herramienta se puede:
- Crear un libro de caja independiente para cada moneda.
- Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.
- Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad.
- Cada libro se identifica con una clave libre.
Operaciones
El libro de caja es una de las operaciones contables de tx ENJOY que se pueden procesar en una sola pantalla. En esta pantalla se pueden ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro de caja.
FBCJ
Estructura de la pantalla del Libro Caja
Al ingresar a la tx se puede seleccionar el libro de caja sobre el cual operar.
- Selección de Datos: En éste área se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro de caja. Puede seleccionarse un día o un intervalo de días.
- Visualización de saldos: Cada movimiento que se ingrese en el libro de caja reflejará el saldo de manera sumarizada en éste área de la tx informando cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro caja.
- Solapa para ingreso de los movimientos: Existe tres solapas en las cuales se deberán ingresar las operaciones dependiendo de la categoría de la operación.
Dentro del libro de caja se pueden tratar diferentes operaciones que se hayan configurado utilizando las categorías de operaciones contables. A continuación las categorías de operaciones contables estándares y sus contabilizaciones:
Gastos (E) -> Gastos/Caja
Ingresos(R) -> Caja/Ingresos
Transferencias de fondos:
- De libro de caja a banco (B) -> Banco/Caja
- De banco a libro de caja (C) -> Caja/Banco
Deudores (D):
- Entrada de pagos de deudor -> Caja/Deudor
- Pago efectuado a deudor -> Deudor/Caja
Acreedores (K):
- Emisión de pago a acreedor -> Acreedor/Caja
- Pago recibido de acreedor -> Caja/Acreedor
Otras características
- Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local en el libro caja.
- Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en una momento posterior. Eje, al final del día.
- Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado (recibos) además de las que se han contabilizado en el intervalo de tiempo. Los formularios de impresión se seleccionan en el Customizing.
- Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja. También, se pueden copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.
- También se pueden introducir cheques en el libro de caja.
- En SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una partición de documento. En otras palabras, un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos y/o imputaciones relativos a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvía un documento de libro de caja a la Gestión Financiera, sólo se creará un documento contable.
En el libro de caja se pueden crear operación contable enlazada a una cuenta CpD. Si se utiliza una cuenta CpD, se accede automáticamente al cuadro diálogo que permite introducir datos CpD.
Contabilizaciones con Deudores/Acreedores CPD
Para poder utilizar un deudor/acreedor CPD debemos primero crear el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. El dato maestro debe contener datos mínimos. La única característica particular que debemos tener en cuenta al momento de crear el dato maestro es que en la solapa control se pueden elegir un grupo de cuentas que contendrá el status campo que estará presente al momento de ingresar los datos del deudor/acreedor en las operaciones contables.
Cada vez que utilicemos un deudor/acreedor CPD, en cualquier tx (F-02, FB60, Libro de caja, Etc) se abrirá una pantalla adicional que nos solicitará que ingresemos los datos correspondientes al deudor/acreedor.
Los deudores/acreedores CPD se utilizan principalmente para las registraciones de operaciones esporádicas con las cajas chichas o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular.
Configuración
Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los siguientes puntos:
Crear una cuenta de mayor FS00
Se debe crear una cuenta de mayor especial para el libro caja. La cuenta debe tener como particularidad el tilde de que solo se contabiliza automáticamente. De esta manera, el libro solo podrá recibir imputaciones por las operaciones realizadas unicamente en la tx de libro caja.
La cuenta la podemos crear desde este punto del customizing o accediendo desde el menú de SAP Easy Access.
Determinar importe límite
Se debe determinar cual será el importe límite que administrará el libro de caja. Cualquier operación superior a este importe no se contabilizará
Spro -> IMG -> gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro caja -> importe límite.
Definir clases de documento para Libro Caja
Se deben crear las clases de documento que se utilizarán en el libro caja. Pueden, utilizarse clases de documento ya existe o crearse clases de documento especialmente para el libro caja. Se puede crear más de una clase de documento para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren.
