✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Introducción al concepto de Documento Contable
Estructura de documentos
SAP funciona según el principio del registro por documentos, para cada contabilización se genera un documento. Este permanece como una unidad en el sistema. Cada documento se identifica por:
- Número de documento
- Sociedad
- Ejercicio
Los documentos se dividen en 2 partes:
- Cabecera: información
- Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único.
Datos de Cabecera
Cuentan con un dato clave de control llamado Clase de Documento.
La Clase de Documento controla la cabecera y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran.
Las Clases de documento son válidas para todas las Sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Otras características relevantes de los datos de cabecera son:
- Fecha Documento: reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando, ejemplo: fecha de la factura del acreedor.
- Fecha Contabilización: se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
- Sociedad: identifica la Sociedad FI en la que se registra el asiento contable.
- Moneda: moneda del documento.
- Fecha de conversión: se utiliza cuando se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
- Tipo de cambio: para cuando se registre una operación de moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
- Referencia: campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal.
- Texto de Cabecera: se puede visualizar en diferentes reportes.
- Tienda: para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
NOTA: los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el Tipo de Cambio se tomará de la tabla mencionada. Transacción S_BCE_68000174.
Datos de Posición
Cuentan con un dato clave de control llamado Clave de Contabilización. Esta clave determina varias cosas:
- Si la imputación va al Debe o Haber.
- El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuentas son los siguientes
S: Cuentas de Mayor.
D: Cuentas de deudores o clientes.
K: Cuentas de acreedores o proveedores.
M: Cuentas de Materiales.
A: Cuentas de Activos Fijos.
Otras características relevantes de los datos de posición:
Están conformados por una gran cantidad de campos, estos son los necesarios para generar un documento contable:
- Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo determina SAP.
- Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor o Cuenta de Activo fijo.
- Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
- Importe: es el importe de la moneda del documento (moneda que se ingreso en los datos de cabecera).
- Centro de costos: objetivo de imputación del Módulo CO, se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultados.
- Texto de Posición: Texto libre que se puede visualizar en los reportes.
- Asignación: campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo Clave de Clasificación en el dato maestro que se este imputando.
NOTA: Los datos que sean necesarios ingresar dependerán del tipo de operación que se este realizando, muchos documentos contables se registran de manera automática incluso provenientes de otros módulos.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Esmeralda Martinez Turrubiate, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Esmeralda Martinez Turrubiate
Profesión: Licenciatura en Inform?tica - Mexico - Legajo: WG24R
✒️Autor de: 15 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Esmeralda Martinez