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✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
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1- Estructura de documentos
SAP funciona según el principio del registro por documentos. Para cada contabilización se genera un documento, éste permanece como una unidad completa en el sistema hasta si archivo.
Cada doc. se identifica gracias a los campos:
- Nro. de Doc.
- Sociedad
- Ejercicio
Los docs de SAP se dividen en dos partes:
- Cabecera: info válida para todo el documento.
- Múltiples posiciones: entre 2 y 999
Como mínimo SAP registra un doc. por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único. Los número de doc puedo asignarlos el sistema (asignación interna) o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos (asignación externa).
2- Datos de Cabecera
Estos datos cuentan con un dato clave de control muy importante que es 'Clase de Documento'
Clase de Documento:
- Dato de cabecera de los documentos contables, se identifica con una clave de dos caracteres.
- Se utiliza para clasificar los documentos contables por su naturaleza
- Determina el rango de numeración de los documentos
- Controla la cabecera, diferencia las operaciones contables que se registran (Facturas de acreedores, pagos de deudores)
- Son validas para todas las Sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración. Ejemplo: todos los documentos de acreedores, como facturas, ND o NC pueden generarse con el mismo rango de números.
- Rangos de numeración externa: habitualmente utilizados para registraciones por interfaces. Ejemplo: sistema externo emite las facturas a los deudores y en SAP solo se registran los doc. contables la numeración que se asigne al documento puede ser la misma que tiene el sistema externo de esta manera se puede facilitar la verificación y conciliación de los doc. pasados por interfaces.
Otras características relevantes de los datos de cabecera:
- Fecha Documento: refleja la fecha del documento físico que se esta registrando. (Ej: Fecha de la factura del acreedor)
- Fecha Contabilización: fecha contable, se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
- Sociedad: Identifica a la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
- Moneda: Moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una extranjera.
- Fecha de conversión: para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se quiera usar un tipo de cambio referente a una fecha diferente a la del documento.
- Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
- Referencia: campo de entrada libre que habitualmente en docs que representan facturas se almacena el número de documento legal. (Argentina: 000A00000000 Punto de venta (4) Letra (1) Número Legal (8).
- Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
- Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
Moneda extranjera: los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el Tipo de Cambio se tomará de la tabla mencionada 'Transacción S_BCE_68000174'
3- Datos de posición
Cuentan con un dato clave de control muy importante denominado 'Clave de Contabilización'
La calve de contabilización determina varias cosas:
- Si la imputación va al Debe o Haber
- El tipo de cuenta que se está imputando. Tipos de cuentas para SAP:
- S: Cuentas de Mayor
- D: Cuentas de Deudores o Clientes
- K: Cuentas de Acreedores o Proveedores
- M: Cuentas de Materiales
- A: Cuentas de Activos Fijos
Otras características relevantes de los datos de posición: Están conformados por una gran cantidad de campos, los necesarios para generar un documento contable son:
- Posición: nro. que identifica el nro. de renglón dentro de un asiento contable. Es automático y lo determina SAP.
- Cuenta: depende de la clave de contabilización utilizada, la cual será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor o Cuenta de Activo Fijo.
- Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada el dato maestro.
- Importe: importe en moneda del documento. (moneda que se ingresó en los datos de cabecera)
- Centro de costo: objeto de imputación del Módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.
- Texto de Posición: texto libre que puede visualizarse en los reportes.
- Asignación: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo Clave de Clasificación en el dato maestro que se este imputando.
Los datos necesarios a ingresar dependerán, en gran medida, del tipo de operación que estemos realizando, sin embargo, muchos docs contables se registran de manera automática, incluso provenientes de otros módulos. (Ej: una recepción de mercadería, en este tipo de doc veremos como imputación adicional datos como el material recepcionado, la cantidad y el centro logístico donde se realizo la recepción.)
DATOS DE CABECERA Y POSICIÓN EN SAP
Los datos de posición comienzan completandose en la primer pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta de mayor.
Una vez seleccionados estos datos se pasa a la siguiente pantalla donde el sistema solicitará información adicional respecto a esta posición. Recordemos que las cuenta de mayor, en su dato maestro, tienen un Grupo de Status Campo que determina que datos son obligatorios, opcionales y ocultos.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Grisel Curti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Grisel Curti
Argentina - Legajo: PN27F
✒️Autor de: 67 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Presentación:
Solida trayectoria en el área de análisis y qa participando y colaborando activamente en la implementación de sap, realizando análisis y pruebas de servicios, integraciones, integrales y e2e.
Certificación Académica de Grisel Curti