OBA7
Spro -> IMG -> gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro caja -> Definir clases documento para documentos libro de caja
Este punto del Customizing nos lleva a la misma tx desde donde se crean las clases de documento. Desde aquí solo se crea la clase de documento, en un paso posterior se asigna a las operaciones del libro caja.
Definir rango de números para las operaciones del libro caja
Las operaciones se graban en el libro pero no necesariamente se contabilizan. Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un número de documento con el cual llegan a la contabilidad principal. En este punto del customizing definimos el rango de números que llevarán los movimientos generados dentro del Libro Caja.
FBCJC1
Spro -> IMG -> gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro caja -> Definir intervalo rango números p.documento libro caja
Crear Libro Caja
Una vez que hayamos cumplido con los pasos anteriores tendremos todos los elementos que necesitamos para crear un nuevo libro caja.
FBCJC0
Spro -> IMG -> gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro caja -> Instalar libro caja
En esta tx deberemos completar los siguientes parámetros:
Sociedad: Sociedad para la cual se va a crear el libro de caja.
Número de Libro: Es la clave alfanumérica que identifica el libro caja.
Cuenta de Mayor: Es la cuenta de mayor que representa al libro caja.
Moneda: Es la moneda en la cual se administrará el libro caja.
Nombre del libro: Texto que identifique al libro caja.
Libro caja cerrado: Este campo se marca cuando un libro deja de utilizarse. A partir de este tilde el libro se bloquea
Clase de documentos: Se deben definir las clases de documentos para las siguientes operaciones:
- Contabilizaciones de cuenta de mayor
- Salida de pagos para acreedores
- Entrada de pagos de los acreedores
- Salida de pagos para deudores
- Entrada de pagos de los deudores
Definir las operaciones del libro caja
Las operaciones se pueden crear desde este punto del customizing o incluso se pueden crear desde el libro caja accediendo al menú -> detalles -> modificar operaciones contables
FBCJC2
Spro -> IMG -> gestión Financiera (Nuevo) -> Contabilidad bancaria -> Operaciones contables -> Libro caja -> crear, modificar, borrar operaciones contables
Para crear una operación contable, hay que ingresar los siguientes parámetros:
- La sociedad en la que se utilizará la operación contable
- Número de operación contable. A este número de operación se le asignará una clase de operación. Puede haber más de un número de operación con la misma clase de operación
- La clase de operación contable ya están definidas y solo hay que seleccionar la que corresponda:
- C Pago de cuenta bancaria (Extracciones)
- B Pago a cuenta bancaria (Depósitos)
- R Ingresos
- E Gastos
- D Contabilizaciones deudor
- K Contabilizaciones acreedor
- Clasificación de la operación comercial, cada una de las operaciones deben llevar una clasificación, esta clasificación determinará en que solapa del libro caja se debe ingresar la operación
- 1 Gastos efectivo
- 2 Ingresos efectivo
- 3 Ingresos cheque
- 4 Ingresos en efectivo/cheques
- Cuenta mayor: se pueden especificar cual será la cuenta de mayor en la que se contabilizará la operación. Para las categorías de operaciones contables E, R, C y B se pueden fijar un indicador para permitir que la cuenta de mayor para la operación contable se pueda modificar al registrar documento. En este caso, la cuenta de mayor sólo es un valor de propuesta.
No se puede ingresar cuentas de mayor para las operaciones contables D y K.
- Especificar indicadores de impuestos para las operaciones contables E /Gastos y R (Ingresos). No es un dato obligatorio. Si no se ha definido ningún indicador de impuestos, se deberá especificar uno (si la cuenta lo requiere) al crear el documento.
- Texto que identifica la operación.
- Se puede fijar un indicador que impide realizar más contabilizaciones para la operación.
Una vez que hayamos realizado todos estos pasos estaremos en condiciones de utilizar el libro de caja.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Michael Tirado Pinzon, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Michael Tirado Pinzon
Profesión: Contador - Colombia - Legajo: GF29W
✒️Autor de: 102 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Presentación:
Mi objetivo es aprovechar un 100% de este curso con la ayuda de todos, mejorando mis conocimientos y capacitandome para ponerlos en practica en mi trabajo diario y compartirlo con mis compañeros.
Certificación Académica de Michael Tirado