✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE
1 LA ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
Para cada contabilización se genera un documento, que permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Cada documento es único gracias a los siguientes campos:
- Número de documento
- Sociedad
- Ejercicio
Los documentos de SAP se dividen en dos partes:
- Una cabecera, que contiene información válida para todo el documento.
- Múltiples posiciones, entre 2 y 999 posiciones.
por cada operación se registra un documento, cada documento recibe un número único, que puede ser signado por el sistema (asignación de números interna) o lo puede asignar el usuario en el ingreso de documentos (asignación de números externa).
2 DATOS DE CABECERA
CLASE DE DOCUMENTO, Es un dato de control clave muy importante, controla la cabecera del documento y se utiliza para diferenciar las operaciones que se registran, ej: fc de acreedores, pagos de deudores, etc..
Son válidas para todas las sociedades FI, definen el rango de números que se asignará a los doc. y el tipo de imputación para el asiento contable.
varias clases de documentos pueden crearse con el mismo rango de números, ej. FC, NC, ND.
Los rangos de numeración externa son habitualmente utilizados para registraciones por interfaces.
Fecha de documento: fecha del documento físico que se está registrando.
Fecha de contabilización: fecha contable, se utiliza para determinar el periodo del ejercicio fiscal que se registra el asiento.
Sociedad: sociedad FI en la que se registra el asiento.
Moneda: moneda del documento. puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
Fecha de conversión: es para cuando se registra una opración en moneda extranjera y se desea utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta.
Tipo de cambio: se utiliza para registrar una operación en moneda extranjera con un tipo de cambio especifico.
Referencia: campo de entrada libre, si se registran facturas, se ingresa el número legal, en Argentina se utiliza el formato 0000 (PUNTO DE VENTA) A (LETRA DEL DOCUMENTO) 00000000 (NÚMERO LEGAL): 0000A00000000.
Texto de cabecera: texto libre.
Tienda: representa la tienda o punto de venta en el caso de emitir facturas por SAP.
MONEDA EXTRANJERA: los tipos de cambios se guardan en una tabla, en caso de imputar moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el tipo de cambio se toma de la tabla. transacción OB08.
3 DATOS DE POSICIÓN
Los datos de posición también tienen un dato cable de control muy importante : CLAVE DE CONTABILIZACIÓN.
La clave de contabilización determina varias cosas:
- Si la imputación va al Debe o Haber.
- El tipo de cuenta que se está imputando: S: Cuentas de Mayor
D: Cuentas de deudores o Clientes
K: Cuentas de acreedores o proveedores
M: Cuentas de materiales
A: Cuentas de activos fijos
los datos de posición están conformados por una gran cantidad de campos, enumeramos algunos ejemplos:
Posición: identifica el número de renglón en un asiento contable, lo completa SAP en automático.
Cuenta: dato maestro de cuenta de mayor, puede ser deudor, acreedor o activo fijo, esto va a depender de la clave de contabilización que elijamos.
Indicador CME: si utilizamos un acreedor o deudor se puede contabilizar en una cta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada el dato maestro
Importe: importe en la moneda del documento
Centro de Costo: se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado (Mód. CO)
Texto de Posición: Texto libre.
Asignación: campo entrada libre, depende de la clave de clasificación si se completa de forma automática.
Los campos necesarios para imputar van a depender del tipo de operación que estemos realizando.
muchos documentos contables se registran de forma automática, incluso con información proveniente de otros módulos, ej: recepción de mercadería.
DATOS DE CABECERA Y POSICIÓN EN SAP
Los datos de posición se completan en la primer pantalla con el ingreso de la ClvCT y cuenta de mayor, luego se pasa a la siguiente pantalla donde vamos a completar información adicional solicitada por el sistema.
El Status campo que tiene esa cuenta de mayor en su dato maestro va a determinar los campos obligatorios, opcionales u ocultos.
para agregar otra posición, completamos nuevamente la ClvCT y cuenta del siguiente asiento que queremos registrar.
Sobre el autor
Publicación académica de Maria Del Valle Carrizo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Junior
Maria Del Valle Carrizo
Profesión: Administrativa - Argentina - Legajo: KN10J
✒️Autor de: 12 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor en SAP FI Nivel Inicial
Certificación Académica de Maria Carrizo
