✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE
1) Estructura de documentos en SAP
Por cada contabilización se genera un documento, éste permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo. Cada documento si identifica de forma única por los siguientes campos:
* Número de documento : número con el cual se graba en SAP un documento o movimiento
* Sociedad se refiere a la sociedad FI
* Ejercicio: ejercicio o año fiscal que posee una sociedad, período de tiempo en el cual se exponen los estados contables
Los documentos de dividen en dos partes:
- Cabecera (información válida para todo el documento)
- Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra como mínimo un documento por cada operación, cada documento recibe un número de documento único.
Asignación de números interna: el sistema puede asignar los números de documento
Asignación de números externa: el usuario puede asignar el número de ingreso de documentos. Puede ser numérico o alfanumérico.
2) Datos de cabecera
Cuentan con un dato clave de control denominado Clase de Documento, éste controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar el registro de operaciones contables. Las clases de documento son válidas para todas las sociedades FI y definen el rango de números que se le asignará a los documentos cuando se graben y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Varias clases de documento pueden tener el mismo rango de numeración. Los rangos de numeración externa son utilizados para registraciones por interface.
Características de datos de cabecera
- Fecha de documento: fecha del documento físico (por ejemplo fecha factura proveedor)
- Fecha de contabilización: fecha contable y determina a que período del ejercicio fiscal se registrará el asiento
- Sociedad: identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable
- Moneda: moneda del documento, puede ser moneda local de la sociedad o moneda extranjera
- Fecha de conversión: se utiliza para las operaciones en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente distinto a la fecha del documento.
- Tipo de cambio: se utiliza en los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico. Los TC se guardan en una tabla, transacción S_BCE_68000174
- Referencia: campo de entrada libre que representan facturas, almacena el número de documento legal. En Argentina se utiliza el siguiente formato punto de venta 4 dígitos letra 1 dígito número legal 8 dígitos.
- Texto de cabecera: texto libre, puede visualizarse en diferentes reportes.
- Tienda: utilizado para representar tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP
3) Datos de posición
Cuentan con un dato clave de control denominado CLAVE DE CONTABILIZACIÓN. Esta clave determina:
a- si la imputación va al Debe o Haber
b- el tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes:
S: cuenta de MAYOR
D: cuentas de deudores o clientes
K: cuentas de acreedores o proveedores
M: cuentas de materiales
A: cuentas de activos fijos
Los datos de posición están enumerados por campos, los necesarios para generar un documento contable son:
POSICIÓN: nro. que identifica el nro. de renglón dentro de un asiento contable, lo determina SAP es automático
CUENTA: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será de Mayor, de Deudor, de Acreedor o de Activo Fijo
INDICADOR CME: en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
IMPORTE: importe en la moneda del documento
CENTRO DE COSTO: objeto de imputación del Módulo CO, se utiliza cuando se está registrando en una cuenta de resultado
TEXTO DE POSICIÓN: texto libre que se visualiza en los reportes.
ASIGNACIÓN: campo de entrada libre, puede completarse de manera automática con determinados datos.
Sobre el autor
Publicación académica de Antonia Zulema D?esposito, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Senior
Antonia Zulema D?esposito
Profesión: Analista de Sistemas de Computaci?n - Argentina - Legajo: BN37S
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Antonia D?esposito
